Zeg jij wel eens onbedoeld ‘ja’?

Terwijl je eigenlijk ‘nee’ wil zeggen?

Wat we vaak horen tijdens een cursus effectief en efficiënt werken: Veel mensen vinden “nee’ zeggen tegen hun baas moeilijk. Sterker nog: veel bazen vinden “nee’ zeggen tegen hun leidinggevende ook lastig. Heb je wel eens op een vrije dag gewerkt omdat jij “nee’ zeggen tegen je baas lastig vindt? Of omdat je wil laten zien dat je een loyale medewerker bent? Veel mensen moeten eigenlijk vaker “nee’ zeggen. Maar dat vinden ze moeilijk. Ook omdat ze denken dat ze dan niet aardig gevonden worden.

Vind je ‘nee’ zeggen tegen je baas lastig?

Soms is JA zeggen nog vervelender

De baas is niet voor niets de baas! Dus je kunt niet zomaar ‘nee’ zeggen tegen je baas. Toch zijn er veel situaties waarbij het verstandig is om wel te doen. Doe dat op een open en correcte manier. Kies niet voor een passieve communicatiestijl als je een goede reden hebt om ‘nee’ te zeggen. Het is zeker niet de bedoeling dat je, met je hakken in het zand,  elk verzoek afwijst. ‘Nee’ zeggen tegen je baas kan in een aantal gevallen zelfs tegen je werken. Maar ‘ja’ zeggen kan ook tegen je werken. Bijvoorbeeld omdat je dan een belofte doet die je niet na kunt komen.

‘Nee’ zeggen is voor veel mensen moeilijk

Professor Vanessa Bohns heeft veel onderzoek gedaan naar ‘nee’ zeggen. Een van haar bevindingen was opmerkelijk: Zo bleek uit een reeks kleine studies, gepubliceerd in 2014, dat veel mensen desgevraagd zouden instemmen en onethische handelingen zouden verrichten, zoals het vertellen van een leugen of het vernielen van een boek in de lokale bibliotheek – zelfs wanneer ze aanvoelden dat deze handelingen als verkeerd werden ervaren. Waarom stemmen mensen in met onethische handelingen? ‘Nee’ zeggen voelt ongemakkelijker dan liegen of een boek van de bibliotheek beschadigen.

Download pdf

Stap 1: Wees benaderbaar

Eerst moet je weten wat je baas wil

Als de werkdruk hoog is, dan is de verleiding groot om je star op te stellen. Je besluit staat net nu je bezig bent vast: je zal “nee’ zeggen tegen je baas! Of ben je niet assertief genoeg en snel overrompeld? Of ben je druk aan het werk en neem je niet de tijd om goed te luisteren en zeg je te snel ‘Ja’? Herkenbaar?

De meeste leidinggevenden die ik ken hebben het goed voor met hun mensen. Ze zien bepaalde taken of projecten als een middel om medewerkers verder te ontwikkelen. Wat heel goed kan is dat een leidinggevende écht niet weet dat je teveel werk hebt. Het is dan niet verkeerd bedoeld om een project bij jou neer te leggen. ‘Nee’ zeggen is in zo’n geval helemaal niet verkeerd als je het weet te onderbouwen. Sterker nog: Er zijn echt leidinggevenden die ‘nee’ zeggen stimuleren bij hun medewerkers om te voorkomen dat er verkeerde verwachtingen worden gewekt.

Wees daarom open, benaderbaar en bereid om serieus het gesprek aan te gaan. Ga uit van het principe ‘ik ben ok, jij bent ok‘ en zoek de win-win situatie.

Stap 2: Ga het gesprek aan

Bepaal je verantwoordelijkheden als basis om ‘nee’ te kunnen zeggen

Wanneer kun je ‘nee’ zeggen tegen je baas? Dat kan pas als je weet dat het verzoek niet bijdraagt aan jouw doelen of niet hoort bij jouw verantwoordelijkheden. Als je geen ‘nee’ zegt en de taak oppakt heb je dus minder tijd en energie over om te werken aan de taken die écht belangrijk zijn. Vraag jezelf af hoe je wordt beoordeeld. Volgens mij op het bereiken van resultaten waar je wel verantwoordelijk voor bent. Je moet weten waar je verantwoordelijk voor bent en ga van daaruit prioriteiten stellen. In een gesprek samen met je leidinggevende gaat dat makkelijker.

