Working out loud en kennis delen

5. Cursus social business: Working out loud is in het belang van jezelf en de rest van de organisatie

de beste training social business en cursus community management

Informatie aanvragen


Inleiding 

Door kennis en informatie te delen leren mensen van elkaar waardoor ze beter presteren. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je verschillende soorten kennis deelt en hoe je het delen van ervaringen en informatie het beste kunt timen.

 


1. Working out loud maakt werken makkelijker

 

Als je kennis tekort komt vraag je in je omgeving om benodigde informatie en expertise. Maar hoe weet je wat je niet weet? Je leert ook als je kunt zien hoe anderen werken en weet waar ze me bezig zijn. Andersom werkt dat net zo.

 

1.1. Know how delen

In elke organisatie is veel informatie aanwezig. Deze zit echter in de hoofden van mensen. Hierdoor wordt aanwezige knowhow onvoldoende benut. Er een manier om knowhow beter beschikbaar te maken: working out loud.

 

1.2. Waar je mee bezig bent delen

Zeker in projecten is het handig wanneer mensen delen waar ze mee bezig zijn. De voortgang van een project kan beter worden gemonitord, redundancy in taken kan worden voorkomen, compliancy wordt bevorderd en we leren van hoe anderen werken.

 

1.3. Er is een verschil tussen impliciete en expliciete kennis

Niet alle kennis is expliciet. Onder expliciete kennis verstaan we kennis die kan worden vastgelegd. Denk aan bijvoorbeeld een procesbeschrijving. Door deze kennis en informatie vast te leggen is het meteen bruikbaar. Met impliciete kennis is dat lastiger.

 

1.4. Impliciete kennis zit in onze hoofden

Niet alles is vooraf vast te leggen in een document. Hoe we met veranderende situaties omgaan bijvoorbeeld. Al doende bedenken we oplossingen en een aanpak. Door dit van meet af aan te delen met anderen kan impliciete kennis ook worden gedeeld.

 


2. Working out loud: kennis brengen en halen

 

Een enterprise social network kent mensen die kennis komen halen en mensen die kennis komen brengen. Als er niets gebracht wordt valt er ook niets te halen. Kortom, working out loud bestaat bij de gratie dat mensen informatie brengen en ervaringen delen.

Kennis brengen en delen waarmee je bezig bent zorgt ervoor dat iedereen zijn werk beter kan doen. Dit levert de volgende voordelen op:

  • We hoeven minder zelf te doen wanneer we kennis kunnen hergebruiken
  • We kunnen beter gebruik maken van expertise wat leidt tot meer kwaliteit
  • We verkleinen de kans dat mensen zonder het te weten met dezelfde taken bezig zijn
  • Informeer werkplekleren wordt bevorderd

Kortom, met minder inspanning kunnen we in minder tijd betere resultaten bereiken. Dit past in het LEAN denken. Door deze manier van werken reduceren we verspilling.

 


 

Working out loud op het social web

3. Working out loud: onbewust doen we het al

 

3.1. Working out loud is gedeeltelijk al gemeengoed op het social web

Voor veel mensen binnen organisaties is het halen, brengen en delen van informatie iets waar ze aan moeten wennen. Het opmerkelijke is dat working out loud deels al gemeengoed is op het social web.

 

3.2 We delen en halen kant en klare (expliciete) informatie

Het social web puilt uit van waardevolle informatie die we kunnen gebruiken in ons dagelijks leven of op het werk. Daarnaast delen we ook onze ervaringen en waar we mee bezig zijn. Om even een paar voorbeelden te noemen:

 

3.2.1. Youtube

Op Youtube zijn naast grappige filmpjes ook heel veel tutorials en “howto’s” te vinden. In de vorm van filmpjes wordt bijvoorbeeld uitgelegd hoe je met Photoshop bepaalde effecten kunt bereiken of hoe je een verkoopgesprek moet voeren.

 

3.2.2. Scribd.com

Op deze site delen mensen teksten. Dat kan variëren van romans tot essays en verhandelingen over kunstbeschouwing, recht, wetenschap, etc.

 

3.2.3. Slideshare.com

Op deze site delen mensen presentaties. En deze presentaties kunnen over allerlei onderwerpen gaan.

 

3.2.4. Blogs

Er zijn veel mensen die blogs schrijven waar ze hun kennis en ervaring delen. Een voorbeeld is Het Nieuwe Werken Blog.

 

3.2.5. Wikipedia

Een online encyclopedie waar mensen die specifieke kennis hebben over een bepaald onderwerp hun kennis delen door over dat onderwerp te schijven.

 

3.3 We brengen onbewust ook al (impliciete) informatie ‘on the fly’

Wat nog interessanter is, is informatie die ‘on the fly’ wordt gedeeld. Door acties die parallel zijn aan die van jou te volgen kun je kennis nemen van de expertise en ervaringen van anderen. Op het social web doen we dat ook al in beperkte mate:

 

3.3.1. LinkedIn

Op LinkedIn zie je in de activity stream geregeld statusupdates van leden. Ze geven aan waarmee ze bezig zijn en delen informatie die zij relevant vinden.

