Resultaatgericht werken met een social intranet en social media

Resultaatgericht werken is makkelijker met een social intranet en social media.

Meer artikelen, tips en how to's ➔
Meer artikelen, tips en how to's ➔
resultaatgericht werken met social intranet
 


Resultaatgericht werken

met social media en social intranet

Een cursus time management leert mensen effectief en efficiënt werken. Het maakt mensen productiever maar er kan worden bereikt met de digital workplace waar een enterprise social network / social intranet deel van uitmaakt.
Als je dit artikel hebt gelezen begrijp je beter:
1. Hoe resultaatgericht werken eruit ziet voor een kenniswerker.
2. Welke bijdrage een social intranet / enterprise social network biedt.
3. Hoe het AIM model® op een overzichtelijke manier de context weergeeft.
 
 


1. De basis van resultaatgericht werken

De AIM methode®

resultaatgericht werken
 

Bepaal eerst de stip op de horizon

Iedere medewerker weet welke resultaten hij of zij individueel en in samenwerking met anderen wil bereiken. Het liefst op een zo effectief mogelijke manier waarbij met zo min mogelijk inspanning waarbij zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.
 

Kenniswerk: Slim kennis delen voorkomt dubbel werk

Een groot deel van het werk is kenniswerk. Optimaal gebruik maken van elkaars kennis en informatie helpt daarbij. We kunnen informatie hergebruiken, door anderen laten verbeteren. Daarmee kunnen we ook voorkomen dat we dubbele acties uitvoeren.
 

Acties, informatie en mensen: ons dagelijks werk

Werken is het uitvoeren van activiteiten die ervoor zorgen dat te behalen resultaten worden bereikt. Om dit zo effectief mogelijk te doen moet men zichzelf de volgende vragen stellen:

Dragen de activiteiten waar ik nu mee bezig ben duidelijk aantoonbaar bij aan het bereiken van mijn doelstellingen?
Draagt de informatie die ik nu gebruik, verwerk of ontwikkel duidelijk aantoonbaar bij aan het bereiken van mijn doelstellingen?
Dragen de mensen in mijn netwerk duidelijk aantoonbaar bij aan het bereiken van mijn doelstellingen?

Als op bovenstaande vragen geen ‘ja’ kan worden geantwoord kunnen is het volgende aan de hand:

De doelstellingen zijn nog niet helder en concreet geformuleerd. Daar moet eerst voor worden gezorgd! Óf… men is bezig en niet productief. Verspilling van tijd en energie!

Acties, mensen en informatie moeten bijdragen aan de te behalen resultaten.
 

Mensen verbinden aan kennis en informatie

Mensen en informatie is waar het om draait! Doordat we met elkaar en elkaars kennis verbonden zijn kunnen we nog meer resultaat bereiken. Voorwaarde is wel dat er kennis en informatie wordt gebracht, verbetert, gevalideerd, gedeeld en vindbaar is.

resultaatgericht werken

 
 


2. Resultaatgericht werken en de AIM methode®

Snel grip krijgen op een overvloed aan informatie

De AIM methode® helpt mensen en organisatie om grip te krijgen op taken en projecten. Om resultaten te bereiken moeten taken worden voltooid. Een taak bestaat uit drie elementen:
 

Acties: De dingen die je moet doen

Hieronder verstaan we dingen die mensen moeten doen in de meest brede zin van het woord. Denk aan een tekst schrijven; een planning maken; iets uitzoeken; et cetera. Een social intranet maakt een aantal van onze acties overbodig door betere kennisdeling.
 

Informatie: Digitaal, mondeling, video, notities, et cetera

Hieronder verstaan we informatie in de meest brede zin van het woord. Denk aan besproken informatie tijdens een vergadering; een e-mail; een brief; et cetera. Kennis en informatie worden binnen een social intranet beter benut.
 

Mensen: Je werkt voor en samen met mensen

Hieronder verstaan we de mensen in de meest brede zin van het woord. Denk hierbij aan bijvoorbeeld: collega’s burgers, bedrijven, leidinggevenden, leveranciers, et cetera. Sociale netwerken maken het makkelijker om ons met de juiste mensen te verbinden.
 

De essentie: mensen + informatie = social collaboration

De social economy verbindt mensen en informatie. Dit is van elementair belang voor kenniswerk. Dat vereist wel dat mensen online goed met elkaar willen en kunnen samenwerken. Community management is daarbij onontbeerlijk.

