Een vast onderdeel in de training timemanagement is prioriteiten stellen met de Eisenhower matrix. Dit is een hulpmiddel om snel en besluitvaardig prioriteiten te kunnen stellen en bedacht door Dwight D. Eisenhower. Tijdens de 2e wereldoorlog was Eisenhower Geallieerd opperbevelhebber van het West-Europese front. Later werd hij de 34e president van de Verenigde Staten.
Inhoud
Eisenhower matrix: oorsprong
De kracht van besluitvaardigheid
Een heel bekende uitspraak van Eisenhower is: “Plans are nothing, planning is everything.”. Hieruit spreekt de geest dat doelen concreet gepland moeten worden. De Eisenhower matrix zorgt voor grip. Net zoals SMART doelen formuleren, proactief zijn en versimpelen helpt de Eisenhower matrix jou bij het bereiken van successen.
Eisenhower matrix: eenvoud
Iets wat simpel is, begrijp je sneller
Één van de 9 principes van oorlogvoering van het Amerikaanse leger is ‘simplicity’. Dat zien we ook terug in de Eisenhower matrix. Eenvoud draagt bij aan toepasbaarheid. Bij de Eisenhower matrix is dat niet anders. Er worden twee vragen, in de vorm van een x-as en een y-as, tegen elkaar afgezet:
Is het belangrijk? De vraag is dan in feite of het aan je doelen bijdraagt. En: Is het urgent? Moet het meteen gebeuren of kunnen later uitvoeren (en dus plannen). De Eisenhower matrix is door deze vraagstellingen ook bekend als de prioriteitenmatrix. Prioriteiten stellen helpt je om je doelen te bereiken.
Eisenhower matrix: toepassing
Er zijn maar vier kwadranten
De Eisenhower matrix bestaat uit vier kwadranten:
Kwadrant 1: belangrijk en urgent
Kwadrant 2: belangrijk en niet urgent
Kwadrant 3: onbelangrijk en urgent
Kwadrant 4: onbelangrijk en niet urgent
Hoe verdeel je werkzaamheden over de kwadranten? Bepaal je altijd eerst of iets belangrijk is of niet en daarna pas de urgentie. Onder belangrijk verstaan we alles wat bijdraagt aan de doelen en resultaten. Verder is alles wat hoort bij jouw verantwoordelijkheden ook belangrijk. Bepaal eerst wat wel en niet behoort tot je verantwoordelijkheden hoort. Gebruik de cirkel van betrokkenheid en invloed als hulpmiddel. Vervolgens kun je jouw doelen scherp krijgen door ze met de SMART methode helder te formuleren. Deze doelen moeten in lijn zijn met je missie.
Eisenhower matrix: de praktijk
Het werkt snel en erg verhelderend
De Eisenhower matrix werkt snel en simpel. Het wordt veel gebruikt als mensen erg druk zijn. Het zorgt snel voor overzicht.
Eisenhower matrix: kwadrant 1
Belangrijk en urgent
Het eerste kwadrant van de Eisenhower matrix kenmerkt zich door ad hoc zaken. Meestal zijn dit onverwachte gebeurtenissen die zich aandienen. Het eerste kwadrant kenmerkt zich door reactief gedrag. De omstandigheden bepalen jouw agenda. De kunst is om dit kwadrant zo leeg mogelijk te houden. Andere kenmerken van het eerste kwadrant zijn: Door urgente zaken heb je meer last hebt van werkstress. De kans op het maken van fouten is groter. Wat je echt moet zien te voorkomen is dat hier onnodig taken in terecht komen. Bijvoorbeeld als gevolg van uitstelgedrag. Beperk het dus tot echte ad hoc zaken. Denk bijvoorbeeld aan calamiteiten, storingen of plotselinge taken doordat onvoorzien extra orders worden geplaatst. Er zijn beroepen waarbij kwadrant 1 de overhand heeft. Denk aan management ondersteuners, brandweerlieden, helpdeskmedewerkers, et cetera.
