Resultaatgericht werken, social media en social intranet

1. Cursus social business: resultaatgericht werken met een enterprise social network / social intranet

de beste training social business en cursus community management

Informatie aanvragen


Inleiding

Een cursus time management leert mensen effectief en efficiënt werken. Het maakt mensen productiever maar er kan veel meer resultaat (en innovatie!) worden bereikt met de digital workplace waar een enterprise social network / social intranet deel van uitmaakt.

Als je dit artikel hebt gelezen begrijp je beter:

    • Hoe resultaatgericht werken eruit ziet voor een kenniswerker
    • Welke bijdrage een social intranet / enterprise social network biedt
    • Hoe het AIM model® op een overzichtelijke manier de context weergeeft.

     


    AIM model®: resultaatgericht werken met social intranet

    1. De basis van resultaatgericht werken

     

    1.1. Individuele verantwoordelijkheden, doelstellingen en ambities

    Iedere medewerker weet welke resultaten hij of zij individueel en in samenwerking met anderen wil bereiken. Het liefst op een zo effectief mogelijke manier waarbij met zo min mogelijk inspanning waarbij zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.

     

    1.2. Een groot deel van ons werk is kenniswerk

    Een groot deel van het werk is kenniswerk. Optimaal gebruik maken van elkaars kennis en informatie helpt daarbij. We kunnen informatie hergebruiken, door anderen laten verbeteren. Daarmee kunnen we ook voorkomen dat we dubbele acties uitvoeren.

     

    1.3. Acties, informatie en mensen

    Werken is het uitvoeren van activiteiten die ervoor zorgen dat te behalen resultaten worden bereikt. Om dit zo effectief mogelijk te doen moet men zichzelf de volgende vragen stellen:

    • Dragen de activiteiten waar ik nu mee bezig ben duidelijk aantoonbaar bij aan het bereiken van mijn doelstellingen?
    • Draagt de informatie die ik nu gebruik, verwerk of ontwikkel duidelijk aantoonbaar bij aan het bereiken van mijn doelstellingen?
    • Dragen de mensen in mijn netwerk duidelijk aantoonbaar bij aan het bereiken van mijn doelstellingen? 

    Als op bovenstaande vragen geen ‘ja’ kan worden geantwoord kunnen is het volgende aan de hand:

    • De doelstellingen zijn nog niet helder en concreet geformuleerd. Daar moet eerst voor worden gezorgd! Óf,
    • Men is bezig en niet productief. Verspilling van tijd en energie!

    Acties, mensen en informatie moeten bijdragen aan de te behalen resultaten op individueel niveau om die van de organisatie te bereiken.

     

    1.4. Resultaatgericht werken met een enterprise social network

    Mensen en informatie is waar het om draait! Doordat we met elkaar en elkaars kennis verbonden zijn kunnen we nog meer resultaat bereiken. Voorwaarde is wel dat er kennis en informatie wordt gebracht, verbetert, gevalideerd, gedeeld en vindbaar is.

     


    AIM model®: resultaatgericht werken met social intranet

    2. Resultaatgericht werken en het AIM model ®

    Het AIM model is ontwikkeld door Bas Hoorn van Timension. Het helpt mensen en organisatie om grip te krijgen op taken en projecten. Om resultaten te bereiken moeten taken worden voltooid. Een taak bestaat uit drie elementaire onderdelen:

     

    2.1. Acties

    Hieronder verstaan we dingen die mensen moeten doen in de meest brede zin van het woord. Denk aan een tekst schrijven; een planning maken; iets uitzoeken; et cetera. Een social intranet maakt een aantal van onze acties overbodig door betere kennisdeling.

     

    2.2. Informatie

    Hieronder verstaan we informatie in de meest brede zin van het woord. Denk aan besproken informatie tijdens een vergadering; een e-mail; een brief; et cetera. Kennis en informatie worden binnen een social intranet beter benut.

     

    2.3. Mensen

    Hieronder verstaan we de mensen in de meest brede zin van het woord. Denk hierbij aan bijvoorbeeld: collega’s burgers, bedrijven, leidinggevenden, leveranciers, et cetera. Sociale netwerken maken het makkelijker om ons met de juiste mensen te verbinden.

     

    2.4. Mensen + informatie = de kracht van social collaboration

    De social economy verbindt mensen en informatie. Dit is van elementair belang voor kenniswerk. Dat vereist wel dat mensen online goed met elkaar willen en kunnen samenwerken. Community management is daarbij onontbeerlijk.

     


    3. Digital workplace en resultaatgericht werken

     

    3.1. Wat is de digital workplace?

    De digital workplace zijn alle digitale middelen die medewerkers binnen een organisatie tot hun beschikking hebben om hun werk uit te voeren. Dat strekt zich uit van hardware, technologie als MS Outlook tot en met een social intranet / enterprise social network.