 
 


3. Digital workplace en resultaatgericht werken

Digitale instrumenten om je werk te kunnen doen

De digital workplace zijn alle digitale middelen die medewerkers binnen een organisatie tot hun beschikking hebben om hun werk uit te voeren. Dat strekt zich uit van hardware, technologie als MS Outlook tot en met een social intranet.
 

Een social intranet hoort bij de digital workplace

We werken vaker tijd- en plaatsonafhankelijk. Met een social intranet kunnen we met elkaar verbonden blijven. Door duidelijke en slimme afspraken te maken over hoe we kennis en informatie delen verbetert onze productiviteit.
 

De digital workplace wordt gemeengoed: Leer ermee werken!

Ooit werden schrijfmachines vervangen door tekstverwerkers, Wordperfect en uiteindelijk Word. Het is gemeengoed dat medewerkers nu werken met Word. Met de digital workplace en in het bijzonder werken met een social intranet is dat niet anders.

resultaatgericht werken

 
 


4. Resultaatgericht werken en ‘social’

Werk niet alleen maar ook online slim samen

Zelfs na een cursus time management is er een bovengrens aan iemands productiviteit. Door slimmer samen te werken met een social intranet kan de productiviteit worden verbeterd en spelen organisaties makkelijker in op veranderingen om hen heen..
 

Informatie en kennis moeten bijdragen aan doelen

Doelen bereik je door taken te voltooien. Om een taak te voltooien moet je dingen doen (acties); informatie verwerken of genereren en je werkt samen met of voor iemand. Een kenniswerker is 34% van de werktijd bezig met het verkrijgen van informatie.
 

Kennis, kunde en ervaringen zijn vaak herbruikbaar

Het is dus mogelijk om zonder toename van werkdruk productiever te worden. In een kenniseconomie zijn veel taken gerelateerd aan het genereren en verwerken van informatie. Door kennis en kunde te hergebruiken bereiken we meer.

Hoe we werken en resultaten bereiken is makkelijker geworden

Resultaatgericht werken met social intranet is wat ons betreft een belangrijke pijler binnen Het Nieuwe Werken. We willen zo effectief mogelijk werken, waarbij met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.
 

Informatie is de trein, social intranet is de spoorlijn

Resultaatgericht werken moet binnen Het Nieuwe Werken worden ondersteund met social media, een enterprise social network / een social intranet. Een groot deel van het werk is immers kenniswerk: het (her)gebruiken, verwerken en/of creëren van informatie.
 

Open en gesloten vloeien in elkaar over

Het social web is voor iedereen toegankelijk. Denk aan LinkedIn, Facebook, Twitter, Reddit en ga zo maar door. Een enterprise social network wordt ook vaak social intranet genoemd. Het is een private omgeving binnen een organisatie.

Het belangrijkste onderscheid is dat er sprake is van een openbare en private omgeving. in het kader van resultaatgericht werken is het van belang dat kennis en informatie zo optimaal mogelijk wordt gedeeld en benut. Dat kan binnen en buiten de organisatie.

resultaatgericht werken en social economy

 
 


5. ‘Social’ faciliteert effectief en efficiënt werken

Maar je moet wel effectief en efficiënt kunnen werken

Effectief werken impliceert dat aan de juiste dingen wordt gewerkt. Alle informatie, activiteiten met andere mensen (denk aan collega’s, leidinggevenden, burgers, bedrijven, etc.) én acties horen de productiviteit te verbeteren.
 

De cijfers spreken voor zich!

Een onderzoek van McKinsey & Company toont aan dat social collaboration tools de productiviteit gemiddeld 20 tot 25% verbetert. Dat is een gemiddelde! Het kan dus nog beter wanneer we onderstaande aandachtspunten serieus nemen:
 

Je moet al effectief en efficiënt kunnen werken

Wij werken effectief door alleen bezig te zijn met activiteiten, informatie en mensen die bijdragen aan onze SMART geformuleerde doelstellingen. Van daaruit stellen we prioriteiten:

Met wie verbinden we onszelf?
Welke informatie volgen we?

 

Communitymanagement met social media en social intranet

Mensen werken goed samen als ze elkaar vertrouwen. Leidinggevenden zullen aandacht moeten besteden aan (online) community management. Medewerkers moeten de mogelijkheden van de technologie kunnen toepassen.