Eisenhower matrix: kwadrant 2
Belangrijk en niet urgent
Het tweede kwadrant van de matrix betreft belangrijke zaken die niet urgent zijn. Deze taken kunnen op een gepland moment kunnen worden opgevolgd. Dit kwadrant kenmerkt zich door proactief gedrag. Jij bent degene die de agenda bepaalt in plaats van dat onverwacht omstandigheden dat doen. Andere kenmerken van kwadrant 2: De kans op fouten is klein. Je hebt namelijk minder last van stress. Je hebt hier echt grip op je werk en rust in je hoofd. Het is de bedoeling dat je dit kwadrant zo vol mogelijk houdt. Je werkt hier namelijk met werkplezier aan taken die bijdragen aan jouw jouw doelstellingen. Wat je vooral niet moet doen is taken uitstellen. Voer je geplande taken niet op tijd uit? Ze komen, als je lang genoeg wacht, vanzelf in het eerste kwadrant. Wat voor sort taken horen hier thuis? Denk aan studeren, werken aan projecten en research. Vergeet zeker niet het plannen en organiseren van je werk!
Eisenhower matrix: kwadrant 3
Niet belangrijk en urgent
Het derde kwadrant is er een waar iedereen last van heeft. Je werkt hier aan urgente taken die zelden belangrijk zijn of horen bij jouw verantwoordelijkheden. In dit kwadrant ben je tijd en energie aan het verspillen. Alle tijd die je besteed aan wat niet belangrijk is gaat ten koste van jouw succes. Hoe ermee om te gaan? Simpele taken of acties (onderdelen van taken) kun je delegeren of uitbesteden. Zorg er wel voor dat je duidelijke afspraken maakt over het eindresultaat. In een aantal gevallen zal je ‘nee’ moeten zeggen. Doe dat wel op een effectieve en assertieve manier. Hou de relatie met de ander goed. Het kan ook zijn dat je moet onderhandelen over je werkvoorraad. Streef daarbij naar een situatie dat beide partijen zich gelijkwaardig gehoord voelen.
Eisenhower matrix: kwadrant 4
Niet belangrijk en niet urgent
Het vierde kwadrant draagt nergens toe bij. Niet aan jouw doelstellingen, noch aan die van een collega of die van de organisatie. Blijf weg uit kwadrant 4! Wat doet zich hier vooral voor? Te lang pauzeren, bezig zijn met social media voor privédoeleinden, online afdwalen, et cetera. Mensen die zich bezig houden met kwadrant 4 activiteiten komen strikt genomen hun verantwoordelijkheden niet na.
Geef jezelf leiding
Bezint eer ge begint
Alle taken die op jouw pad komen kun je afzetten tegen de Eisenhower matrix. Doe dat ook voordat je besluit om tot actie over te gaan.
Wat doe je meteen?
Belangrijk en echt wel urgent
Alles wat zich volgens het Eisenhower model in kwadrant 1 bevindt is belangrijk. Als je uitstelt kom je jouw verantwoordelijkheden niet na!
Wat plan je in je agenda?
Belangrijk en niet urgent
Alles wat niet urgent is kun je plannen in je agenda. Probeer het niet te onthouden want je gaat taken vergeten. Dan komen ze vanzelf in kwadrant 1.
Wat doe je met kwadrant 3
Reserveer tijd voor communicatie
Je gaat niet de taken uitvoeren die in kwadrant 3 thuishoren. Je moet er wel tijd voor reserveren. Delegeren, netjes ‘nee’ zeggen en onderhandelen kost tijd. Reken op pakweg 3 uren per week.
Wat doe je met kwadrant 4?
Geen aandacht aan besteden
Zorg voor focus en discipline. Word je vaak onderbroken voor een gezellig praatje tussendoor? Kom overeen wanneer je samen pauzeert.
Wat betrek je in de matrix?
Acties, informatie en mensen
AIM methode® | De AIM methode® en de afbeelding zijn auteursrechtelijk eigendom van Timension.
Onthoud: Succes is de optelsom van de juiste acties, informatie – zoals e-mails – en mensen. Deze 3 elementen kun je, net als taken en projecten, afzetten tegen de Eisenhower matrix.
