Social intranet: efficiënter werken door vindbare content

6. Cursus social business: de vindbaarheid van content is medebepalend voor het succes van een social intranet

de beste training social business en cursus community management

Informatie aanvragen


Inleiding

Een activity stream met user generated content draagt bij aan productiviteit. Als dit op een logische manier wordt gekoppeld aan relevante content worden we op een logische manier geïnformeerd over kennis waarover we mogelijk nog niet beschikken.

In dit artikel wordt het belang uitgelegd van het koppelen van informatie op een manier dat er een logische samenhang is tussen user generated content, automated content en managed content.

Verder wordt uitgegaan van het principe dat medewerkers ook zonder te zoeken op de juiste informatie worden gewezen. Moderne enerprise social networks maken vaak al gebruik van AI om heursitiek te ondersteunen. 

 


1. Social intranet en content

 

Een social intranet is meer zijn dan een activity stream waar vragen worden gesteld en snel antwoorden worden gegeven. Er kan content worden gedeeld en gecreëerd waarmee anderen hun werk beter kunnen doen. Vindbaarheid is daarbij wel van groot belang.

 

1.1. Harde en zachte content binnen een social intranet

Één van de vele manieren om de inhoud binnen een social intranet te onderscheiden is het maken van onderscheid tussen harde en zachte content. Wat kunnen we beschouwen als harde en zachte content?

 

1.1.2. Zachte content binnen een social intranet

Zachte content is niet kennis en informatie die door gebruikers van het social intranet wordt gegenereerd. Denk aan user generated content als: blogposts, gedeelde bestanden, updates in de activity stream of een community, social bookmarks, et cetera.

 

1.1.3. Harde content binnen een social intranet

Harde content is niet aan te passen. Denk aan: reglementen, processen en procedures, specificaties, tarieven, et cetera. Vaak komt harde content voort uit zachte content. Denk aan processen die tot stand zijn gekomen nadat een community is geraadpleegd.

Toepasselijk voorbeeld van harde content zijn de Guidelines for using social media uit het personeelshandboek voor het medewerkers van Harvard University.

 

1.1.4. Heuristiek en content binnen een social intranet

Hoe weet je wat je niet weet? Als je niet weet waar je specifiek naar moet zoeken kan je worden geholpen met heuristiek. Daaronder verstaan we dat je vanzelf (met automated content) wordt geholpen bij het vinden van samenhangende informatie.

 

1.1.5. User generated content, managed content en automated content

Een andere onderverdeling die ook wordt gemaakt is dat zachte content in feite user generated content is. Harde content is managed content en automated content is wat aan jij automatisch in beeld krijgt aan de hand van jouw voorkeuren en gedrag.

 

1.1.6. Koppel binnen een social intranet harde en zachte content aan elkaar

We hebben content nodig om sneller en beter taken te voltooien. Wanneer men kennis neemt van zachte content helpt het de gebruiker om kennis te namen van gerelateerde harde content en andersom.

 

Social intranet met harde en zachte content

2. Match harde en zachte content

Het is ieders verantwoordelijkheid dat wanneer zachte content op een social intranet wordt geplaatst dit op een zodanige wijze gebeurt dat het kan matchen met de ‘harde’ content op het intranet.

Door te zorgen voor een goede match kunnen medewerkers sneller beschikken over informatie waarmee ze hun werk goed kunnen uitvoeren en weten ze ook bij wie ze moeten zijn met specifieke vragen.

 

2.1. Neem Google als voorbeeld

Binnen Google kunnen bedrijven adverteren middels Adwords. Wanneer we zoeken naar bijvoorbeeld ‘vakantiehuisjes in Spanje’ is het logisch dat we Adwords zien van aanbieders van vakantiehuisjes in Spanje.

 

Wat ook nog kan is dat we bijvoorbeeld advertenties zien van aanbieders van bungalowtenten in Spanje of aanbieders van stacaravans in Spanje of misschien wel aanbieders van vakantiehuisjes in Portugal.

 

Wat heel vreemd zou zijn is dat we een advertentie tegen zouden komen voor een cursus Duits van de LOI of een aanbieding van een automerk. Dat is informatie die geen relatie meer heeft met de oorspronkelijke vraag.

 

Adverteerders binnen Google kunnen hun advertenties voorzien van steekwoorden. Deze kun je vergelijken met tags. Wanneer iemand een zoekopdracht doet waarin steekwoorden voorkomen die ook worden gebruikt in advertenties komt de advertentie tevoorschijn. En als er geen match is met de opgegeven steekwoorden dan blijft de advertentie achterwege.

 

De achterliggende logica is dat we inspelen op search intent: vakantie in Spanje of een vakantie in een warm zonnig land in Zuid Europa. De onderwerpen en het format waarin het wordt aangeboden passen zich aan de search intent aan.