Onderzoek de vraag achter de vraag

In plaats van ‘ja’ of ‘nee’ zeggen kun je ook een ander voorstel doen

Je zal dus het gesprek moeten aangaan. Vraag je eerst af wat de vraag achter de vraag is. Of liever gezegd: het doel achter het doel. Het kan namelijk zo zijn dat er snellere of makkelijkere manieren zijn om de hoger gelegen doelstelling te bereiken. Ga het gesprek aan om daarachter te komen. 

Weet waar je wel en niet van bent

Dan weet je wanneer ‘nee’ zeggen legitiem is

Je kunt je kostbare tijd maar een keer besteden. Je kunt jezelf altijd afvragen of een verzoek bij jou of beter bij iemand anders past. Je kunt dan voorstellen om de taak te delegeren of door te geven aan een ander. Geef als je het bij een ander neerlegt aan wie je erbij betrekt. Je hoeft niet zelf voor de uitvoering te zorgen maar ondertussen ‘ontzorg’ je wel jouw leidinggevende. Als je niet weet bij wie je het kunt neerleggen kun je ‘nee’ zeggen tegen je baas en geef je de taak terug. Leg wel uit waarom je “nee’ zegt.

Teveel werkvoorraad

Je moet echt ‘nee’ zeggen als je de hoeveelheid werk niet aankunt

Hoort het wel bij jouw verantwoordelijkheden maar wordt door dit verzoek jouw werkdruk te hoog dan zal je moeten onderhandelen. Zorg ervoor dat je een duidelijk overzicht hebt van alle taken waar je aan werkt. Laat aan de hand van je takenlijst zien welke taken volgens jou urgent zijn. De Eisenhower matrix / prioriteitenmatrix is daarvoor een uitstekend hulpmiddel. Of je maakt een overzicht van je taken in bijvoorbeeld MS Outlook.
Ga aan de hand van dit overzicht met je leidinggevende bepalen welke taken op een later dan oorspronkelijk afgesproken datum kunnen worden afgerond. Overleg samen welke taken je wanneer voltooit. Zo ontstaat ruimte om aan het nieuwe verzoek tegemoet te kunnen komen. 

Beschrijf het eindresultaat SMART

Maak duidelijke afspraken

Wanneer je werkvoorraad te omvangrijk is en geen enkele van je huidige taken later kan worden opgeleverd moet je ‘nee’ zeggen tegen je baas. Kunnen een of meerdere taken wel later worden opgeleverd dan is het heel handig als je het eindresultaat van je nieuwe taak SMART methode beschrijft.

Je kunt ‘nee’ zeggen tegen je baas!

Als je het op de juiste wijze doet

Eigenlijk is er geen sprake van ‘nee’ zeggen tegen je baas maar zeg je ‘nee’ tegen werk. Bovendien doe je dat ook alleen maar als er een goede reden voor is. Wacht niet te lang. Ga zo snel mogelijk het gesprek aan met je baas. Je stelt hem in de gelegenheid om de taak tijdig bij een ander te beleggen.

Voordat je al te assertief ‘nee’ zegt….

Meteen toepasbaar

Goede leidinggevenden willen medewerkers ontwikkelen. Om die reden worden moeilijkere en complexere taken aan medewerkers toebedeeld. Stel je dus open op en ga het gesprek aan. Zorg ervoor dat je een overzicht hebt van je werkvoorraad; alleen dan kun je onderhandelen met je leidinggevende.

Hou het simpel. Het SMART formuleren van een resultaat is in de meeste gevallen met elkaar rond de tafel zitten en vragen wat heel precies de bedoeling is. NEE zeggen tegen je baas is vaak ook in het belang van je baas. Leg uit waarom je iets beter niet kan doen en betrek daar je huidige taken ook in.

Het is de toon die de muziek maakt. Een botte ‘nee’ is misschien efficiënt maar vaak niet effectief. Hou de relatie met de ander goed. Streef in je gedrag maar ook in de vorm van uitdrukken (mimiek, houding, intonatie en woordkeuze) naar een situatie dat je elkaar over en weer begrijpt.

Vermijd het woord ‘waarom’ als je de vraag achter de vraag helder wil krijgen. Bij veel mensen roept het woord ‘waarom’ irritatie op. Ze vinden het aanmatigend. Zorg voor een mooie verpakking, zoals:‘Je maakt me nieuwsgierig! Ik ben heel benieuwd wat dit gaat moet gaan opleveren. Vertel me meer!’ Je kunt het op allerlei manieren verpakken. Vermijd in ieder geval ‘waarom’. Je baas is geen kind dat je ter verantwoording moet roepen.