‘Nee’ zeggen tegen je baas. Hoe doe je dat als je te veel werk hebt?

Wanneer en hoe zeg je op een diplomatieke manier ‘nee’ tegen je baas?

Nee zeggen tegen je baas

Zeg jij wel eens onbedoeld ‘ja’?

Terwijl je eigenlijk ‘nee’ wil zeggen?


Veel mensen vinden ‘nee’ zeggen tegen hun baas moeilijk. Sterker nog: veel bazen vinden ‘nee’ zeggen tegen hun leidinggevende ook lastig.

Heb je wel eens op een vrije dag gewerkt omdat jij ‘nee’ zeggen tegen je baas lastig vindt? Of omdat je wil laten zien dat je een loyale medewerker bent?

Veel mensen moeten eigenlijk vaker ‘nee’ zeggen. Maar dat vinden ze moeilijk. Ook omdat ze denken dat ze dan niet aardig gevonden worden.

Oei! ‘Nee’ zeggen tegen je baas!

Soms is ‘ja zeggen nog vervelender


De baas is niet voor niets de baas! Dus je kunt niet zomaar ‘nee’ zeggen tegen je baas. Toch zijn er veel situaties waarbij het verstandig is om wel te doen.

Doe dat op een open en correcte manier. Kies niet voor een passieve communicatiestijl als je een goede reden hebt om ‘nee’ te zeggen.

Het is zeker niet de bedoeling dat je, met je hakken in het zand,  elk verzoek afwijst. ‘Nee’ zeggen tegen je baas kan in een aantal gevallen zelfs tegen je werken.

Maar ‘ja’ zeggen kan ook tegen je werken. Bijvoorbeeld omdat je dan een belofte doet die je niet na kunt komen. Hoe zeg je dan goed ‘nee’ tegen je baas?

Nee zeggen tegen je baas

Download pdf

Stap 1: wees benaderbaar

Eerst moet je weten wat je baas wil


Als de werkdruk hoog is, dan is de verleiding groot om je star op te stellen. Je besluit staat net nu je bezig bent vast: je zal ‘nee’ zeggen tegen je baas!

Of ben je niet assertief genoeg en snel overrompeld? Of ben je druk aan het werk en neem je niet de tijd om goed te luisteren en zeg je te snel ‘ja’? Herkenbaar?

De meeste leidinggevenden die ik ken hebben het goed voor met hun mensen. Ze zien bepaalde taken of projecten als een middel om jou verder te ontwikkelen.

Wat heel goed kan is dat een leidinggevende écht niet weet dat je teveel werk hebt. Het is dan niet verkeerd bedoeld om een project bij jou neer te leggen.

Wees open, benaderbaar en bereid om serieus het gesprek aan te gaan. Ga uit van het principe ‘ik ben ok, jij bent ok‘en zoek de win win situatie.

Stap 2: Ga het gesprek aan

Bepaal je verantwoordelijkheden


Wanneer kun je ‘nee’ zeggen tegen je baas? Dat kan pas als je weet dat het verzoek niet bijdraagt aan jouw doelen of hoort bij jouw verantwoordelijkheden.

Als je geen ‘nee’ zegt en de taak oppakt heb je dus minder tijd en energie over om te werken aan de taken die écht belangrijk zijn..

Vraag jezelf af hoe je wordt beoordeeld. Volgens mij op het bereiken van resultaten waar je wel verantwoordelijk voor bent.

Je moet weten waar je verantwoordelijk voor bent en ga van daaruit prioriteiten stellen. In een gesprek samen met je leidinggevende gaat dat makkelijker.

Wat is de vraag achter de vraag?

Probeer eerst de ander te begrijpen


Je zal dus het gesprek moeten aangaan. Vraag je eerst af wat de vraag achter de vraag is. Of liever gezegd: het doel achter het doel.

Het kan namelijk zo zijn dat er snellere of makkelijkere manieren zijn om de hoger gelegen doelstelling te bereiken. Ga het gesprek aan om daarachter te komen. 

Weet waar je van bent

Dan kun je makkelijker ‘nee’ zeggen


Achterhaal de vraag achter de vraag, de te bereiken doelstelling tot jouw verantwoordelijkheden behoort. Je kunt je kostbare tijd maar een keer besteden.

Als dat niet zo is kun je jezelf afvragen of het beter bij iemand anders past. Je kunt dan voorstellen om de taak te delegeren of door te geven aan een ander.

Geef ook aan wie je erbij betrekt. Je hoeft niet zelf voor de uitvoering te zorgen maar ondertussen ‘ontzorg’ je wel jouw leidinggevende.