2.2. Hou rekening met search intent binnen je social intranet

Wanneer je dus content plaatst binnen een social intranet kun je al bij voorbaat rekening houden met search intent: bedenk een beschrijvende uitnodigende titel en gebruik logische tags waarvan je weet dat die aan een behoefte tegemoet komen.

 

2.3. Een voorbeeld van een internationale belastingadviespraktijk

Stel je hebt een blogpost binnen het social intranet geschreven over veel voorkomende administratieve fouten die bedrijven maken bij het factureren en de ICP sinds de verhoging van het BTW tarief in Nederland enkele jaren geleden.

 

Dan is het logisch dat de verwijzing naar jouw blogpost wordt getoond wanneer medewerkers op het intranet informatie willen lezen over het lage en hoge tarief voor de omzetbelasting.

 

De volgende situatie zou optimaal zijn: medewerkers zien op het intranet de ‘harde’ content over de regels rond het BTW tarief. Ook zien ze verwijzingen naar de ‘zachte’ content in het social intranet over veelgemaakte fouten (waaronder jouw blogpost).

 

Zorg er voor dat je een pakkende uitnodigende én beschrijvende titel hebt. Stel dat gebruikers binnen het social intranet bedrijven adviseren over correcte afhandeling van de BTW,  dan is jouw blogpost waardevol.

 

Het is dan wenselijk zijn dat ze bijvoorbeeld een titel tegenkomen als: Hoe voorkom je veel voorkomende fouten rond de BTW bij internationaal opererende bedrijven. De tags die sowieso bijdragen aan het vertonen van de verwijzing naar jouw blogpost zouden kunnen zijn:

  • BTW
  • VAT
  • ICP
  • intracommunautaire prestaties
  • Correctie
  • Naheffing
social intranet tagging

3. Twee matchbepalende factoren

 

3.1. Denk op een social intranet minder aan zoeken en vooral aan vinden

Als je doel is om anderen efficiënt te laten werken moet je uitgaan van search intent, Denk vanuit de behoefte van de eindgebruiker. Twee factoren zijn heel bepalend voor de vindbaarheid van informatie:

  • Het gebruik van een goede beschrijvende titel
  • Het gebruik van de juiste tags

Op basis van de titel en de tags wordt vaak geautomatiseerd middels een algoritme een koppeling gemaakt tussen ‘zachte’ content en de ‘harde’ content op het social intranet. Bovendien kunnen tags door eindgebruikers worden gebruikt als zoekcriterium.

 


4. Voorkom mismatching binnen social intranet

Er is sprake van mismatch als zachte content geen logische relatie heeft met de harde content (en andersom). De oorzaken daarvan zijn vaak dat de gebruikte titel en/of tags de lading van de content niet dekken.

In een aantal gevallen wordt dit bewust gedaan door bijvoorbeeld een schrijver van een blogpost. De persoon in kwestie is er dan op uit om een zo breed en groot mogelijk publiek naar zijn content te leiden.

Dit gebeurde in het verleden ook met zoekresultaten bij Google. Met name autofabrikanten, financieel intermdiairs en erotische sites maakten doelbewust gebruik van misleidende informatie om zoveel mogelijk publiek te trekken.

Mismatching van informatie is onwenselijk binnen een social intranet. Het kost gebruikers te veel tijd om de juiste informatie te vinden. Dit leidt tot minder participatie binnen een social intranet.

 


5. Wat moet jij doen? Tips & tricks

Sowieso heeft elke medewerker de verantwoordelijkheid om wanneer hij binnen social intranet content plaatst de juiste tags te gebruiken en te werken met uitnodigende en beschrijvende titels.

 

5.1. Hoe zoekt een ander binnen een social intranet?

Wanneer je informatie verwerkt waar je zelf niet volledig materiedeskundig in bent is het van belang dat je een inhoudelijk expert ook vraagt om input bij het bepalen van tags en de titel.

 

5.2 Vul de ander aan en geef suggesties

Daarnaast is het verstandig om, wanneer je waardevolle content van anderen tegenkomt, suggesties te doen voor een misschien wel nog beter beschrijvende titel en tags wanneer dat van toegevoegde waarde is.

Wanneer je ziet dat iemand een titel en tags inzet om gebruikers van het intranet te misleiden moet je contact opnemen met deze medewerker en verzoeken de titel en tags op de juiste manier aan te passen.

 


Training social intranet cursus social collaboration

Training of begeleiding nodig?

Wil jij social intranet inzetten om medewerkers en teams productiever en slimmer te laten werken? Wij kunnen je begeleiden en trainen. Informeer naar de mogelijkheden voor jouw organisatie. Bel (085) 002 02 02 of vul ons contactformulier in.

 


training snellezen en mindmappen

Ontvang tips & tricks

Bereik net als ruim 5.000 andere professionals meer met minder moeite.