Een enterprise social network (ESN) is snel!

4. Cursus social business: je kunt veel sneller resultaten bereiken met een social intranet.

Inhoudsopgave

• Inleiding
• 1. Enterprise social netwerk of…?
• 2. Hoe snel is social intranet?
• 3. Zorg voor aantallen en veel activiteit
• 4. Leiders, linking pins en netwerken
• 5. Je bent zo sterk als je netwerk
• 6. Wees alert
• 7. Wat moet jij doen? Tips & tricks
• Heb je training of begeleiding nodig?
• Wil je op de hoogte blijven?

Inhoudsopgave

• Inleiding
• 1. Enterprise social netwerk of…?
• 2. Hoe snel is social intranet?
• 3. Zorg voor aantallen en veel activiteit
• 4. Leiders, linking pins en netwerken
• 5. Je bent zo sterk als je netwerk
• 6. Wees alert
• 7. Wat moet jij doen? Tips & tricks
• Heb je training of begeleiding nodig?
• Wil je op de hoogte blijven?

Inleiding

Op het social web en binnen een enterprise social network kan kennis en informatie snel worden gedeeld en gegenereerd. In dit artikel wordt uitgelegd welke functionaliteit je kunt inzetten om snel informatie te genereren zodat jij sneller en beter je taken kunt voltooien.

1. Enterprise social network of social intranet?

Een term die in plaats van social intranet ook kan worden gebruikt is enterprise social network. Vaak wordt het ook afgekort tot ESN en voorzien van een hashtag: #ESN. Een ander veelgebruikte term is sociaal netwerk of sociaal bedrijfsnetwerk.

1.1. Waarom een social intranet?

Het doel van een enterprise social network is dat mensen makkelijker kunnen werken door beter en sneller informatie met elkaar te delen. Bij goed gebruik werkt een social intranet versnellend, innoverend en bevordert het commitment en compliancy.

1.2. Stel dat je een groot project hebt

Dat in heel korte tijd gerealiseerd moet worden. Bovendien kent het project vele aspecten waar jij niet deskundig in bent. Hoe krijg jij jouw taak binnen de gestelde termijn voltooid? Met de kennis van anderen! Een social intranet verbindt jou met die kennis van anderen.

2. Hoe snel is een enterprise social network?

2.1. Een enterprise social network lijkt op het social web

Het social web en een enterprise social network hebben qua functionaliteit veel overeenkomsten. Denk aan: wiki’s, communities, fora, blogs, statusupdates, social networking, het delen van content en een zoekfunctie.

2.2. Is snelheid omgekeerd evenredig aan kwaliteit? Zeker niet!

Over het algemeen geldt: als heel snel een antwoord volgt op een vraag dan is het vaak een onnauwkeurig antwoord. Functionaliteit kan echter op verschillende manieren worden ingezet om toch goede informatie binnen redelijke tijd te vergaren:

2.2.1. Zoekfunctie binnen een enterprise social network

;

De zoekfunctie maakt vaak gebruik van algoritmen waarbij syntax leidend is. De zoekresultaten zijn vaak onnauwkeurig. De user intent waar bijvoorbeeld Google rekening mee houdt is binnen enterprise social networks minder verfijnd.

2.2.2. Reacties op je timeline binnen een enterprise social network

;

Als je content plaatst en vraagt om een inhoudelijke reactie duurt het vaak een dag of langer voordat je waardevolle respons hebt gekregen. Respons kan ook uitblijven. Het aantal actieve en deskundige volgers is bepalend voor de kwaliteit van de respons.

2.2.3. Forum binnen een enterprise social network

;

Een goed bezocht forum is heel nuttig om vragen in te stellen of te vragen om specifieke informatie. De snelheid is erg afhankelijk van de omvang van het aantal actieve leden.
Een voorbeeld op het social web is Reddit.

Voorkom versnippering. Fora met veel actieve leden zijn levendig en kennen korte responstijden. Fora met vergelijkbare doelstellingen of thematiek kunnen binnen een enterprise social network het beste samen worden gevoegd.

2.2.4. Een community binnen een enterprise social network

;

Een community beperkt zich niet tot een functionaliteit (zoals bijvoobeeld een forum). Een community kan net als op het social web, gebruik maken van verschillende functies en zowel virtueel als fysiek bestaan. Denk bijvoorbeeld aan een afdeling of team.

Een actieve community is heel nuttig om vragen in te stellen of te vragen om specifieke informatie. Ook zijn community’s geschikt voor verzoeken om content te beoordelen of aan te vullen.