     

    3.2. Een enterprise social network maakt de digital workplace effectiever

    We werken vaker tijd- en plaatsonafhankelijk. Met een social intranet kunnen we met elkaar verbonden blijven. Door duidelijke en slimme afspraken te maken over hoe we kennis en informatie delen verbetert onze productiviteit.

     

    3.3. De digital workplace is / wordt gemeengoed; wen er maar aan!

    Ooit werden schrijfmachines vervangen door tekstverwerkers, Wordperfect en uiteindelijk Word. Het is gemeengoed dat medewerkers nu werken met Word. Met de digital workplace en in het bijzonder werken met een social intranet mag dat niet anders zijn.

     


    resultaatgericht werken met social intranet

    4. Resultaatgericht werken en ‘social’

     

    4.1. Individuele productiviteit is gelimiteerd; werk dus samen!

    Zelfs na een cursus time management is er een bovengrens aan iemands productiviteit. Door slimmer samen te werken met een social intranet kan de productiviteit worden verbeterd en spelen organisaties makkelijker in op veranderingen om hen heen..

     

    4.2. Wat doen we als we kenniswerken?

    Doelen bereik je door taken te voltooien. Om een taak te voltooien moet je dingen doen (acties); informatie verwerken of genereren en je werkt samen met of voor iemand. Een kenniswerker is 34% van de werktijd bezig met het verkrijgen van informatie.

     

    4.3. Kennis en kunde hergebruiken past bij resultaatgericht werken

    Het is dus mogelijk om ondanks voornoemde bovengrens productiever te worden. In een kenniseconomie zijn veel taken gerelateerd aan het genereren en verwerken van informatie. Door kennis en kunde te hergebruiken bereiken we meer.

     

    4.4. Resultaatgericht werken, Het Nieuwe Werken en Flexibel werken

    Resultaatgericht werken met social intranet is wat ons betreft een belangrijke pijler binnen Het Nieuwe Werken. We willen zo effectief mogelijk werken, waarbij met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.

     

    4.5. Resultaatgericht werken met social media en het social web

    Resultaatgericht werken moet binnen Het Nieuwe Werken worden ondersteund met social media, een enterprise social network / een social intranet. Een groot deel van het werk is immers kenniswerk: het (her)gebruiken, verwerken en/of creëren van informatie.

     

    4.6. Is het Enterprise social network, social intranet of social web?

    Het social web is voor iedereen toegankelijk. Denk aan LinkedIn, Facebook, Twitter, Reddit en ga zo maar door. Een enterprise social network wordt ook vaak social intranet genoemd. Het is een private omgeving binnen een organisatie.

    Het belangrijkste onderscheid is dat er sprake is van een openbare en private omgeving. in het kader van resultaatgericht werken is het van belang dat kennis en informatie zo optimaal mogelijk wordt gedeeld en benut. Dat kan binnen en buiten de organisatie.


    5. ‘Social’ werkt effectief en efficiënt

    Effectief werken impliceert dat aan de juiste dingen wordt gewerkt. Alle informatie, activiteiten met andere mensen (denk aan collega’s, leidinggevenden, burgers, bedrijven, etc.) én acties horen de productiviteit te verbeteren.

     

    5.1. Onderzoek McKinsey & Company

    Een onderzoek van McKinsey & Company toont aan dat social collaboration tools de productiviteit gemiddeld 20 tot 25% verbetert. Dat is een gemiddelde! Het kan dus nog beter wanneer we onderstaande aandachtspunten serieus nemen:

     

    5.2. Ook met een enterprise social network moet je prioriteiten stellen

    Wij werken effectief door alleen bezig te zijn met activiteiten, informatie en mensen die bijdragen aan onze SMART geformuleerde doelstellingen. Van daaruit stellen we prioriteiten:

    • Met wie verbinden we onszelf?
    • Welke informatie volgen we?

    5.3. Community management en grip op technologie

    Mensen werken goed samen wanneer ze elkaar vertrouwen. Leidinggevenden zullen ook aandacht moeten besteden aan (online) community management. Verder zullen medewerkers ook moeten begrijpen wat mogelijk is met de technologie.

     


    6. Sociaal resultaatgericht werken 

    Als wij spreken over ‘social’ of ‘sociaal’ in het kader van resultaatgericht werken bedoelen we werken met een sociaal (bedrijfs)netwerk. We hebben het dan niet over ‘zachte sociale omgangsvormen’. Zonder daar overigens iets aan af te willen doen.

