Een Outlook taak maken met bijlage

Je hebt meer overzicht en je werkt efficiënt als je attachments toevoegt aan een taak

Een bijlage toevoegen aan een taak in MS Outlook

Werk als een PRO!


Werk effectiever en efficiënter na de cursus time management. Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Bereik meer met minder moeite.

Een Outlook taak met bijlage maken

Meer overzicht en minder zoekwerk


Een belangrijk onderdeel in de voorbereiding is het overzichtelijk verzamelen van  informatie die je nodig hebt om je taak uit te kunnen voeren.

Deze informatie kun je koppelen aan je taak. Je kunt een Outlook taak met een of meer bijlagen maken. Er zijn twee soorten bijlagen:

  • Outlook items: dat zijn e-mails, andere taken (met daarin ook weer een of meerdere bijlagen).
  • Bestanden zoals Word documenten, afbeelingen, Excelfiles, PDF’s enzovoort.

Het is slim om taken met bijlagen te maken. Het zorgt ervoor dat je overzichtelijk werkt. Als je begint aan een taak heb je meteen alle benodigde informatie.

Zeker wanneer je pas over enkele weken een taak gaat uitvoeren is het aan te raden om nu al een Outlook taak met bijlage te maken.

Het kost namelijk veel meer tijd en moeite om informatie te verzamelen op het moment dat je aan een taak gaat beginnen.

 

Tip: maak een goede omschrijving

Voorkom onnodig dubbel werk


Als je een taak maakt wordt in het onderwerpveld het subject van de e-mail gebruikt. Het advies is om dat onderwerp aan passen. Beschrijf het als volgt:

[benodige tijd] – [wat jij moet doen] – [subject]

Denk aan:

30 – Reageren op offerte BCN – Voorstel 180233

Ik geef aan een half uur nodig te hebben om een offerte van een leverancier te lezen en te reageren. Waarom is dit een handige manier van werken?

Als een taak een tijdje geleden is gemaakt ben je vaak vergeten wat je moet doen. Je hoeft de e-mail niet opnieuw te lezen als jouw taak specifiek beschrijft.

Door een inschatting van de benodigde tijd te maken kan ik makkelijker plannen in de agenda. Ik hoef niet de originele e-mail te lezen om een inschatting te maken. 

 

Overzicht over je taken houden

De agenda in plaats van de takenlijst


Persoonlijk vind ik de takenlijst niet heel interessant. Alleen wanneer ik op hetzelfde moment werk aan meerdere complexe projecten komt het van pas.

Ik wil wel mijn taken over de werkweerk kunnen plannen; Outlook taken wil ik in de agenda zetten. Dat kan vanzelf wanneer ik de juiste instellingen doorvoer.

 

E-mail en MS Outlook tips & tricks

Werk slimmer met MS Outlook


Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen

Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook

Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd

Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen

Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën

Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail

Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak

Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken

Outlook tip 09: Taken in de Outlook agenda tonen

Outlook tip: e-mail coaching tips

Gerelateerde trainingen

Veel bezoekers zijn geïnteresseerd in een van onderstaande cursussen:

Cursus time management met Outlook | 2-daagse training

Leer effectief en efficient werken in combinatie met MS Outlook. Vraag informatie aan voor de cursus time management met Outlook.

Open training time management | 2-daagse training

In de cursus time management leer je effectief en efficiënt werken. Je bereikt meer resultaten met minder moeite en je voorkomt onnodige werkdruk.

Open training
Incompanytraining

Gratis training timemanagement | E-learning

In de gratis cursus time management leer via een app op je smartphone. Leer doelen formuleren, prioriteiten stellen en breinvriendelijk werken.