Inbox Zero, in 5 snelle stappen je mailbox leeg en grip op je taken!

Van een overvolle inbox naar een leeg Postvak In met Inbox Zero.
Inbox zero in 5 stappen

Inbox zero: snel je e-mails op orde!

Grip op je mail en rust in je hoofd

Inbox zero zorgt ervoor dat je overzicht krijgt in je inbox. Maar het is meer dan dat: je gaat ook prioriteiten stellen en e-mail omzetten naar taken. Oorspronkelijk is de inbox zero approach bedacht als een “step by step email management method” door Merlin Mann.
Merlin Mann is vooral in de Verenigde Staten bekend als productiviteitsexpert. Zijn specialisme is email management en persoonlijke effectiviteit.

Inbox zero, mailbox opschonen

En toch niets missen

Inbox zero is een manier om overzichtelijk e-mail en daaruit voortvloeiende taken helder en snel vast te leggen. Daardoor mis je niets en heb je grip op je werk. Inbox Zero is om die reden een vast onderdeel in onze training timemanagement.

inbox zero - elke dag een lege inbox

Download de pdf

Hét inbox zero paradigma

Een e-mail is geen taak!

De inbox zero methode maakt een duidelijk onderscheid tussen enerzijds e-mail en anderzijds taken of acties. De inbox wordt dus niet als takenlijst gebruikt! Het verwerken van e-mail is heel wat anders dan het uitvoeren van de taak of actie waar de e-mail om vraagt. Behandel je inbox dus als het postsorteercentrum. Inbox zero gaat ervan uit dat je eerst e-mails verwerkt en de taken en acties die eruit voortvloeien op de juiste manier plant. Verder is het ook de de bedoeling dat na het doorlopen van onderstaande stappen jouw Postvak In leeg is. Dus dat er werkelijk sprake is van inbox zero.

Stap 1: Niet te vaak e-mail checken

Zet notificaties uit

Door vaak je e-mail te checken kom je minder toe aan je echte werk. Je kunt jezelf met de inbox zero methode beperken 2 a 3 keer per dag je e-mail controleren. Bij bepaalde functies ligt dat uiteraard anders (denk aan bijvoorbeeld management ondersteuners, secretaresses of medewerkers van helpdesks). Wanneer je echter kenniswerker bent zal je merken dat minder vaak je e-mail controleren leidt tot meer focus in je echte werk. Zorg er wel voor dat je meldingen die aangeven dat er nieuwe e-mail binnenkomt (zoals pop ups en geluiden) uitschakelt.

Stap 2: Ga prioriteiten stellen

Bepaal welke e-mails belangrijk zijn

De inbox zero methode gaat uit van selectie aan de poort. Stel de aan de hand van bijvoorbeeld de prioriteitenmatrix volgende vragen:
Vraag je eerst af of de e-mail wel of niet belangrijk is (draagt het bij aan je SMART doelen? Hoort het bij jouw verantwoordelijkheden?) Is de e-mail belangrijk? Moet de actie vandaag of later worden uitgevoerd? Als de actie niet vandaag hoeft te worden uitgevoerd; kan het dan wel binnen 2 minuten worden uitgevoerd? Is de e-mail niet belangrijk voor jou maar wel voor een ander? Is de e-mail voor voor niemand belangrijk maar moet de afzender wel terugkoppeling krijgen?

Stap 3: Grip op je inbox

En uiteindelijk rust in je hoofd

Moet de taak vandaag worden uitgevoerd? Plaats de e-mail in een map met de naam Urgent. Kan de taak later dan vandaag worden uitgevoerd? Plaats de e-mail in een map genaamd Plannen. Is de e-mail niet urgent maar kun je de taak binnen 2 minuten uitvoeren? Plaats de e-mail in de map Urgent of reageer meteen. De e-mails in de map plannen zet je om naar een taak (Bekijk hoe je snel van een e-mail een taak maakt).
De taken voortkomend uit e-mail in de map urgent voer je vandaag uit. Is de mail niet voor jou maar voor een ander belangrijk? Verplaats de e-mail naar een map genaamd Delegeren. Is de mail voor niemand belangrijk maar moet de afzender wel feedback krijgen? Verplaats de e-mail naar de map Delegeren. Alle e-mails in de map delegeren handel je als volgt af: je zet de e-mails door met eventueel extra tekst en uitleg of je geeft terugkoppeling aan de afzender dat je de taak niet gaat oppakken. Bewaar alle ontvangen e-mails in een archief (maak slimme mappen en werk met categorieën) en niet in je Postvak In. Bewaar belangrijke bijlagen (ook) op je harde schrijf of server.

Stap 4: Een kwestie van doen!

Plan taken realistisch

Inbox zero gaat erom dat je grip krijgt op het werk dat voortvloeit uit e-mail. Zorg er dan ook voor dat je niet onnodig je taken en acties gaat uitstellen. Grip op je inbox zorgt voor rust en overzicht. Doe dat niet teniet met uitstelgedrag! Zorg voor een realistische planning.

Stap 5: Maak een takenlijst!

Hou je brein vrij voor complexe taken

Manage jouw cognitieve belasting zodat je jouw brein gebruikt voor slim werk en niet voor dom werk. Werk echt met een takenlijst (in Outlook of Gmail en Google Workplace). Werken met een takenlijst zorgt ervoor dat je 20% tot 30% meer bereikt in dezelfde tijd! Bovendien kun je e-mails die zijn omgezet naar een taak archiveren.

Wil je een cursus Inbox Zero volgen?

Voor Outlook en Gmail beschikbaar

De cursus Inbox Zero verzorgen wij als open training en incompanytraining voor gebruikers van MS Outlook en Gmail/Google Workplace. Wil je nog meer uit jezelf en je tijd halen? Meld je dan aan voor een cursus timemanagement. Bel (085) 002 02 02.