Een nieuwe map maken in Outlook

Een nieuwe map maken in Outlook

Met minder mappen meer overzicht

Een nieuwe map maken in Outlook mail is makkelijk. Of je met office 365, met MS Outlook 2016 of eerdere versie werkt maakt niet uit. Het werkt overal hetzelfde!

In de training time management leren wij cursisten om de juiste mappen te maken. Het is de bedoeling dat alle berichten snel gevonden kunnen worden.

Je maakt gebruik van maar 4 mappen. Drie voor je workflow en één als archief voor afgehandelde e-mailberichten. Dat werkt in de praktijk heel goed.

Als je teveel mappen hebt raak je het overzicht kwijt. een e-mail naar een map verplaaten moet je snel doen zonder lang na te denken waar je het wilt opslaan.

Teveel mappen in Outlook zorgen ervoor dat je e-mails ‘te goed’ gaat opruimen. Zo goed zelfs dat het moeite kost om de e-mails na verloop van tijd terug te vinden.

In deze video laat ik je zien wat handige mappen zijn om snel je inbox op orde te krijgen. Het maken van mappen in Outlook is typisch een geval van ‘less is more’.

Welke map maak je niet in Outlook?

‘Divers’, ‘Overig’ e.d. zijn uit den boze

Pro tip: Mappen met namen als ‘Overig’, ‘Divers’ en ga zo maar door, zijn uit den boze.

Deze mappen worden vaak het grootst en worden verkapte takenlijsten die voor onrust zorgen.

Als je een nieuwe map maakt in Outlook Mail is het de bedoeling dat je beschrijft wat de status is (workflow).

Gebruik in de Outlook mail de volgende 4 mappen:

• Urgent: deze e-mails handel je vandaag af.
• Plannen: de afhandeling plan je.
• Delegeren: de afhandeling moet een ander doen.
• Opgeruimd: hier archiveer je afgehandelde e-mails.

In één oogopslag moet duidelijk zijn waar je welke informatie moet opbergen en kunt vinden.

Voor verzonden items hoef je geen map te maken. En voor verwijderde items evenmin. Ongewenste e-mail gooi je weg.

E-mail en MS Outlook tips & tricks

Werk slimmer met MS Outlook

Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen

Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook

Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd

Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen

Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën

Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail

Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak

Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken

Outlook tip 09: Taken in de Outlook agenda tonen

Outlook tip: e-mail coaching tips