Een community zal wel uit voldoende actieve leden moeten bestaan wil het van toegevoegde waarde zijn. Het advies is om community’s die veel op elkaar lijken bij elkaar te voegen. Hou de community ook actief!

2.2.5. Wiki’s binnen een enterprise social network

;

Samenwerken aan content kan ook door bijvoorbeeld mensen met uiteenlopende expertise uit te nodigen content vanuit hun perspectief aan te vullen met waardevolle informatie.

Daarbij is het wel van belang dat men de bereidheid heeft om mee te werken. Er wordt meer gevraagd dan alleen maar het geven van tips of verwijzingen naar de juiste informatie.

2.2.6. Eigen statusupdates binnen een enterprise social network

;

Jouw statusupdate zal zelden ertoe leiden dat mensen erop zullen reageren door zomaar informatie aan te bieden. Toch zijn statusupdates belangrijk. Door aan te geven waar je mee bezig bent op je werk laat je aan iedereen zien wat je expertise is.

Wanneer iedere medewerker zijn status deelt wordt netwerken en je juiste vrouw of man voor de juiste klus vinden veel makkelijker.

2.2.7. Statusupdates van anderen binnen een enterprise social network

;

Door statusupdates van anderen in de gaten te houden krijg je een beeld van iemand en de projecten waar die persoon mee bezig is. Dit kan je helpen om te bepalen of je deze persoon kunt benaderen met vragen om de juiste informatie.

Bovendien is het binnen veel enterprise social networks zo dat de zoekfunctie ook statusupdates checkt. Op het social web is dat ook het geval bij Facebook. Vaak is het ook mogelijk om een nieuwsfeed te koppelen aan iemands status. 

2.2.8. Nieuwsfeeds binnen een enterprise social network

;

Wanneer je nieuwsfeeds volgt is het belangrijk dat je mensen, tags, forums, communities, wiki’s en reacties volgt die samenhangen met jouw verantwoordelijkheden en taken.

Het zal niet onmiddellijk leiden tot specifieke informatie die bijdraagt aan jouw doelstellingen tenzij je bijvoorbeeld in een forum een vraag hebt gepost. In dat geval kun je namelijk op de hoogte worden gehouden of er reacties op jouw vraag komen.

Het grote voordeel van newsfeeds is dat je niet herhaaldelijk zelf rond moet kijken of er nieuwe ontwikkelingen zijn. Je wordt automatisch geïnformeerd wanneer er nieuwe content is in lijn met jouw interesses en verantwoordelijkheden.

Buiten een enterprise social network kun je gebruik maken van een RSS reader. Wij adviseren Feedly.com.

3. Zorg voor grote aantallen en veel activiteit

2.1. Elk social intranet heeft veel actieve deelnemers nodig

Naast de inzet van juiste technologie telt het aantal deelnemers: de kans om snel en goed informatie te verkrijgen is afhankelijk van het aantal actieve communityleden. Hoe groter de actieve groep, hoe groter de kans dat je snel aan de juiste kennis komt.

4. Leiders, linking pins en het social network

4.1. Richt je op leiders en linking pins in een enterprise social network

Naast het gebruik van de juiste functionaliteit en grote groepen is het ook verstandig om je te richten op leiders en linking pins:

4.1.1. Leiders binnen een enterprise social network

Iemand die binnen social media, een enterprise social network of community veel volgers heeft, beschouwen wij een leider. Wanneer een leider jouw vraag deelt met zijn volgers wordt de kans groter dat je binnen korte tijd over de juiste informatie beschikt.

4.1.2. Linking pins binnen een enterprise social network

Onder een linking pin verstaan we typische netwerkers. Deze mensen kennen altijd wel iemand met bepaalde eigenschappen, talenten of kennis. Wanneer je jouw vraag bij deze mensen neerlegt vergroot je ook de kans dat je snel aan de juiste informatie komt.

Daarnaast is actief netwerken ook belangrijk. Je kunt op twee manieren aan iemand vragen om informatie:

• “Beschik jij over informatie (specifiek omschrijven) die ik kan gebruiken bij mijn project (specifiek omschrijven)?”
• “Ken jij iemand die over informatie (specifiek omschrijven) beschikt die ik kan gebruiken bij mijn project (specifiek omschrijven)?”

De tweede manier van vragen is veel effectiever. Immers, wanneer iemand zelf over de betreffende informatie beschikt zal deze persoon dat sowieso aangeven. Maar deze manier van vragen doet ook een beroep op iemands netwerk.