 

3.3.2. Twitter

Veel tweeps delen op Twitter wat hen bezig houdt. Het meeste is weliswaar niet werkgerelateerd. Maar de dynamiek is er niet minder interessant om. Stel je voor dat op een vergelijkbare manier mensen op de werkvloer zouden delen wat hen bezig houdt.

 

3.3.3. Facebook

Op Facebook wordt je continu op de hoogte gehouden over wat mensen bezig houdt. Net als bij Twitter en LinkedIn delen mensen informatie die zijn real time interessant vinden.

 

3.4. Working out loud: brengen en delen zonder dat erom is gevraagd

Wat in alle gevallen opmerkelijk is, is dat mensen deze informatie delen zonder dat ze weten of iemand er specifiek om heeft gevraagd. Naar deze kennis kan worden gezocht met een zoekfunctie maar deze informatie wordt ook vanzelf gevonden.

Als het goed is, is het aanbod is zo divers is dat iedereen er informatie vindt waarmee ze zelf op nieuwe ideeën kunnen komen, sneller kunnen leren, problemen kunnen oplossen en hun taken makkelijker kunnen uitvoeren.

Deze dynamiek is ook binnen organisaties belangrijk! Maar de crux is wel: er kan pas gehaald worden wanneer er aangeboden wordt. Sterker nog: wanneer er heel veel aangeboden wordt!

 


4. Working out loud: gebruik ‘the flow’

Onderstaande casus betreft een van onze opdrachtgevers. Dit is een landelijk opererende organisatie met meerdere vestigingen in Nederland. Wij hebben hen begeleid bij de adoptie door de medewerkers van het enterprise social network.

Stel je voor dat in Eindhoven een afdeling van een grote organisatie doelgericht aan het experimenteren is met het Nieuwe Werken / flexibel werken om tot de beste manier van implementeren te komen.

 

Ze pakken het grondig aan en huren zelfs een externe organisatiepsycholoog en HNW consultant in om hen daarbij te begeleiden. Met veel inspanning en inhuur van externen hebben ze een manier gevonden om Het Nieuwe Werken optimaal te implementeren.

 

Hun bevindingen en best practises en nieuw ontwikkelde procesbeschrijvingen worden vastgelegd in een Word document en een Powerpoint presentatie. Deze documentatie wordt vervolgens opgeslagen op een server.

 

Twee maanden later besluit een afdeling in kantoor Amsterdam om doelgericht aan het experimenteren is met het Nieuwe Werken om tot de beste manier van implementeren te komen…

 

Zou deze afdeling in Amsterdam tijd, kosten en moeite kunnen besparen wanneer ze de beschikking zouden hebben over de documentatie van de afdeling in Eindhoven? Het punt is gemaakt!

 

4.1. Delen na afloop

De afdeling in Eindhoven kan de bevindingen en deliverables na afloop van het project delen in een enterprise social network. Dit zal de medewerkers in Amsterdam absoluut verder helpen! Maar wel pas nadat Eindhoven klaar is. Het kan ook anders…

 

4.2. Working out loud: al doende delen en ‘the flow’ gebruiken

Het team in Eindhoven kan ook tijdens het project ervaringen, successen en mislukkingen delen binnen een besloten community waar Amsterdam ook toegang toe heeft. Amsterdam kan daardoor hun project bijna parallel met minder mislukkingen uitvoeren.

 


Working out loud op het social intranet

5. Working out loud en kennis van de leek

 

5.1. Jamie Oliver is een schoolvoorbeeld van kennis delen

Wanneer Jamie Oliver via zijn blog een heel ongebruikelijk recept voor een appeltaart wereldkundig maakt dan mogen we aannemen dat wanneer we dat recept goed uitvoeren we een heerlijke appeltaart gaan bakken.

 

We hebben dan betrouwbare informatie van een expert te pakken waarvan we kunnen aannemen dat we tot een bijzonder smakelijk resultaat zullen komen. Jamie Oliver staat er overigens ook om bekend dat hij kennis en vaardigheden deelt op Youtube!

 

Wanneer in plaats van Jamie Oliver een onbekend persoon exact hetzelfde recept op het social web deelt weten we ineens niet meer zo zeker of het eindresultaat ons goed zal smaken. Hoe gaan we daarmee om?

 

Als we dat recept links laten liggen zullen we nooit die overheerlijke appeltaart proeven. Maar we willen we ook niet het risico lopen dat we voor niets heel veel tijd en energie verspillen in de keuken met als resultaat een taart die we niet lekker vinden.

Wat veel gebeurt op het social web is dat informatie wordt beoordeeld. Dat is belangrijk wanneer de informatie van een onbekende bron afkomstig is waarvan je niet weet dat het een expert is. Er zijn zelfs beoordelingssites.

 

5.2. Working out loud en valideren door veel

De beste beoordelingen zijn die waar mensen echt moeite voor hebben gedaan. Denk aan reacties op het recept in de vorm van: “Ik heb het recept uitgeprobeerd en de taart was voortreffelijk!”. Bij veel positieve reacties kun je aannemen dat het een heerlijke taart is.

