Informatie vinden en iets nieuws creëren

Getalm zal je weinig tegenkomen bij mensen die heel succesvol zijn. In een informatiesamenleving weten zij snel de juiste informatie te vinden en te sampelen tot iets nieuws. Hoe? Met PKM, ook bekend als: Persoonlijk Kennismanagement.

Informatie is grondstof!

1. Wat verstaan we onder informatie?

Onder informatie versta ik informatie in de meest brede zin van het woord. Denk aan url’s, Word documenten, Powerpoint presentaties, handige Excel files, programmeercode, freeware, foto’s, bookmarks, notulen, plannen van aanpak, et cetera. Kortom, je kunt het zo gek niet bedenken. Alles wat dus gedeeld kan worden én wat jou of anderen kan helpen bij het makkelijker en sneller voltooien van taken. Beperk je dus niet alleen tot blogs. Ga ervan uit dat je informatie in de meest brede zin kunt (her)gebruiken.

Let wel op de valkuil van information overload. Wanneer je een cursus timemanagement hebt gevolgd weet je dat bovenstaande wel beperkt is en moet blijven tot jouw verantwoordelijkheidsgebieden.

2. Ga uit van herbruikbaarheid

Informatie en kennis is altijd vanzelfsprekend en niet vanzelfsprekend. Denk nooit dat bepaalde informatie toch niet voor iemand van nut zal zijn. Wanneer met jouw inbreng iemand anders (al is het maar een persoon) verder geholpen wordt is er al sprake van winst. Gelukkig zijn er op het social web veel mensen die komen brengen. Daardoor kunnen jij en anderen makkelijker taken voltooien. Ga dus uit van een ‘breng-cultuur’. Wanneer veel mensen informatie brengen ontstaat een continue stroom van bruikbare informatie.

3. PKM in drie stappen

• Seek: zorg ervoor dat je aan het begin van het proces gebruik maakt van de juiste bronnen en tooling om informatie die toegespitst is op jouw verantwoordelijkheden te ontvangen en op te halen. Veel tools die je kunt inzetten helpen je bij het automatiseren van het vinden en filteren en zijn bovendien kosteloos (zie White Paper). Daarnaast is het netwerken in social networks belangrijk: er is altijd een categorie mensen die weten waar Abraham de mosterd haalt. Maak daar gebruik van!
• Sense: zorg ervoor dat de informatie die je binnenhaalt (en eventueel bewerkt, combineert of verrijkt) ook door anderen (denk aan experts binnen jouw organisatie)  wordt gezien, gevalideerd, verbeterd of als het nodig is wordt afgekeurd. Veel organisaties beschikken via hun intranet over tooling waarmee dat makkelijk en snel kan (zie White Paper). Een manier om sensing toe te passen is het aangaan van de discussie met anderen. Jij wordt daar slimmer van maar ook de omgeving die het aanschouwt leert daarvan. Verder kun je denken aan functionaliteit als Wiki’s: daarbij wordt middels samenwerking informatie on the fly verbeterd.
• Share: deel de informatie met de rest van je organisatie (of de community) zodat andere mensen er ook mee kunnen werken en tijd ermee kunnen besparen. Zoals je vast wel begrijpt draagt dit bij aan de business value van organisaties. Wat daarbij komt is dat wanneer je meer waardevolle informatie deelt je zogenaamd thought leadership ontwikkelt. Wanneer dit wordt herkend vergroot je de kans dat je meer vanuit je talent en interesses zal gaan werken. Daarbij maakt het niet uit of je in loondienst werkt of dat je als ZZP’er probeert een naam op te bouwen. Delen kun je op allerlei manieren en platforms doen. Denk aan je eigen bedrijfsnetwerk, LinkedIn, Twitter, Diigo (social bookmarking), et cetera.
  In feite is sharing het begin voor anderen die zich met seeking bezig houden. Sharing is dus zeer zeker caring!

4. Download uitgebreide white paper

Via onderstaande button kun je de white paper over persoonlijk kennismanagement downloaden. Als je geïnteresseerd bent in een training persoonlijk kennismanagement (kan ook als incompany-traject of op maat) kun je kijken bij de beschrijving van de training.