Van e-mail een taak maken in Outlook

Omdat een e-mail vaak om actie vraagt kun je er een taak van maken in MS Outlook

Werk als een PRO!

Werk effectiever en efficiënter na de cursus time management. Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Bereik meer met minder moeite.

Inschrijven
Incompanyofferte

Inhoudsopgave

Waarom taken maken in Outlook?

Het werkt breinvriendelijk

Het is aangetoond dat als je een takenlijst bijhoudt 20% tot 30% meer bereikt dan mensen die dat niet doen. De onderliggende redenen daarvoor zijn helder:

Je vergeet geen taken
Je hoeft je brein niet te belasten met onthouden
Je kunt beter prioriteiten stellen als je te druk bent
Je kunt taken slim in je Outlook agenda plannen

Overzicht creëren en taken op de juiste manier beheren is niet voor niets één van de onderdelen die worden getraind in een cursus timemanagement.

Taak maken van e-mail in Outlook

Een simpele tijdbesparende handeling

E-mails zijn in 9 van de 10 gevallen zogenaamde call to actions: je moet er wat mee doen. Er vloeit dus vaak een taak uit voort.

Het is dan ook logisch om van e-mail een nieuwe taak te maken. Binnen elke versie van Outlook en Office 365 gaat dat heel makkelijk.

In de video zie je dat je een bericht kunt verslepen naar het taken icon. Dat werkt heel goed want er wordt meteen een takenvenster geopend.

Een venster waarmee je een nieuwe taak kunt maken opent. Het onderwerp van het e-mailbericht en de tekst zijn al in de taak vermeld. Het werkt snel en simpel!

Tip: maak een goede omschrijving

Voorkom onnodig dubbel werk

Als je een taak maakt wordt in het onderwerpveld het subject van de e-mail gebruikt. Het advies is om dat onderwerp aan passen. Beschrijf het als volgt:

[benodige tijd] – [wat jij moet doen] – [subject]

Denk aan:

90 – Reageren op doc training Martine – Voorstel ZT

Ik geef aan anderhalf uur nodig te hebben om een voorstel van een collega te lezen. Waarom is dit een handige manier van werken?

Als een taak een tijdje geleden is gemaakt ben je vaak vergeten wat je moet doen. Je hoeft de e-mail niet opnieuw te lezen als jouw taak specifiek beschrijft.

Door een inschatting van de benodigde tijd te maken kan ik makkelijker plannen in de agenda. Ik hoef niet de originele e-mail te lezen om een inschatting te maken.