Als je niet weet bij wie je het kan neerleggen kun je ‘nee’ zeggen tegen je baas en geef je de taak terug. Leg wel uit waarom je ‘nee’ zegt.

Teveel werkvoorraad

Een reden om ‘nee’ te zeggen


Hoort het wel bij jouw verantwoordelijkheden maar wordt door dit verzoek jouw werkdruk te hoog dan zal je moeten onderhandelen.

Zorg ervoor dat je een duidelijk overzicht hebt van alle taken waar je aan werkt. Laat aan de hand van je takenlijst zien welke taken volgens jou urgent zijn.

De Eisenhower matrix / prioriteitenmatrix is daarvoor een uitstekend hulpmiddel. Of je maakt een overzicht van je taken in bijvoorbeeld MS Outlook.

Tip: als je dat tot in de puntjes wil beheersen kun je overwegen onze cursus time management met MS Outlook te volgen.

Ga aan de hand van dit overzicht met je leidinggevende bepalen welke taken op een later dan oorspronkelijk afgesproken datum kunnen worden afgerond.

Overleg samen welke taken je wanneer voltooit. Zo ontstaat ruimte om aan het nieuwe verzoek tegemoet te kunnen komen. 

Beschrijf het eindresultaat SMART

Maak duidelijke afspraken


Wanneer je werkvoorraad te omvangrijk is en geen enkele van je huidige taken later kan worden opgeleverd moet je ‘nee’ zeggen tegen je baas.

Kunnen een of meerdere taken wel later worden opgeleverd dan is het heel handig als je het eindresultaat van je nieuwe taak SMART methode beschrijft.

Maak het specifiek

Voorkom onnodig werk


Probeer de verwachtingen van je leidinggevende te vertalen naar een heel concrete beschrijving van het doel dat bereikt moet worden.

Wanneer je baas er niet zelf mee komt moet je daar echt naar vragen. Dat hoeft helemaal niet op een plechtstatige en formele manier.

Door het eindresultaat heel specifiek te beschrijven voorkom je dat er onnodig werk wordt uitgevoerd. Dat hoeft vaak niet meer dan 5 minuten te duren.

Heb je een duidelijk beeld van hoe het eindresultaat eruit moet komen te zien dan zou je dat nog in een e-mail kunnen bevestigen aan je leidinggevende.

Bovendien zorgt een schriftelijke uitwerking ervoor dat een taak of project minder vrijblijvend wordt geformuleerd.

Wanneer het niet mogelijk is om een specifiek eindresultaat te formuleren heeft het geen zin om aan deze taak te werken.

Het risico is dan te groot dat het eindresultaat niet aan de verwachtingen voldoet. Je kan dan met goed fatsoen nee zeggen tegen je baas. 

Maak het meetbaar

Voorkom onnodig werk


Bepaal ook wat de criteria zijn die bepalen of een doel wel of niet bereikt is. Wanneer is een taak écht af? Aan welke eisen moet zijn voldaan?

Als het moeilijk is om dat voor een hele taak te benoemen kun je deze taak opdelen in acties. Per actie bepaal je de eisen waaraan het moet voldoen.

Door een resultaat meetbaar te maken zorg je ervoor dat jij noch je leidinggevende te maken krijgen met een never ending story.

Krijg je het samen niet concreet en meetbaar dan kun je er gerust een nachtje over slapen en samen nog een keer in gesprek gaan om de criteria te bepalen. 

Zorg dat het acceptabel is

Voorkom onnodig werk


Gebruik je gezonde verstand! Is het wel slim om aan dit project te werken of om het voorrang te geven terwijl er andere nog veel belangrijkere taken en projecten zijn?

Is de doelstelling van dit project wel zinnig of nuttig? Zo niet, dan kan je ‘nee’ zeggen tegen je baas. Leg wel uit waarom je ‘nee’ moet zeggen.

Wees realistisch

Werk alleen aan haalbare taken


Krijg je genoeg tijd, budget en ondersteuning? Kun je het aan? Beschik je over de juiste kennis, vaardigheden en ervaring? Werk je met competente collega’s?

Denk na over alle factoren die meespelen en bepaal of het gestelde doel haalbaar is. Zo niet, ook dan is ‘nee’ zeggen tegen je baas legitiem.

 

Maak het tijdgebonden

Kom een datum overeen


Zonder datum kun je niet plannen. Kortom, wanneer je aan een taak gaat werken bepaal je samen met je leidinggevende wanneer het af moet zijn.

Druk je niet uit in termen als ‘eind deze maand’, ‘volgend kwartaal’, et cetera. Benoem heel concreet een datum!