 

5.3. Working out loud en na afloop laten valideren door een expert

Maar zijn er veel reacties nodig? Het effect is nog sterker wanneer Jamie Oliver (een expert) een recept van een onbekende hobbykok voorziet van een positieve feedback:“Truly delicious! You surpassed me!”

 

5.4. Working out loud en ‘in the flow’ laten valideren door een expert

Stel je voor dat tijdens een project een expert over de ‘schouder’ meekijkt hoe medewerkers omgaan met uiteenlopende situaties. Hij kan zichtbaar voor anderen (!) aanmoedigen, aanwijzingen geven en werkwijzen onderschrijven.

  

5.5. Working out loud en compliancy valideren

In veel gevallen is het zo dat kennis en ervaring die wordt gedeeld waardevol wordt als het door een expert wordt gevalideerd. In sommige gevallen is het zelfs zo dat deze informatie door een expert moet worden gevalideerd.

Stel dat een medewerkster al doende beschrijft hoe zij aan een project werkt. Experts kunnen haar aan moedigen maar kunnen ook zien hoe zgoed zij het project aanpakt. Wanneer deze werkwijze als goed wordt gekwalificeerd leren anderen daar ook van.

Working out loud zorgt er niet alleen maar voor dat we makkelijker kunnen werken. Het helpt organisaties ook bij het ontdekken van lacunes in de juiste kennis (bijvoorbeeld over processen en procedures).

 


6. Working out loud en kwaliteit van informatie

 

6.1. Monitor de kwaliteit van informatie en acties in de activity streams

Wanneer de kwaliteit van informatie hoog is heeft dat een positief effect op de organisatie. Middels een enterprise social network ben je in staat om experts te vinden om gedeelde (ook van leken) informatie te laten beoordelen op bruikbaarheid.

Door te werken met informatie van goede kwaliteit wordt de kans op fouten in de uitvoering van werkzaamheden gereduceerd, bovendien kun je door hergebruik van goede informatie tijd besparen.

Denk bij content niet alleen maar aan documenten of blogposts. Mensen delen ook waarmee ze bezig zijn en welke werkzaamheden ze uitvoeren. Ook die informatie kan worden aangemoedigd of worden gevalideerd.

 

6.2. Reageren gaat 10 x sneller dan creëren

Experts kun je inzetten om content te ontwikkelen maar je kunt hen ook inzetten om content en statusupdates van anderen te valideren. Het reageren op content gaat 10 keer sneller dan zelf ontwikkelen. Een expert kan door te reageren nog meer impact maken.

 

6.3. Verbind experts aan community’s en activity streams

Verbind experts aan community’s zodat informatie sneller wordt gevalideerd (verbeterd of aangevuld). Sterker nog: er kan bij community’s worden gemeld dat experts ‘over de schouder’ meekijken. Wanneer kennis is gevalideerd kunnen mensen ermee werken.

 

6.4. Verbind teamleden aan activity streams

In een activity stream wordt niet alleen content gedeeld. Als het goed is beschrijft men ook waar men aan werkt. Moedig vooral aan om heel specifiek te beschrijven waar men mee bezig is. Samenwerken (op afstand) gaat daardoor makkelijker.

 


7. Wat moet jij doen? Tips & tricks

 

7.1. Working out loud is delen waarmee je bezig bent

Deel waarmee je bezig bent. Gebruik statusupdates en breng jouw kennis ook in de vorm van blogposts, Word documenten, Powerpointpresentaties, handige spreadsheets, etc. naar het social intranet zodat anderen daar ook hun voordeel mee kunnen doen.

 

7.2. Working out loud is ook openlijk om feedback vragen

Deel informatie niet alleen om anderen te helpen maar laat het ook openlijk beoordelen door collega’s en experts zodat je weet op welke punten het eventueel nog verbeterd moet worden en dat anderen ook kunnen zien wat goed is aan je gebrachte informatie.

 

7.3. Working out loud is ook hardop afvragen of informatie klopt

Als je informatie gaat halen moet je er niet automatisch van uit gaan dat het van voldoende kwaliteit is. Check de bron en als je niet zeker weet of het afkomstig is van iemand die deskundig is laat je het toetsen door collega’s en experts.

 

7.4. Stimuleer working out loud ook bij anderen

Stimuleer anderen om ook informatie naar enterprise social network te brengen en te laten toetsen! Laat anderen ook delen waar ze aan werken en hoe ze werken. 

 


Training social intranet cursus social collaboration

Training of begeleiding nodig?

Wil jij social intranet inzetten om medewerkers en teams productiever en slimmer te laten werken? Wij kunnen je begeleiden en trainen. Informeer naar de mogelijkheden voor jouw organisatie. Bel (085) 002 02 02 of vul ons contactformulier in.

 


training snellezen en mindmappen

Ontvang tips & tricks

Bereik net als ruim 5.000 andere professionals meer met minder moeite.