Een takenlijst zorgt, als het goed is, ervoor dat je grip hebt taken en projecten die samenhangen met jouw verantwoordelijkheden. Maar wat verstaan we precies onder grip? Gaat het alleen om een overzicht van openstaande taken of is inzicht in de voortgang ook belangrijk? De Kanban methode is een effectieve manier om ook de voortgang van taken en projecten inzichtelijk te maken.
Wat is de Kanban methode?
De Kanban methode is een populaire Lean-workflowbeheermethode. Het zorgt ervoor dat het werk zodanig wordt gevisualiseerd dat er zo efficiënt mogelijk wordt gewerkt. Taken worden weergegeven op borden, die ook wel een Kanban Canvas worden genoemd, om overzicht te houden over de verschillende taken van verschillende teams. Op die manier kunnen zelfs heel complexe taken binnen één omgeving worden beheerd.
De geschiedenis van de Kanban methode
In de jaren ’50 van de 20e eeuw is de Kanban methode ontwikkeld en toegepast door Toyota als een manier om ‘just-in-time’ de productie te kunnen plannen. Deze manier van werken hoort bij de lean manufacturing filosofie die deel uitmaakt van het Toyota Production System.
De Kanban methode is visueel
Kanban is het Japanse woord voor ‘billboard’. De Kanban methode maakt gebruik van borden. In een productiviteitstraining leren deelnemers dat het werken met een takenlijst hen productiever maakt. Een takenlijst reduceert onnodige cognitieve belasting en zorgt voor grip op het werk. Een Kanban canvas is ook een heel effectieve takenlijst doordat het taken en de stadia waarin ze verkeren visueel weergeeft.
De Kanban methode in de software-industrie
Sinds 2007 is de Kanban methode in opkomst buiten de auto-industrie en buiten Japan. Met name in de software-industie nam de Kanban methode een vlucht dankzij inspanningen van invloedrijke personen in de Lean- en Agile gemeenschap, zoals David Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber en anderen.
Pull in plaats van push
Wat centraal staat in dit systeem is de vraag van de klant in plaats van producten de markt op duwen. De vraag in plaats van het aanbod is leidend. De Kanban methode gaat ook uit van de vraag die leidend is en het leveren van een kwalitatief optimaal product tegen zo min mogelijk verlies van resources. De vraag wordt ook wel het pull-mechanisme genoemd, wat zich vertaalt in een haalbare en realistische planning.
Principes van de Kanban methode
De Kanban methode is geschikt voor kennisorganisaties en kenniswerkers. Het gaat uit van incrementele evolutie geënt op het pull mechanisme. Er zijn twee principes waarvan wordt uitgegaan:
Change management principes
Deze principes gaan uit van wat er al in de organisatie is aan processen en zorgen voor zo min mogelijk verstoring. Vanuit deze opvatting worden evulutionaire veranderingen en verbeteringen nagestreefd.
Principe 1: Begin met wat je nu kunt doen
De Kanban methode is flexibel en kan worden ingezet zonder bestaande processen, systemen en procedures te verstoren. In beginsel wordt er vanuit gegaan dat deze zelfs over het algemeen waardevol zijn. Problemen die moeten worden aangepakt worden uitgelicht en veranderingen worden gepland.
Principe 2: Kom stapsgewijze, evolutionaire verandering overeen
De Kanban methode gaat uit van zo min mogelijk weerstand en stimuleert continue kleine incrementele veranderingen. Feedback en samenwerking is daarvoor curciaal. Evenals het voorkomen van grote veranderingen omdat die vaak weerstand oproepen.
Principe 3: Stimuleer leiderschap op alle niveaus
Continue verbeteringen op alle niveaus door manieren van werken te verbeteren. Observeren wat beter kan en vervolgens verbeteren, hoe klein ook, hoort niet alleen een taak te zijn van het management.
Service Delivery principes
Principe 1: focus op de behoeften en verwachtingen van de klant
Leveren aan de klant hoort centraal te staan. Begrijp de behoeften en verwachtingen van de klant en lever waardevolle diensten.
Principe 2: beheer het werk zodanig dat mensen hun eigen werk kunnen organiseren.
Stel mensen in staat zichzelf te organiseren rondt de werkzaamheden die nodig zijn om te voldoen aan de behoeften en de verwachtingen van de klant. Als mensen zichzelf kunnen organiseren kan gefocust worden op de gewenste resultaten.
Principe 3: Controleer regelmatig de wijze waarop diensten worden geleverd
Evalueer en controleer de manier van werken en vooral hoe de diensten worden geleverd. De cultuur rond de klantenservice moet continu worden verbeterd en geoptimaliseerd.
De Kanban methode voor jezelf
Hoe pas je de Kanban methode voor jezelf toe? Op een Kanban canvas organiseer je al jouw taken. Alle actiepunten leg je erop vast. Je organiseert alle verantwoordelijkheden die je in heel je leven hebt , dus werk en privé bij elkaar. Het doel is een goede balans tussen werk en privé creëren. Wat helpt voordat je aan de slag gaat met een kanban canvas is dat je eerst bepaalt wat je verantwoordelijkheden zijn. Gebruik daarvoor de cirkel van invloed.
Het uitgangspunt van de Kanban methode is dat de werkbelasting wordt aangepast aan jouw belastbaarheid. Je voorkomt onnodige werkdruk. Door op deze manier te werken voorkom je dat je continu moet presteren onder druk doordat per definitie werkt met een haalbare dagplanning. je Jouw ideale workload komt in kolom 3. Kolom 3 wordt aangevuld wanneer taken gereed zijn en dus verplaatsen naar Kolom 5. Pas als een taak uit de vierde kolom verplaatst naar de vijfde kolom komt er vanuit de derde kolom een taak in de vierde kolom bij.
4 kolommen van een Kanban canvas
De Kanban methode met een canvas toepassen is makkelijk. Je hebt een groot vel papier (of een whiteboard) met geeltjes nodig of software zoals Trello. Je werkt met 4 kolommen:
1. Te doen,
2. Prioriteit,
3. Bezig,
4. Gereed.
Meer overzicht met Personal Kanban
Grip op de hoeveelheid werk
De Kanban methode kun je in groepsverband en op individueel niveau toepassen. Wanneer je het voor jezelf gebruikt creëer je overzicht over heel je leven. Dat wil zeggen werk en privé gecombineerd. De term die daarvoor wordt gebruikt is Personal Kanban. Per aandachtsgebied zie je de voortgang van je taken.
Voordelen van de Kanban methode
Visuele presentatie zorgt voor overzicht
– Altijd inzicht in je workload
– Minder risico op te hoge werkdruk
– Je herkent jouw sterke en zwakke punten: voortgang wordt inzichtelijk
Je werkt met een visueel systeem, dus je kunt op tijd ingrijpen voordat taken in het eerste kwadrant van de Eisenhower matrix komen en moeten worden geëscaleerd. De methodiek is ook heel geschikt om slim samen te werken. Dat kan ook op afstand en digitaal door actiepunten te managen met een tool als Trello. Het is op individueel niveau geschikt als time management methode die zich onderscheid doordat visueel inzichtelijk wordt gemaakt wat de voortgang van acties en taken zijn.
Liever een training volgen?
Wil je leren hoe je effectief en efficiënt werkt. De cursus Timemanagement kun je voor jezelf volgen maar kan ook voor jouw organisatie, incompany en op maat worden aangeboden.