    Het social web en social intranet brengt mensen en informatie bij elkaar. Het social web en social intranet zijn in feite een verzameling van mensen en informatie die ons van nut kunnen zijn in het bereiken van onze doelstellingen.

    Sommige informatie is ‘hard’ (denk aan regels) en sommige informatie is ‘zacht’ denk aan forums. En veel informatie is in ontwikkeling terwijl we werken en onze goede en slechte ervaringen delen zodat anderen on the fly ervan leren. Dat noemen we working out loud.

    resultaatgericht werken en een social intranet

    6.1 Harde en zachte content

    Binnen een sociaal intranet wordt gesproken over harde en zachte content.

    • Onder harde content verstaan we informatie die op het intranet is gepubliceerd. Het is door een inhoudelijk deskundige is getoetst op kwaliteit. Ook content die in opdracht van een contenteigenaar op het intranet is geplaatst noemen we harde content.
    • Onder zachte content verstaan we informatie die – zonder dat het a priori is getoetst door een inhoudelijk deskundige – aanwezig is binnen een sociaal intranet. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:
      • Discussies binnen community’s
      • Documenten die door samenwerking ontstaan (Wiki’s)
      • Reacties van medewerkers op harde content
      • Webpagina’s die als bladwijzer door medewerkers zijn geplaatst
      • Documenten die worden gedeeld binnen community’s

     

    6.2. Harde content vloeit vaak voort uit zachte content

    Voor het creëren van harde content is het vaak nodig om te weten wat er speelt. Dat komt bijna altijd tot uitdrukking binnen een sociaal intranet Harde content wordt in veel gevallen ontwikkelt naar aanleiding van vragen, discussies en blogposts.

    Zowel harde als zachte content is belangrijk voor medewerkers en de organisatie. Dat is namelijk informatie waarmee ze eenvoudiger taken kunnen voltooien. Bovendien draagt het goed delen van informatie bij aan compliancy.

     

    6.3. Resultaatgericht werken vereist dus dat we informatie delen

    Het is belangrijk dat binnen een social intranet veel goede informatie wordt gedeeld. Immers, daarvan wordt uiteindelijk een deel vertaald naar harde content. Een manier om kennis te delen is delen waarmee men bezig is (working out loud).

     


    7. Wat kun jij doen? Tips & tricks

     

    7.1. Hoe kunnen jij en anderen makkelijker resultaatgericht werken?

    In de basis moet jij ervoor zorgen dat mensen makkelijker kunnen werken doordat informatie voor hen beschikbaar komt en doordat ze weten wie welke kennis heeft.

     

    7.2. Weet wat er speelt en speel met wat je weet

    Het is jouw taak om er binnen jouw verantwoordelijkheidsgebied op toe te zien dat informatie door mensen wordt gedeeld. Deel zelf ook informatie en luistert naar wat er speelt en wat mensen nodig hebben:

    • Met welke knelpunten hebben mensen te maken?
    • Aan welke informatie hebben ze behoefte?
    • Wat zijn de doelstellingen van de mensen?
    • Welke informatie vind de organisatie belangrijk om met mensen te delen?
    • Welke informatie wordt op het social web en social intranet binnen mijn domein ontwikkelt waar anderen mogelijk ook baat bij hebben?
    • Welke informatie wordt op het social web en social intranet buiten mijn domein ontwikkelt waar anderen mogelijk ook baat bij hebben?

     

    7.3. Gebruik de dynamiek van het social web

    Je kunt alleen maar luisteren naar wat er speelt als informatie wordt gedeeld. Je zal dus ervoor moeten zorgen dat voldoende mensen informatie brengen en voldoende mensen reageren. Zorg er dus voor levendigheid zoals je dat ook op het social web ziet.

     

    7.4. Maak van zachte content harde content

    Belangrijke informatie moet je vertalen naar harde content. Dit doe je in samenspraak met een deskundigen en in overleg met de het management. Het management is verantwoordelijk voor de informatie binnen het domein of segment waar ze over gaat.

     

    7.5. Blijf nieuwsgierig

    Jouw werk is erop gericht dat mensen hun werk beter kunnen doen doordat de informatievoorziening beter is. Ga dus luisteren, praten en netwerken binnen een enterprise social network, op het social web en ook op de werkvloer!

     


    Training social intranet cursus social collaboration

    Training of begeleiding nodig?

    Wil jij social intranet inzetten om medewerkers en teams productiever en slimmer te laten werken? Wij kunnen je begeleiden en trainen. Informeer naar de mogelijkheden voor jouw organisatie. Bel (085) 002 02 02 of vul ons contactformulier in.

     


    training snellezen en mindmappen

    Ontvang tips & tricks

    Bereik net als ruim 5.000 andere professionals meer met minder moeite.