Working out loud principe | #WOL

Werk slim online samen door het principe van working out loud toe te passen.

working out loud

Werk slim online samen


Deel efficiënt kennis en ervaringen en werk slimmer aan projecten na de training online samenwerken. Bereik meer met minder moeite!

Inleiding working out loud

Werk slim online samen


Kennis en informatie delen maakt online samenwerken makkelijker. Door kennis en informatie te delen, leren teams en mensen van elkaar en presteren ze beter.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je verschillende soorten kennis deelt en hoe je het delen van ervaringen en informatie het beste kunt timen.

 

1. Hoe weet je wat je niet weet?

En wat bijdraagt aan jouw doelen


Als je kennis tekort komt vraag je in je omgeving om benodigde informatie en expertise. Maar hoe weet je wat je niet weet?

Je leert ook als je kunt zien hoe anderen werken en weet waar ze me bezig zijn. Andersom werkt dat net zo. Dat is het principe achter working out loud.

 

1.1. Know how delen


In elke organisatie is veel informatie aanwezig. Deze bevindt zich vaak in de hoofden van mensen. Hierdoor wordt aanwezige knowhow onvoldoende benut.

Working out loud is een manier om knowhow beter beschikbaar te maken. Door data, kennis en informatie en te delen ontstaat een collectief brein.

 

1.2. Ervaringen delen


Zeker in projecten is het handig wanneer mensen delen waar ze mee bezig zijn. Niet alleen om de voortgang van een project beter in de gaten te houden.

Door te delen waarmee we bezig zijn voorkomen we dubbel werk, bevorderen we compliancy en leren van de goede en slechte ervaringen van anderen.

 

1.3. Impliciete en expliciete kennis


Onder expliciete kennis verstaan we kennis die kan worden vastgelegd. Bijvoorbeeld een procesbeschrijving. Impliciete kennis is vaak het delen van een ervaring.

Door deze kennis en informatie vast te leggen is het meteen bruikbaar. Het format kan bijvoorbeeld een post, bestand, share of social bookmark zijn.

 

1.4. Impliciete kennis: ervaringen


Niet alles is vooraf vast te leggen in een document. Hoe we real time met veranderende situaties omgaan bijvoorbeeld.

Al doende bedenken delen we wat we goed en fout aanpakken. Door dit real time te delen leren anderen er ook van.

 

2. Working out loud: brengen

Anders is er niets te halen


Een enterprise social network kent mensen die kennis komen halen en mensen die kennis komen brengen. Als er niets gebracht wordt valt er ook niets te halen.

Kortom, working out loud bestaat bij de gratie dat mensen kennis en informatie brengen en hun ervaringen delen.

Kennis brengen en delen waarmee je bezig bent zorgt ervoor dat iedereen zijn werk beter kan doen. Dit levert de volgende voordelen op:

working out loud

  • We hoeven minder zelf te doen wanneer we kennis kunnen hergebruiken
  • We kunnen beter gebruik maken van expertise wat leidt tot meer kwaliteit
  • We verkleinen de kans dat mensen zonder het te weten met dezelfde taken bezig zijn
  • Informeel werkplekleren wordt bevorderd

Kortom, met minder inspanning kunnen we in minder tijd betere resultaten bereiken. Dit past in het LEAN denken. We reduceren verspilling van arbeidstijd.

 

3. Onbewust doen we het al

Working out loud kunnen we al!


Voor veel mensen binnen is het halen, brengen en delen van informatie iets waar ze aan moeten wennen. Dat is raar! We hebben namelijk al ervaring.

 

3.1. We delen en halen al informatie


Het social web puilt uit van waardevolle informatie en kennis die we kunnen gebruiken in ons dagelijks leven of op het werk.

Daarnaast delen we ook onze ervaringen en waar we mee bezig zijn. Om even een paar voorbeelden te noemen:

 

3.1.1. Youtube


Op Youtube zijn naast grappige filmpjes ook tutorials en “howto’s” te vinden. Lukt iets niet in Excel? Zoek het op Youtube. (Gevonden? Deel het op je social intranet!)

 

3.1.2. Scribd.com


Op deze site delen mensen teksten. Dat kan variëren van romans tot essays en verhandelingen over kunst, recht, economie, wetenschap, etc.

 

3.1.3. Slideshare.com


Op deze site delen mensen presentaties. En deze presentaties kunnen over allerlei onderwerpen gaan. Via LinkedIn zijn veel Slideshare files te vinden.

 

3.1.4. Blogs


Er zijn veel mensen die blogs schrijven waar ze hun kennis en ervaring delen. Een voorbeeld is dit ertikel. Deel het vooral!

 

3.1.5. Quora


Heb je een vraag? Stel ‘m op Quora! Er zijn zelfs antwoorden van ‘ask me anything’ sessies van leaders in industry terug te vinden.

