Pas de tekstopmaak aan en lees sneller
Bezint eer ge print!
In de cursus snellezen zien wij dat de layout en tekstopmaak bepalend zijn voor het leestempo en het begrip van teksten. Naast het schrijven van goede teksten is de opmaak van tekst dus belangrijk. Ontvang je een tekst in Word? Pas ‘m vooral aan!
Wat is tekstopmaak?
Het belangrijkste doel is leesbaarheid
Tekstopmaak is het verfraaien en goed leesbaar maken van de platte tekst. Onder platte tekst verstaan we grote stukken tekst. Denk dan niet alleen aan de lopende tekst in een roman maar ook aan grote stukken tekst in een zakelijk document.
Wat is layout?
Tekstopmaak maakt deel uit van de layout
Onder layout verstaan we de opmaak van een pagina. Dat gaat niet alleen over tekst maar ook over beeld, gebruik van kleur en de positie van (kolommen) tekst op een pagina. tekstopmaak is een onderdeel van de layout.
Layout en tekstopmaak van zakelijke teksten
Ook binnen de kaders van een huisstijl is veel mogelijk
Voor de meeste mensen geldt dat ze gebonden zijn aan de huisstijl van de organisatie waar ze voor werken. Het is niet de bedoeling om daarvan af te wijken en een andere indeling van het vlak te gebruiken dan al is vastgelegd. Toch is er ruimte voor verbetering:
01. Maak je regels niet te lang
Probeer gemiddeld 10 woorden per regel te gebruiken
Weet je nog de begindagen van het internet te herinneren? Kun je jezelf nog websites voor de geest halen die ontzettend lange regels hadden? Teksten met meer dat 16 woorden gemiddeld per regel vinden we moeilijk leesbaar.
De bovenstaande tekstopmaak heeft om en nabij 10 à 11 woorden gemiddeld per regel. Dat is een regellengte die de meeste lezers als prettig ervaren.
Hierboven zie je een voorbeeld van een tekst met veel woorden per regel. Zeker bij lange teksten wordt dat door lezers als vermoeiend ervaren.
Om te voorkomen dat je tekstopmaak uit te lange regels bestaat kun je ervoor kiezen om te werken met kolommen. In tijdschriften en kranten is dat een gangbare praktijk.
02. Vermijd een diapositieve tekstopmaak
Tenzij je bewegwijzeringen maakt
Lange teksten die diapositief zijn opgemaakt (lichte tekst op een donkere achtergrond) zijn vermoeiend. Alleen bij heel korte teksten, zoals bewegwijzeringen, werkt het goed. Bijvoorbeeld in de NS Stations of de ANWB borden langs de rijkswegen.
Letters die diapositief zijn gezet worden als groter ervaren. Onder andere om die reden wordt diapositieve tekst gebruikt bij bewegwijzeringen.
Wanneer je deze tekstopmaak vergelijkt met de diapositieve tekst kan het zijn dat je het idee hebben dat witte letters groter zijn. Dat zijn ze niet.
03. Tekstopmaak, interlinie en marge
Witruimte tussen de regels leest veel prettiger
Het is milieuvriendelijk om meer tekst op een bladzijde te plaatsen. Het gaat echter ten koste van de leesbaarheid. Zorg ervoor dat de ruimte tussen de regels groot genoeg is. Deze ruimte noemen we interlinie. Er zijn snelleestechnieken die het het beste toepasbaar zijn wanneer er voldoende ruimte is tussen de regels. Dat is niet voor niets. Interlinie is écht bedoeld om de lezer te helpen!
Hierboven zie je een tekstopmaak met een te krappe interlinie. In de tekst hieronder is de interlinie ruimer. Als je door je oogharen kijkt dan zal je bij onderstaande tekst duidelijker zwart-witte lijntjes zien dan bij bovenstaande tekst. Dat is een goede test om te bepalen of je tekstopmaak voldoende interlinie heeft.
Veel zakelijke lezers maken annotaties. Zorg ervoor dat er links en/of rechts van de tekst marge is (zoals hierboven). Daarmee verklein je de kans dat teksten té rommelig worden tijdens bestudering. Hou er ook rekening mee dat teksten vaak worden geperforeerd.
03. Kies lettertypes met een grote x-hoogte
Dus met relatief korte stokken en staarten
Een lettertype met een grote x-hoogte heeft relatief korte stokken (k, l, b, d) en staarten (j, p, q). Deze lettertypes lezen het prettigst en maken het makkelijker om voldoende interlinie te gebruiken. De x-hoogte is de hoogte van de onderkast x (kleine letter x).
