Prioriteitenlijst: definitie, betekenis, uitleg en belang

Prioriteitenlijst: wat kun je ermee? Waarom is het belangrijk? Waarom draagt het bij aan meer productiviteit? Waarom zou je ermee moeten werken?
Prioriteitenlijst

Overzicht met een prioriteitenlijst

Noteer alle acties en stel prioriteiten

Een prioriteitenlijst maken helpt bij het creëren van overzicht en maakt je besluitvaardig. Dit zijn twee leerdoelen waar ook veel aandacht aan wordt besteed in een cursus Timemanagement. Maar waar zorgt een prioriteitenlijst nou eigenlijk voor. Met een goede prioriteitenlijst herken je snel de voor jou belangrijkste taken en de volgorde waarin je ze moet uitvoeren.

Prioriteiten stellen hoort erbij!

Focus op taken die impact maken

In je werk hoor je prioriteiten te stellen. Het wel of niet stellen van prioriteiten maakt het verschil tussen succes en mislukking. Maak werken met een prioriteitenlijst gewoon part of the business. Prioriteiten stellen hoort bij een proactieve houding en draagt bij aan het bereiken van je doelen.

Een evergreen

Het snelst is de prioriteitenmatrix

Om de juiste prioriteiten te stellen inventariseer je alle taken die nodig zijn voor het bereiken van een bepaald doel. Vervolgens zet je deze op volgorde van belang. Daarna bepaal je wat eerst moet en wat je kunt plannen. Wat belangrijk en urgent is, voer je het eerste uit.

Prioriteitenmatrix prioriteiten matrix eisenhowermatrix eisenhower matrix

Download de prioriteitenlijst (pdf)

Een hulpmiddel voor het maken van zo’n lijst is een prioriteitenmatrix. Deze matrix helpt je bij het maken van keuzes. Bij het maken van een lijst geldt altijd als gouden regel dat de vraag of iets belangrijk is altijd voorrang heeft op de vraag of iets urgent is. Als je weet wat in het eerste en tweede kwadrant thuishoort, weet je meteen wat jij moet doen. Zorg er meteen voor dat je geen last hebt van kwadrant 3.

Kwadrant 3 van je prioriteitenlijst

Zeg ‘nee’, delegeer of geef terug

Je voert de taken en acties niet zelf uit. Je zal ‘nee’ moeten gaan zeggen; delegeren of de taak doorgeven aan een ander.

Kwadrant 1 van je prioriteitenlijst

Hoogste prioriteit: meteen doen!

Aan de taken en acties die tot dit kwadrant behoren begin je meteen. Daar is uitstel niet meer mogelijk. Veel taken in dit kwadrant komen ad hoc op je pad. Wat tot het eerste kwadrant behoort staat in principe bovenaan in jouw prioriteitenlijst. Een deel van de taken komen in dit kwadrant als gevolg van uitstel. Voorkom uitstel! De kans op fouten in kwadrant 1 is namelijk groter dan in kwadrant 2. Ga dus zorgvuldig om met taken in kwadrant 2.

Kwadrant 2 van je prioriteitenlijst

Doen op een gepland moment

In principe moet alles wat tot dit kwadrant behoort worden uitgevoerd. Voorkom uitstelgedrag want dan komt het in kwadrant 1 terecht. Wat is de handig? Je kunt het beste werken volgens het principe dat omvangrijke en complexe taken en acties aan het begin van de week worden uitgevoerd. Je werkt in principe van groot naar klein. Als ad hoc werk tussendoor komt heb je nog ruimte over in de rest van je week. Pas je jouw lijst daarop aan. Zorg er altijd voor dat je niet in de verleiding komt of onder druk wordt gezet om toch taken die in kwadrant 3 thuis horen uit te voeren.