 

3.2 We brengen onbewust ‘on the fly’


Informatie die ‘on the fly’ wordt gedeeld is nog interessanter. Verneem kennis, expertise en ervaringen van anderen. We doen dit al in beperkte mate:

 

3.2.1. LinkedIn


Op LinkedIn zie je in de activity stream geregeld statusupdates van leden. Ze geven aan waarmee ze bezig zijn en delen informatie die zij relevant vinden.

 

3.2.2. Twitter


Veel tweeps delen op Twitter wat hen bezig houdt. Stel je voor dat op een vergelijkbare manier mensen op de werkvloer zouden delen wat hen bezig houdt.

 

3.2.3. Facebook


Op Facebook wordt je continu op de hoogte gehouden over wat mensen bezig houdt. Net als bij Twitter en LinkedIn delen mensen informatie real time.

 

3.3. Ongevraagd brengen en delen


Wat in alle gevallen opmerkelijk is, is dat mensen informatie delen zonder dat ze weten of iemand er specifiek om heeft gevraagd.

Naar deze kennis kan worden gezocht met een zoekfunctie maar deze informatie wordt ook vanzelf gevonden.

Het is belangrijk dat veel informatie wordt gebracht. Dan is het aanbod zo divers is dat iedereen er informatie vindt die waardevol is.

Dat is informatie waarmee men zelf op nieuwe ideeën komt, sneller leert, problemen oplost en taken makkelijker kan voltooien.

De dynamiek die we zien op social media kunnen we vertalen naar een bedrijfsmatige toepassing. Organisaties worden efficiënter en slimmer.

 

4. Go with ‘the flow’

Ongevraagd brengen en delen


Onderstaande casus is van een van onze opdrachtgevers. Dit is een landelijk opererende organisatie met meerdere vestigingen in Nederland.

Wij hebben hen begeleid bij de adoptie door de medewerkers van het enterprise social network.

Stel je voor dat in Eindhoven een afdeling van een grote organisatie de implementatie aan het testen is van het Nieuwe Werken.

 

Ze pakken het grondig aan en huren  externe expertise en floorwalkers in om hen daarbij te begeleiden.

 

Met veel inspanning en inhuur van externen hebben ze een manier gevonden om Het Nieuwe Werken optimaal te implementeren.

 

Hun bevindingen en best practises en nieuw ontwikkelde procesbeschrijvingen worden vastgelegd en opgeslagen.

 

Enkele maanden later besluit een team in Amsterdam van dezelfde organistatie team om een vergelijkbaar project te initiëren.

Hoe kan dit efficiënt worden aangepakt?

  • Werk niet serieel maar deels overlappend. Laat Amsterdam na Eindhoven starten zodat Amsterdam van de ervaringen van Eindhoven kan leren.
  • Laat Eindhoven ervaringen over het project delen. Ook ervaringen over taken en acties die niet succesvol blijken. Amsterdam leert daarvan.
  • Deel expliciete informatie binnen een gezamenlijke community. Denk aan documenten, bookmarks en posts en zorg ervoor dat deze content wordt getagd.
  • Stel een communitymanager aan die ervoor zorgt dat informatie goed wordt beheerd en vooral de juiste mensen bij het project betrokken houdt!

 

4.1. Waarom working out loud?


De afdeling in Eindhoven kan de bevindingen en deliverables na afloop van het project delen in een enterprise social network od in een social network.

Dit zal Amsterdam zeker verder helpen! Maar wel pas nadat Eindhoven klaar is. Working out loud zorgt ervoor dat Amsterdam eerder kan starten (en eerder klaar is)

 

4.2. ‘On the fly’ en ‘in the flow’


Het team in Eindhoven kan tijdens het project ervaringen, successen en mislukkingen delen binnen een community samen met Amsterdam.

Amsterdam kan daardoor hun project bijna parallel met minder fouten uitvoeren. Communitymagament kan bovendien momentum beter benutten.

 

5. Working out loud: lekenkennis

Iedereen kan een goed idee hebben


Als Jamie Oliver via Youtube een ongebruikelijk recept voor een appeltaart deelt, dan nemen we aan dat het recept tot een heerlijke taart zal leiden.

 

We hebben immers betrouwbare informatie van een expert te pakken. We kunnen aannemen dat we tot een bijzonder smakelijk resultaat komen.

 

Als in plaats van Jamie Oliver een onbekende exact hetzelfde recept op het social web deelt weten we ineens niet zo zeker of het een goed recept is.

Hoe voorkomen we gemiste kansen?

Als we dat recept links laten liggen zullen we nooit die heerlijke appeltaart eten. We willen echter ook niet tijd verspillen aan een matige taart. Zorg voor validatie!

 

5.1. Valideren door veel


De beste beoordelingen zijn die waar mensen echt moeite voor hebben gedaan. Denk aan reacties op het recept in de vorm van:

“Ik heb het recept uitgeprobeerd en de taart was voortreffelijk!”. Bij veel positieve reacties kun je aannemen dat het een heerlijke taart is.

 

5.2. Valideren door een expert


Het effect is nog sterker als Jamie Oliver (een expert) een recept van een onbekende kok positieve feedback geeft :“Truly delicious! You surpassed me!”