4.1.3. De kracht van het netwerk is groter dan je denkt

Mensen hebben gemiddeld 200 mensen in hun netwerk. Wanneer je een dergelijke vraag toepast in een community bestaande uit 200 personen waarvan 20 echt actief zijn zou je dat als volgt kunnen formuleren:

• “Wie kent iemand in zijn netwerk die over informatie (specifiek omschrijven) beschikt die ik kan gebruiken bij mijn project (specifiek omschrijven)?”

In dit geval doe je een beroep op een netwerk dat 20 x 200 = 4.000 mensen groot is. Daarmee vergroot je dus de kans om snel over heel bruikbare informatie te beschikken.

5. Je bent zo snel als je netwerk

• Benut de juiste functionaliteit (en dat hoeft zich dus niet te beperken tot één).
• Benader grote groepen actieve mensen (wel in de juiste communities, fora, etc. Ook dat hoeft zich niet te beperken tot één)
• Benader ook de juiste mensen (leiders, linking pins)
• En als je specifiek op zoek bent naar informatie: ga netwerken! Vraag of mensen iemand in hun netwerk kennen die jou verder kan helpen.

6. Blijf alert binnen het social intranet

6.1. Hou in de gaten of er reacties komen

Het kan zijn dat jij je vraag op verschillende plaatsen hebt uitgezet. Je bent dan heel gericht op zoek naar informatie en je wilt natuurlijk in de gaten houden of er reacties komen op jouw vraag.

6.2. Maak binnen je sociaal bedrijfsnetwerk gebruik van nieuwfeeds

Om te voorkomen dat je iedere keer opnieuw moet kijken of er is gereageerd kun je gebruik maken van nieuwsfeeds. Een nieuwsfeed is een overzicht van updates. Je kunt je abonneren op nieuwsfeeds van de volgende typen informatie:

Reacties
Bijvoorbeeld op jouw vragen en berichten;

Personen
Bijvoorbeeld de personen die van belang zijn voor jouw project/taak;

Blogs
Waarin jij bijvoorbeeld de voortgang van een project beschrijft;

Community’s
Waarin onderwerpen die voor jou relevant zijn aan de orde zijn;

Bestanden
Jouw bestanden waar je feedback op vraagt;

Fora
Waar je op de hoogte blijft wat er allemaal speelt wat voor jou van belang is;

Wiki’s
Waar je samen met anderen aan content kunt werken;

Tags
Waarmee je op de hoogte blijft van alle informatie die samenhangt met een steekwoord.

6.3. Je kunt op twee manieren omgaan met nieuwsfeeds

6.3.1. Het enterprise social network  kan jou automatisch informeren

Je plaatst content op verschillende plaatsen en je wacht tot er reactie op volgt. Op deze manier maak je het proces efficiënt: je wordt namelijk automatisch geattendeerd op respons.

6.3.2. Gebruik heuristiek: ga vinden in plaats van zoeken!

Volg informatie die binnen je interessesfeer valt en maak gebruik van heuristiek. Dat is een methode die niet uitgaat van ‘zoeken naar informatie’ maar van ‘informatie vinden’. Je laat als het ware gefilterd informatie vanzelf op je afkomen.

Maak gebruik van een aantal criteria die samenhangen met je verantwoordelijkheden en doelen. Daardoor kom je vaak uit bij informatie waar je niet specifiek naar op zoek was maar die voor jou wel waardevol is. Het is te vergelijken met Google Alerts.

7. Wat moet jij doen? Tips & tricks

7.1. De juiste mensen en groepen binnen een social intranet

Om optimaal gebruik te maken van snelheid van een enterprise social network zorg je ervoor dat je gebruik maakt van:

• De juiste functionaliteit
• De omvang van een of meerdere grote groepen mensen
• De juiste mensen
• Netwerken!

7.2. Blijf alert binnen een enterprise social network

7.2.1. Gebruik de juiste functionaliteit om informatie te verzamelen

Zoekmachines bieden vaak niet alle informatie die jij nodig hebt. Daarom is het verstandig om binnen een enterprise social network ook andere functionaliteit  te gebruiken. Zorg er wel voor dat je vinger aan de pols houdt.

7.2.2. Gebruik de nieuwsfeeds

Gebruik voor je zoektocht naar informatie Nieuwsfeeds en abonneer je op de nieuwsfeeds van de juiste mensen en de content die je hebt geplaatst en waarop je een reactie wilt.

7.2.3. Maak gebruik van heuristiek

Zorg er ook voor dat je op de hoogte blijft over onderwerpen die samenhangen met jouw verantwoordelijkheden. Abonneer je dus ook op nieuwsfeeds die daar mee samenhangen en gebruik op het social web RSS feeds (via bijvoorbeeld feedly.com) en Google Alerts.