Hoe moet je nieuwe mappen maken in Outlook?

Nieuwe mappen maken in de nieuwe Outlook is eenvoudig.

Nieuwe map maken in Outlook mail

Nieuwe mappen maken in Outlook

Met minder mappen meer overzicht


Een nieuwe map maken in Outlook mail is makkelijk. Of je met office 365, met MS Outlook 2016 of eerdere versie werkt maakt niet uit. Het werkt overal hetzelfde!

In de training time management leren wij cursisten hoe ze slimme mappen maken in Outlook. Het is de bedoeling dat alle berichten snel gevonden kunnen worden.

Tip: Maak gebruik van maar 4 mappen in Outlook. Drie voor je workflow en één als archief voor afgehandelde e-mailberichten. Dat werkt in de praktijk heel goed.

Als je teveel mappen hebt raak je het overzicht kwijt. een e-mail naar een map verplaaten moet je snel doen zonder lang na te denken waar je het wilt opslaan.

Teveel mappen in Outlook zorgen ervoor dat je e-mails ‘te goed’ gaat opruimen. Zo goed zelfs dat het moeite kost om de e-mails na verloop van tijd terug te vinden.

In deze video laat ik je zien wat handige mappen zijn om snel je inbox op orde te krijgen. Het maken van mappen in Outlook is typisch een geval van ‘less is more’.

Welke mappen maak je niet in Outlook?

‘Divers’, ‘Overig’ e.d. zijn uit den boze


Pro tip: Mappen met namen als ‘Overig’, ‘Divers’ en ga zo maar door, zijn uit den boze.

Deze mappen worden vaak het grootst en worden verkapte takenlijsten die voor onrust zorgen.

Als je een nieuwe map maakt in Outlook Mail is het de bedoeling dat je beschrijft wat de status is (workflow).

Gebruik in de Outlook mail de volgende 4 mappen:

– Urgent: deze e-mails handel je vandaag af.
– Plannen: de afhandeling plan je.
– Delegeren: de afhandeling moet een ander doen.
– Opgeruimd: hier archiveer je afgehandelde e-mails.

In één oogopslag moet duidelijk zijn waar je welke informatie moet opbergen en kunt vinden.

Voor verzonden items hoef je geen map te maken. En voor verwijderde items evenmin. Ongewenste e-mail gooi je weg.

E-mail en MS Outlook tips & tricks

Werk slimmer met MS Outlook


Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen

Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook

Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd

Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen

Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën

Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail

Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak

Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken

Outlook tip 09: Taken in de Outlook agenda tonen

Outlook tip: e-mail coaching tips

Plan een kennismaking

Neem contact op!

Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.

Bel (085) 002 02 02

Voor vragen of een offerte

Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?

 

Contact

Meer weten over slim werken?

Klassikale training
Verantwoord klassikaal leren

De klassikale bijeenkomsten kenmerken zich door een actieve en energieke didactiek. Door afwisseling in het programma vliegt de training voorbij en is het leerrendement onverminderd hoog.

Tussen en na de trainingsbijeenkomsten kun je gebruik maken van de online community. Hier kun je ervaringen met medecursisten en je trainers uitwisselen.

Trainingen en cursussen worden in lijn met richtlijnen van het RIVM en de veiligheidsregio verzorgd. Als een klassikale training vanwege het coronavirus niet kan worden voortgezet wordt naadloos overgegaan naar live online trainen. Onbenutte uitgaven voor het arrangement crediteren we.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.

Online classrooms
Live online bijeenkomsten

Alle incompany- en open trainingen worden ook als live online bijeenkomsten aangeboden. De dynamiek van een live online bijeenkomst is anders is dan die van een klassikale training. De planning en didactiek worden daarop aangepast.

Een dag klassikale training is gelijk aan 2 dagdelen live online training met een tussenpoos van een week. Tijdens een live online bijeenkomst wordt uitleg afgewisseld met oefeningen en breakout sessies.

Tussen de online bijeenkomsten pas je het geleerde toe in de praktijk. Je wordt via de online community gecoacht door je trainer. Ook kun je ervaringen uitwisselen met je medecursisten en leren van hun ervaringen.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.