Wil je effectiever werken en je tijd optimaal benutten? Dan is de OHIO methode een krachtig hulpmiddel. OHIO staat voor Only Handle It Once, een simpel maar doeltreffend principe dat helpt om afleiding te verminderen, focus te behouden en taken sneller af te ronden.
Inhoudsopgave
Introductie
Heb je wel eens het gevoel dat je verdrinkt in kleine taken en onderbrekingen? De OHIO methode helpt je om overzicht te houden en sneller beslissingen te nemen. Door dingen direct af te handelen, voorkom je uitstelgedrag en stapels werk. Zo werk je met meer rust en focus.
De OHIO methode staat voor Only Handle It Once en is ideaal als je grip wilt krijgen op je werkdag. Deze methode is onderdeel van een slimme manier van werken, zoals je ook ziet bij goed timemanagement. Je pakt taken aan zonder ze telkens opnieuw te bekijken.
Wat is de OHIO methode?
De OHIO methode betekent: Only Handle It Once. Je pakt een taak of bericht direct op en handelt het meteen af. Zo voorkom je dat je het later nog een keer moet bekijken. Dit bespaart tijd en geeft rust in je hoofd.
Je gebruikt de OHIO methode vooral bij kleine taken die je binnen een paar minuten kunt afronden. Denk aan een korte e-mail beantwoorden of een formulier invullen. Door het direct te doen, stapelt het werk zich niet op. Je houdt daardoor beter overzicht.
Waarom werkt de OHIO methode?
De OHIO methode werkt omdat je hersenen elke keer energie verbruiken als je een taak opnieuw bekijkt. Door het meteen af te handelen, voorkom je dat je brein onnodig vaak moet schakelen. Dat heet ook wel task switching, en dat kost veel mentale energie.
Door taken direct op te pakken, voorkom je uitstelgedrag en beslisvermoeidheid. Je maakt sneller keuzes en houdt je hoofd leeg. Dat helpt je om meer gedaan te krijgen zonder dat je het gevoel hebt constant achter de feiten aan te lopen. Je werkt slimmer én rustiger.
Toepassing van de OHIO methode in de praktijk
Je past de OHIO methode toe op kleine taken die je snel kunt afronden. Denk aan het beantwoorden van een e-mail, het noteren van een afspraak of het direct opbergen van een document. Als iets minder dan vijf minuten (twee minuten kan ook) kost, doe je het meteen.
Ook bij thuiswerken of hybride werken is de OHIO methode handig. Je voorkomt dat je digitale postvak of to-dolijst uit de hand loopt. Maak er een gewoonte van om korte taken direct af te handelen. Zo houd je overzicht en blijft je werkdag beheersbaar.
E-mail direct beantwoorden of inplannen
Lees je een e-mail die je binnen twee minuten kunt beantwoorden? Doe het dan meteen. Is er meer tijd nodig? Plan een moment in je agenda om het goed aan te pakken. Zo voorkom je dat je hetzelfde bericht meerdere keren opent.
Post of documenten direct verwerken
Krijg je fysieke of digitale post binnen? Verwerk die meteen: gooi weg, archiveer of onderneem actie. Leg het niet op een stapel. Zo voorkom je dat je een groeiende berg papier of pdf’s blijft doorschuiven.
Taken na een overleg meteen oppakken
Heb je tijdens een overleg een taak of actiepunt genoteerd dat je snel kunt afhandelen? Doe het meteen na het overleg. Zo blijft je lijst kort en voorkom je dat kleine acties blijven liggen.
Korte telefoontjes direct afhandelen
Moet je iemand kort iets vragen of terugbellen? Bel meteen terug of spreek een concreet tijdstip af. Door het niet uit te stellen, voorkom je dat het blijft knagen of dat je het vergeet.
Direct noteren of doorgeven van informatie
Krijg je informatie die belangrijk is voor een collega of project? Noteer het meteen op de juiste plek of stuur het door. Zo hoef je er later niet meer aan te denken en voorkom je dat het verloren gaat.
Veelgemaakte fouten bij het toepassen
Bij het toepassen van de OHIO methode maken mensen soms fouten. Een veelgemaakte fout is dat je álles direct probeert te doen, ook grote of complexe taken. Dat werkt niet. De methode is vooral geschikt voor korte acties, niet voor uitgebreid denkwerk.
Een andere fout is het verwarren van urgentie met belangrijkheid. Niet alles wat binnenkomt, verdient directe aandacht. Soms moet je iets juist plannen voor later. Ook werkt de OHIO methode niet goed als je geen duidelijk systeem hebt om uitgestelde taken veilig op te slaan.