Een expert heeft geen tijd om content te ontwikkelen maar kan wel content beoordelen. De tijd nodig om 1 stuk content te creëren is gelijk aan 10 validaties.

Als je binnen een bedrijf de expert optimaal wilt inzetten dan is valideren van content veel effectiever dan het creëren. De communitymanager kan dit managen.

 

5.3. ‘In the flow’ valideren


Stel je voor dat tijdens een project een of meer experts over de ‘schouder’ meekijken hoe medewerkers omgaan met uiteenlopende vraagstukken.

Zij kunnen zichtbaar voor anderen (!) aanmoedigen, aanwijzingen geven en werkwijzen onderschrijven en aanvullen. Dit is working out loud in optima forma!

 

5.5. Compliancy stimuleren


In veel gevallen is het zo dat kennis en ervaring die wordt gedeeld waardevol wordt als het door een expert wordt gevalideerd.

In sommige gevallen is het zelfs zo dat deze informatie door een expert verplicht moet worden gevalideerd. Er is dan dus geen vrijblijvendheid.

Stel dat iemand  al doende beschrijft hoe hij aan een project werkt. Experts kunnen aanmoedigen maar kunnen ook zien hoe goed hij het project aanpakt.

Wanneer deze werkwijze formeel als goed wordt gekwalificeerd leren anderen daar ook van. Het stimuleert compliancy als je het goed inricht.

Working out loud helpt organisaties bovendien ook bij het ontdekken van lacunes in de juiste kennis (bijvoorbeeld over processen en procedures).

 

6. De kwaliteit van informatie

6.1. Monitor activity streams


Wanneer de kwaliteit van informatie hoog is heeft dat een positief effect op de organisatie. Validatie en communitymanagement dragen daarnaan bij.

Door te werken met informatie van goede kwaliteit wordt de kans op fouten in de uitvoering van werkzaamheden gereduceerd

Bovendien kun je door hergebruik van goede informatie tijd besparen. Het voorkomt namelijk dubbele acties en dat elke keer dezelfde vragen worden gesteld.

Denk bij content niet alleen maar aan documenten of blogposts. Mensen delen ook waarmee ze bezig zijn en welke werkzaamheden ze uitvoeren.

Dit wordt vaak zichtbaar in activity streams. Ook die informatie kan worden aangemoedigd, worden gevalideerd en worden gecorrigeerd.

 

6.2. Experts en activity streams


Verbind experts aan community’s. Deze verschijnen in hun activity stream. Daardoor kan informatie sneller wordt gevalideerd (verbeterd of aangevuld).

Sterker nog: er kan bij community’s worden gemeld dat experts ‘over de schouder’ meekijken. Wanneer kennis is gevalideerd kunnen mensen ermee werken.

 

6.3. Teamleden en activity streams


In een activity stream wordt niet alleen content gedeeld. Als het goed is beschrijft men ook waar men aan werkt. Ervaringen delen stimuleert informeel leren.

Moedig vooral aan om heel specifiek te beschrijven waar men mee bezig is. Samenwerken (op afstand) gaat daardoor makkelijker.

 

7. Wat moet jij doen? Tips & tricks


7.1. Delen waarmee je bezig bent


Gebruik statusupdates en breng jouw kennis ook in de vorm van blogposts, Word documenten, presentaties, handige spreadsheets, etc. naar het social intranet.

 

7.1. Deel informatie van anderen


Working out loud is ook het delen van waardevolle informatie van anderen. Zowel kennis als ervaringen kunnen waardevol zijn.

 

7.3. Openlijk om feedback vragen


Deel informatie niet alleen om anderen te helpen maar laat het ook openlijk beoordelen door collega’s en experts.

Niet alleen jij weet op welke punten het eventueel nog verbeterd moet worden. Anderen kunnen ook kunnen zien wat goed is en verbetert wordt aan jouw informatie.

 

7.4. Afvragen of informatie klopt


Als je informatie gaat halen moet je er niet automatisch van uit gaan dat het van voldoende kwaliteit is. Vraag of de informatie klopt en kijk wie er reageert.

Check de bron en als je niet zeker weet of het afkomstig is van iemand die deskundig is laat je het toetsen door collega’s en experts.

Een van de working out loud principes is dat je deze vragen openlijk stelt. Daardoor kunnen anderen ook leren van de antwoorden op jouw vragen.

 

7.5. Stimuleer working out loud


Stimuleer anderen om ook informatie naar enterprise social network te brengen en te laten toetsen! Laat hen ook delen waar ze aan werken en hoe ze werken.

 

7.6. Gebruik de juiste software


Er zijn tal van toepassingen die lijken op het social web. WhatsApp, Slack en Microsoft Teams bijvoorbeeld. Gebruik dat voor Working Out Loud.

Wil je volledig Working Out Loud principes gebruiken dan kun je denken aan oplossingen die kant en klaar zijn. Zorg wel voor een flexibel pakket.

Het is belangrijk dat je social intranet over functionaliteit beschikt die working out loud goed faciliteert. Jive Software is bijvoorbeeld zo’n pakket.