Overzicht draagt bij aan jouw productiviteit. Om die reden wordt daar ook veel aandacht aan besteed in de cursus time management. Je kunt bepaalde e-mails, taken en afspraken in Outlook voorzien van een kleurcategorie. Je kunt bijvoorbeeld een onderscheiden maken tussen werkgerelateerde informatie en privé-informatie. In dat geval kun je kleur gebruiken om de balans tussen werk en privé te bewaken. Je kunt ook kleurcategorieën gebruiken om e-mails overzichtelijk op te ruimen.
Een kleurcategorie in Outlook maken
Maak e-mails makkelijker vindbaar!
Het maken van een kleurcategorie in Outlook is makkelijk. De uitdaging is vooral de vraag hoe je eigen categorieën bedenkt om overzicht te behouden. Het werken met categorieën werkt beter dan werken met mappen. Om te bepalen welke categorieën je nodig hebt gebruik je in de basis dezelfde logica als wanneer je een mappenstructuur opzet.
Je kunt aan een e-mail, taak en afspraken of vergaderingen je eigen categorieën toekennen. Het is net alsof je informatie in meer mappen opslaat zonder dat je deze informatie hoeft te kopiëren. Daardoor hoef je met maar vier mappen te werken. Voordat het zover is moet je eerst alle categorieën voor jezelf uitwerken. Bijvoorbeeld in een spreadsheet uitwerken. Download overzicht categorieën in Outlook.
Het idee is simpel: je hebt een aantal hoofdcategorieën (takken). Vervolgens maak je subcategorieën (twijgen). Bewaar je Excel file om aanpassingen bij te houden. Standaard heeft Outlook al categorieën. Je kunt gewoon de naam wijzigen van die categorieën of ze verwijderen. Je kunt onbeperkt categorieën toevoegen. Deze functionaliteit is in alle versies van Outlook beschikbaar. Dus ook oudere versies dan MS Outlook 2016 of Office 365.
Categorieën aanmaken in Outlook
Een voorbeeld van een toepassing
Stel je bent manager en je krijgt een e-mail met de notulen van een vergadering. In die notulen worden drie onderwerpen besproken:
– Ziekteverzuim
– Nieuwe klanten
– Voortgang van een project: ‘Dijkbewaking’
Als je met mappen werkt moet je kiezen in welke map je de e-mail opslaat. Wordt dat de map ‘Notulen’, ‘Ziekteverzuim’, ‘Sales’ of ‘Dijkbewaking’? Als ik in de map ‘Dijkbewaking’ ben wil ik graag de notulen terug kunnen vinden. Maar dat is ook zo als ik in de map ‘Sales’ kijk. Moeten we de e-mail kopiëren? Door aan de e-mail categorieën toe te kennen kunnen we het opslaan in de map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’. In die map kan ik e-mails op categorie sorteren.
Een ander voordeel is dat ik e-mails met categorieën kan kopiëren naar de takenlijst. Ik kan in mijn takenlijst dus zien welke acties openstaan per aandachtsgebied. Je kunt alle categorieën die van toepassing zijn toekennen. In dit voornoemd voorbeeld zou ik de volgende categorieën gebruiken:
– Notulen
– Ziekteverzuim
– Sales
– Project Dijkbewaking
Volgende stap: Archiveren!
E-mail archiveren met categorieën
Als je eenmaal kleurcategorieën hebt aangemaakt kun je E-mail archiveren in Outlook met kleurcategorieën.