De OHIO methode en andere technieken
De OHIO methode verschilt van andere technieken omdat je meteen in actie komt. Bij Inbox Zero archiveer je vooral, en bij Getting Things Done verzamel je eerst alle taken voordat je beslist wat je ermee doet. OHIO zegt: doe het nu, als het kan.
Ook de Eisenhower-matrix helpt je kiezen wat belangrijk is. De OHIO methode is juist gericht op snelheid. Het voorkomt dat je blijft nadenken over kleine dingen. Zo houd je ruimte over voor grotere taken die meer aandacht vragen. Je werkt efficiënter en met minder ruis.
Tips om de OHIO methode succesvol toe te passen
Wil je de OHIO methode goed toepassen? Begin dan met het herkennen van korte taken. Alles wat minder dan twee minuten kost, handel je direct af. Maak dit een vaste gewoonte, bijvoorbeeld aan het begin van je werkdag of tussen grotere taken door.
Werk met een systeem voor wat je niet meteen kunt doen. Gebruik bijvoorbeeld een digitale takenlijst of plan het in je agenda. Combineer de OHIO methode met andere technieken, zoals het Pareto-principe, om te bepalen wat echt waarde toevoegt. Zo werk je met meer focus én overzicht.
Wetenschappelijke onderbouwing en bronnen
De OHIO methode is gebaseerd op inzichten uit de psychologie. Onderzoekers ontdekten dat schakelen tussen taken veel energie kost. Dit heet task switching en zorgt voor verlies van focus en productiviteit (Rubinstein, Meyer & Evans, 2001).
Ook het werkgeheugen speelt een rol. Volgens Miller (1956) kunnen we maar een beperkt aantal informatie-eenheden tegelijk onthouden. Hoe vaker je iets moet herbekijken, hoe meer mentale druk je ervaart. Daarnaast toont het onderzoek van Baumeister et al. (1998) aan dat steeds opnieuw keuzes maken leidt tot vermoeidheid, ook wel decision fatigue genoemd.
Conclusie: Wanneer past de OHIO methode bij jou?
De OHIO methode past bij jou als je regelmatig wordt afgeleid door kleine taken. Door die direct af te handelen, voorkom je dat je lijstjes en inbox blijven groeien. Je houdt meer rust in je hoofd en maakt sneller keuzes zonder onnodige twijfel of uitstel.
Gebruik de methode vooral voor korte, eenvoudige acties. Grote of lastige taken vragen soms juist om extra voorbereiding. De kracht van OHIO zit in het verschil kunnen zien tussen nú doen en later plannen. Als je dat onder de knie hebt, werk je met veel meer gemak.
Meer grip op je werkdag?
Wil jij de OHIO methode combineren met andere slimme strategieën voor rust en resultaat?
Bekijk dan de Time Management Cursus van Timension en leer hoe je meer bereikt met minder moeite.
Over de auteur
Bas Hoorn is trainer, spreker en specialist in timemanagement en persoonlijke effectiviteit. Hij helpt mensen om meer grip te krijgen op hun werkdag met praktische methodes zoals de OHIO methode, de prioriteitenmatrix en dagplanning. Zijn trainingen combineren structuur met rust, zodat je met minder moeite meer bereikt.
Veelgestelde vragen
Wat is de OHIO methode?
De OHIO methode staat voor “Only Handle It Once”. Je handelt kleine taken direct af zodra je ze tegenkomt. Zo voorkom je dat je ze later opnieuw moet bekijken, wat tijd en energie kost.
Voor welke taken werkt de OHIO methode goed?
De OHIO methode werkt goed bij korte en eenvoudige taken, zoals het beantwoorden van e-mails, iets opbergen of een korte notitie maken. Alles wat binnen twee minuten kan, pak je het beste meteen op.
Wat zijn de voordelen van de OHIO methode?
Door taken direct af te handelen bespaar je tijd, voorkom je uitstelgedrag en hou je je hoofd leeg. De methode vermindert mentale belasting en geeft je meer overzicht en controle over je werkdag.
Wanneer gebruik je de OHIO methode liever niet?
Gebruik de OHIO methode niet bij grote, complexe of belangrijke taken die meer voorbereiding vragen. Die kun je beter plannen en stap voor stap aanpakken in plaats van meteen te willen afronden.
Kun je de OHIO methode combineren met andere technieken?
Ja, je kunt de OHIO methode goed combineren met technieken zoals dagplanning of de prioriteitenmatrix. Zo bouw je een persoonlijke werkwijze die bij jou past.