Links is het letertype Georgia en rechts is het lettertype Garamond gebruikt. De stokken van de Georgia zijn hoger en de staarten van de Garamond zijn lager. Daarmee is de hoogte van beide lettertypen vergelijkbaar. Toch vinden de meeste mensen de Georgia prettiger leesbaar. De x-hoogte is aanzienlijk groter terwijl beide lettertypen zijn gezet in hetzelfde corps. Een lettertype met een grote x-hoogte kan vaak iets kleiner worden gezet zonder aan leesbaarheid in te boeten.
04. Het corps is tussen de 9 pt. en 12 pt.
Dat is vergelijkbaar met de tekstgrootte in een roman
Tekst moet leesbaar zijn. Zet lopende tekst niet te klein. Leesbaarheid is mede afhankelijk van de x-hoogte van je lettertype zet je een tekst. Een tekst met een grote x-hoogte kan op een grootte van 9 pt. worden gezet. Dat is de ondergrens. De meest voorkomende formaten in huisstijlen zijn 10 pt. of 11 pt. Een voetnoot kun je kleiner zetten maar wees daar terughoudend in. De absolute ondergrens is 7 pt. voor voetnoten.
05. Doe geen rare dingen met je koppen
Je koppen geven de lezer gevoel voor hiërarchie
Koppen hebben als doel te laten zien welke indeling van een hogere orde is. Met Word is de verleiding groot om koppen op allerlei manieren vorm te geven. Denk in de eerste plaats altijd aan de lezer! De taaladviesdienst stelt bijvoorbeeld dat hoofdstukken in kleinkapitalen kunnen worden gezet en dat de tekstopmaak van subparagrafen cursief kan zijn. De praktijk leert dat lezers een hekel hebben aan onrustige teksten.
Geen inspiratie? Volg onderstaande richtlijnen
Een paar praktische adviezen die in de praktijk goed werken:
– Ga ervan uit dat je 5 formaten nodig hebt
– Alle koppen zijn hetzelfde lettertype als de platte tekst
– Alle koppen zijn bold of alle koppen zijn regular; ga niet mixen
– Bepaal het formaat van de kleinste kop (Kop 5) en werk naar Kop 1 toe
– Je kleinste kop (kop 5) gebruik je voor bij bijvoorbeeld tabellen of citaten
– Je kleinste kop is 2 pt. groter dan je platte tekst. Bijvoorbeeld 12 pt. t.o.v. 10 pt.
– Kop 4 gebruik je voor ongenummerde alinea’s en is 4 punten groter dan Kop 5.
– Kop 3 is voor subparagrafen en is 4 punten groter dan Kop 4.
– Kop 2 gebruik je voor paragrafen en is 4 punten groter dan Kop 3.
– Kop 1 gebruik je voor hoofdstukken en is 4 punten groter dan Kop 2.
Maak ook gebruik van nummers bij hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen. Het gebruik van nummers heeft al een heel groot effect en laat de lezer zien hoe een tekst is opgebouwd. Dit kun je in onderstaande tekst al zien.
1. Nederland (hoofdstuk)
1.1. Gelderland (paragraaf)
1.1.1. Arnhem (subparagraaf)
1.1.2. Nijmegen (subparagraaf)
1.1.3. Tiel (subparagraaf)
1.1.4. Zutphen (subparagraaf)
1.2. Brabant (paragraaf)
1.3. Zeeland (paragraaf)
1.4. Limburg (paragraaf)
06. Gebruik zakelijke lettertypes
Een lettertype is de stem van de tekst
Wil jij worden aangesproken als een idioot? Een lettertype wordt vaak de stem van de tekst genoemd. Dat klinkt vergezocht totdat je een brief ontvangt van een officiële instantie in het lettertype Comic Sans (de Donald Duck letter). Welke van onderstaande teksten neem je het meest serieus? Comic Sans of een andere zogenaamd grappig lettertype in een zakelijke tekst is wat mij betreft gelijk aan een stropdas met Donald Duck afbeeldingen onder een net pak.
07. Gebruik systeemfonts in je tekstopmaak
Leestempo hangt ook af van je woordenschat
Maak gebruik van lettertypes die standaard worden geleverd bij Windows, Office en OS X. Als je andere fonts gebruikt kan het voorkomen dat de ontvangende partij niet over jouw lettertype beschikt. Dat kan ten koste gaan van je tekstopmaak. Goede lettertypes met een eigentijdse uitstraling die veel worden gebruikt zijn: Georgia, Tahoma, Arial. Deze lettertypes zijn zo ontworpen dat ze ook op beeldschermen heel goed leesbaar zijn.
Wil je een training volgen?
Ben je geïnteresseerd in een training voor jezelf of voor jouw organisatie? Bekijk onze trainingen:
