Een Outlook taak maken met bijlage

Meer overzicht en efficiency als je attachments toevoegt aan een taak.

Een bijlage toevoegen aan een taak in MS Outlook

Een Outlook taak met bijlage maken

Meer overzicht en minder zoekwerk


Een belangrijk onderdeel in de voorbereiding is het overzichtelijk verzamelen van  informatie die je nodig hebt om je taak uit te kunnen voeren.

Deze informatie kun je koppelen aan je taak. Je kunt een Outlook taak met een of meer bijlagen maken. Er zijn twee soorten bijlagen:

01. Outlook items: dat zijn e-mails, andere taken (met daarin ook weer een of meerdere bijlagen).

02. Bestanden zoals Word documenten, afbeelingen, Excelfiles, PDF’s enzovoort.

Het is slim om taken met bijlagen te maken. Het zorgt ervoor dat je overzichtelijk werkt. Als je begint aan een taak heb je meteen alle benodigde informatie.

Zeker wanneer je pas over enkele weken een taak gaat uitvoeren is het aan te raden om nu al een Outlook taak met bijlage te maken.

Het kost namelijk veel meer tijd en moeite om informatie te verzamelen op het moment dat je aan een taak gaat beginnen.

Tip: maak een goede omschrijving

Voorkom onnodig dubbel werk


Als je een taak maakt wordt in het onderwerpveld het subject van de e-mail gebruikt. Het advies is om dat onderwerp aan passen. Beschrijf het als volgt:

[benodige tijd] – [wat jij moet doen] – [subject]

Denk aan:

30 – Reageren op offerte BCN – Voorstel 180233

Ik geef aan een half uur nodig te hebben om een offerte van een leverancier te lezen en te reageren. Waarom is dit een handige manier van werken?

Als een taak een tijdje geleden is gemaakt ben je vaak vergeten wat je moet doen. Je hoeft de e-mail niet opnieuw te lezen als jouw taak specifiek beschrijft.

Door een inschatting van de benodigde tijd te maken kan ik makkelijker plannen in de agenda. Ik hoef niet de originele e-mail te lezen om een inschatting te maken.

Overzicht over je taken houden

De agenda in plaats van de takenlijst


Persoonlijk vind ik de takenlijst niet heel interessant. Alleen wanneer ik op hetzelfde moment werk aan meerdere complexe projecten komt het van pas.

Ik wil wel mijn taken over de werkweerk kunnen plannen; Outlook taken wil ik in de agenda zetten. Dat kan vanzelf wanneer ik de juiste instellingen doorvoer.

E-mail en MS Outlook tips & tricks

Werk slimmer met MS Outlook


Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen

Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook

Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd

Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen

Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën

Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail

Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak

Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken

Outlook tip 09: Taken in de Outlook agenda tonen

Outlook tip: e-mail coaching tips

Plan een kennismaking

Neem contact op!

Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.

Bel (085) 002 02 02

Voor vragen of een offerte

Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?

 

Contact

Meer weten over slim werken?

Klassikale training
Verantwoord klassikaal leren

De klassikale bijeenkomsten kenmerken zich door een actieve en energieke didactiek. Door afwisseling in het programma vliegt de training voorbij en is het leerrendement onverminderd hoog.

Tussen en na de trainingsbijeenkomsten kun je gebruik maken van de online community. Hier kun je ervaringen met medecursisten en je trainers uitwisselen.

Trainingen en cursussen worden in lijn met richtlijnen van het RIVM en de veiligheidsregio verzorgd. Als een klassikale training vanwege het coronavirus niet kan worden voortgezet wordt naadloos overgegaan naar live online trainen. Onbenutte uitgaven voor het arrangement crediteren we.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.

Online classrooms
Live online bijeenkomsten

Alle incompany- en open trainingen worden ook als live online bijeenkomsten aangeboden. De dynamiek van een live online bijeenkomst is anders is dan die van een klassikale training. De planning en didactiek worden daarop aangepast.

Een dag klassikale training is gelijk aan 2 dagdelen live online training met een tussenpoos van een week. Tijdens een live online bijeenkomst wordt uitleg afgewisseld met oefeningen en breakout sessies.

Tussen de online bijeenkomsten pas je het geleerde toe in de praktijk. Je wordt via de online community gecoacht door je trainer. Ook kun je ervaringen uitwisselen met je medecursisten en leren van hun ervaringen.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.