Van e-mail een taak maken in Outlook

Omdat een e-mail vaak om actie vraagt maak je er een taak van in Outlook.

Taak maken van e-mail in Outlook

Waarom taken maken in Outlook?

Het werkt breinvriendelijk


Het is aangetoond dat als je een takenlijst bijhoudt 20% tot 30% meer bereikt dan mensen die dat niet doen. De onderliggende redenen daarvoor zijn helder:

– Je vergeet geen taken
– Je hoeft je brein niet te belasten met onthouden
– Je kunt beter prioriteiten stellen als je te druk bent
– Je kunt taken slim in je Outlook agenda plannen

Overzicht creëren en taken op de juiste manier beheren is niet voor niets één van de onderdelen die worden getraind in een cursus timemanagement.

Taak maken van e-mail in Outlook

Een simpele tijdbesparende handeling


E-mails zijn in 9 van de 10 gevallen zogenaamde call to actions: je moet er wat mee doen. Er vloeit dus vaak een taak uit voort.

Het is dan ook logisch om van e-mail een nieuwe taak te maken. Binnen elke versie van Outlook en Office 365 gaat dat heel makkelijk.

In de video zie je dat je een bericht kunt verslepen naar het taken icon. Dat werkt heel goed want er wordt meteen een takenvenster geopend.

Een venster waarmee je een nieuwe taak kunt maken opent. Het onderwerp van het e-mailbericht en de tekst zijn al in de taak vermeld. Het werkt snel en simpel!

Tip: maak een goede omschrijving

Voorkom onnodig dubbel werk


Als je een taak maakt wordt in het onderwerpveld het subject van de e-mail gebruikt. Het advies is om dat onderwerp aan passen. Beschrijf het als volgt:

[benodige tijd] – [wat jij moet doen] – [subject]

Denk aan:

90 – Reageren op doc training Martine – Voorstel ZT

Ik geef aan anderhalf uur nodig te hebben om een voorstel van een collega te lezen. Waarom is dit een handige manier van werken?

Als een taak een tijdje geleden is gemaakt ben je vaak vergeten wat je moet doen. Je hoeft de e-mail niet opnieuw te lezen als jouw taak specifiek beschrijft.

Door een inschatting van de benodigde tijd te maken kan ik makkelijker plannen in de agenda. Ik hoef niet de originele e-mail te lezen om een inschatting te maken.

Heeft je e-mail bijlagen?

Gebruik de rechter muisknop!


Je kunt ook makkelijk een Outlook taak maken van een e-mail met een bijlage. Dat doe je ook door te slepen alleen druk je dan de andere muisknop in. 

E-mail en MS Outlook tips & tricks

Werk slimmer met MS Outlook


Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen

Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook

Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd

Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen

Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën

Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail

Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak

Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken

Outlook tip 09: Taken in de Outlook agenda tonen

Outlook tip: e-mail coaching tips

Plan een kennismaking

Neem contact op!

Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.

Bel (085) 002 02 02

Voor vragen of een offerte

Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?

 

Contact

Meer weten over slim werken?

Klassikale training
Verantwoord klassikaal leren

De klassikale bijeenkomsten kenmerken zich door een actieve en energieke didactiek. Door afwisseling in het programma vliegt de training voorbij en is het leerrendement onverminderd hoog.

Tussen en na de trainingsbijeenkomsten kun je gebruik maken van de online community. Hier kun je ervaringen met medecursisten en je trainers uitwisselen.

Trainingen en cursussen worden in lijn met richtlijnen van het RIVM en de veiligheidsregio verzorgd. Als een klassikale training vanwege het coronavirus niet kan worden voortgezet wordt naadloos overgegaan naar live online trainen. Onbenutte uitgaven voor het arrangement crediteren we.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.

Online classrooms
Live online bijeenkomsten

Alle incompany- en open trainingen worden ook als live online bijeenkomsten aangeboden. De dynamiek van een live online bijeenkomst is anders is dan die van een klassikale training. De planning en didactiek worden daarop aangepast.

Een dag klassikale training is gelijk aan 2 dagdelen live online training met een tussenpoos van een week. Tijdens een live online bijeenkomst wordt uitleg afgewisseld met oefeningen en breakout sessies.

Tussen de online bijeenkomsten pas je het geleerde toe in de praktijk. Je wordt via de online community gecoacht door je trainer. Ook kun je ervaringen uitwisselen met je medecursisten en leren van hun ervaringen.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.