 
 


6. Sociaal resultaatgericht werken

Deel kennis, ervaringen en kunde

Als wij spreken over ‘social’ of ‘sociaal’ in het kader van resultaatgericht werken bedoelen we werken met een sociaal (bedrijfs)netwerk. We hebben het dan niet over ‘zachte sociale omgangsvormen’. Zonder daar overigens iets aan af te willen doen.
Het social web en social intranet brengt mensen en informatie bij elkaar. Het social web en social intranet zijn in feite een verzameling van mensen en informatie die ons van nut kunnen zijn in het bereiken van onze doelstellingen.
Sommige informatie is ‘hard’ (denk aan regels) en sommige informatie is ‘zacht’ denk aan forums. En veel informatie is in ontwikkeling terwijl we werken en onze goede en slechte ervaringen delen zodat anderen on the fly ervan leren. Dat noemen we working out loud.
 

Regels en procedures versus hersenspinsels

Binnen een sociaal intranet wordt gesproken over harde en zachte content. Onder harde content verstaan we informatie die op het intranet is gepubliceerd. Het is door een inhoudelijk deskundige is getoetst op kwaliteit. Ook content die in opdracht van het management op het intranet is geplaatst noemen we harde content.

Onder zachte content verstaan we informatie die – zonder dat het vooraf is getoetst door een inhoudelijk deskundige – aanwezig is binnen een sociaal intranet. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

Discussies binnen community’s.
Documenten die door samenwerking ontstaan (Wiki’s).
Reacties van medewerkers op harde content.
Webpagina’s die als bladwijzer door medewerkers zijn geplaatst.
Documenten die worden gedeeld binnen community’s.

 

Weet wat er speelt en maak er gebruik van

Voor het creëren van harde content is het vaak nodig om te weten wat er speelt. Dat komt bijna altijd tot uitdrukking binnen een sociaal intranet Harde content wordt in veel gevallen ontwikkelt naar aanleiding van vragen, discussies en blogposts.
Zowel harde als zachte content is belangrijk voor medewerkers en de organisatie. Dat is namelijk informatie waarmee ze eenvoudiger taken kunnen voltooien. Bovendien draagt het goed delen van informatie bij aan compliancy.
 

Kennis is altijd vanzelfsprekend én onvanzelfsprekend

Het is belangrijk dat binnen een social intranet veel goede informatie wordt gedeeld. Immers, daarvan wordt uiteindelijk een deel vertaald naar harde content. Een manier om kennis te delen is delen waarmee men bezig is (working out loud).

 
 


7. Hoe kun jij het aanpakken?

Makkelijk resultaatgericht werken

In de basis moet jij ervoor zorgen dat mensen makkelijker kunnen werken doordat informatie voor hen beschikbaar komt en doordat ze weten wie welke kennis heeft.
 

Hou community’s in de gaten

Het is jouw taak om er binnen jouw verantwoordelijkheidsgebied op toe te zien dat informatie door mensen wordt gedeeld. Deel zelf ook informatie en luistert naar wat er speelt en wat mensen nodig hebben.

Met welke knelpunten hebben mensen te maken?
Aan welke informatie hebben ze behoefte?
Wat zijn de doelstellingen van de mensen?
Welke informatie vind de organisatie belangrijk om met mensen te delen?
Welke informatie wordt op het social web en social intranet binnen mijn domein ontwikkelt waar anderen mogelijk ook baat bij hebben?
Welke informatie wordt op het social web en social intranet buiten mijn domein ontwikkelt waar anderen mogelijk ook baat bij hebben?

 

Social intranet lijkt veel op het social web

Je kunt alleen maar luisteren naar wat er speelt als informatie wordt gedeeld. Je zal dus ervoor moeten zorgen dat voldoende mensen informatie brengen en voldoende mensen reageren. Zorg er dus voor levendigheid zoals je dat ook op het social web ziet.
 

Gebruik de ideeën die je tegenkomt

Belangrijke informatie moet je vertalen naar harde content. Dit doe je in samenspraak met een deskundigen en in overleg met de het management. Het management is verantwoordelijk voor de informatie binnen het domein of segment waar ze over gaat.
 

Luister en ga het gesprek aan

Jouw werk is erop gericht dat mensen hun werk beter kunnen doen doordat de informatievoorziening beter is. Ga dus luisteren,praten en netwerken binnen een enterprise social network, op het social web en ook op de werkvloer!

Gerelateerde trainingen

 

Incompanytraining Het Nieuwe Werken

Werk resultaatgericht en tijd- en plaatsonafhankelijk na de training Het Nieuwe Werken. 

Online samenwerken / social collaboration

Bereik meer door samen te werken met online community's en collaboration tools.

Gratis e-learning online samenwerken

Maak gratis kennis met de principes achter samenwerken met online community's.

Plan een kennismaking

Neem contact op!

Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.

Bel (085) 002 02 02

Voor vragen of een offerte

Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?

 

Contact

Meer weten over slim werken?