Plan je acties

Je moet tijd reserveren voor acties


Om een doel te bereiken moet je taken voltooien. Om taken te voltooien moet je acties uitvoeren. Het uitvoeren van acties kost tijd.

In het kort kun je stellen dat het werken aan doelen in feite niets anders is dan het werken aan een optelsom van de juiste acties.

Denk dus niet in termen van werken aan taken maar denk in termen als werken aan de juiste acties. Grote en kleine acties plan je in je agenda.

Vaak krijg je het niet voor elkaar om – ondanks je voornemen – binnen een dag een taak te voltooien. Is dat erg? Nee, dat hoeft zeker niet erg te zijn.

Er kunnen zich altijd ad hoc zaken aandienen waar jij verantwoordelijk voor bent. Ook dat zijn acties die je moet uitvoeern. Als je dat doet ben je ook productief.

Zeker met de opkomst van Het Nieuwe Werken en de flex-werkplekken is denken in termen van acties in plaats van taken een beproefde methode gebleken.

Het opdelen van taken in acties heeft ook twee andere belangrijke voordelen:

  1. Je kunt gaten in je agenda vullen met acties die relatief weinig tijd vragen.
  2. Je zal merken dat je een aantal acties kan delegeren (doe dat dus ook).

Ga over tot acties

Als je niets doet komt niets af


Dit is een recht-toe-recht-aan stap:

  1. Belangrijke en urgente acties en taken moeten vandaag of meteen worden uitgevoerd.
  2. Geplande acties en taken voer je uit op de gestelde datum. Stel ze niet uit.

Bespreek het resultaat

Grijp terug op gemaakte afspraken


Ben je klaar? check het eindresultaat samen met je leidinggevende. Nu is het belangrijk dat je terug kunt grijpen op de afspraken die je SMART hebt gemaakt.

Als het goed is ben je dus ook echt klaar. Zo niet, zorg er de volgende keer voor dat je nog duidelijkere afspraken maakt.

Je kan ‘nee’ zeggen tegen je baas!

Als je het op de juiste wijze doet


Wat je misschien hebt gemerkt is dat in deze blogpost vooral over de inhoud van de taak wordt geschreven. Dat is uiteindelijk waar het in je werk ook om gaat.

Eigenlijk is er geen sprake van ‘nee’ zeggen tegen je baas maar zeg je nee tegen werk. Bovendien doe je dat ook alleen maar als er een goede reden voor is.

Wacht niet te lang. Ga zo snel mogelijk het gesprek aan met je baas. Je stelt hem in de gelegenheid om de taak tijdig bij een ander te beleggen.

Een paar tips tot slot

Meteen toepasbaar


Goede leidinggevenden willen medewerkers ontwikkelen. Om die reden worden moeilijkere en complexere taken aan medewerkers toebedeeld.

Stel je dus open op en ga het gesprek aan. Zorg ervoor dat je een overzicht hebt van je werkvoorraad; alleen dan kun je onderhandelen met je leidinggevende.

Hou het simpel. Het SMART formuleren van een resultaat is in de meeste gevallen met elkaar rond de tafel zitten en vragen wat heel precies de bedoeling is.

‘Nee’ zeggen tegen je baas is vaak ook in het belang van je baas. Leg uit waarom je iets beter niet kan doen en betrek daar je huidige taken ook in.

Het is de toon die de muziek maakt. Een botte ‘NEE!’ is misschien efficiënt maar vaak niet effectief. Hou de relatie met de ander goed.

Streef in je gedrag maar ook in de vorm van uitdrukken (mimiek, houding, intonatie en woordkeuze) naar een situatie dat je elkaar over en weer begrijpt.

Vermijd het woord ‘waarom’ als je de vraag achter de vraag helder wil krijgen. Bij veel mensen roept het woord ‘waarom’ irritatie op. Ze vinden het aanmatigend.

Zorg voor een mooie verpakking, zoals:‘Je maakt me nieuwsgierig! Ik ben heel benieuwd wat dit gaat moet gaan opleveren. Vertel me meer!’

Je kunt het op allerlei manieren verpakken. Vermijd in ieder geval ‘waarom’. Je baas is geen kind dat je ter verantwoording moet roepen.

Plan een kennismaking

Neem contact op!

Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.

Bel (085) 002 02 02

Voor vragen of een offerte

Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?

 

Contact

Meer weten over slim werken?

Klassikale training
Verantwoord klassikaal leren

De klassikale bijeenkomsten kenmerken zich door een actieve en energieke didactiek. Door afwisseling in het programma vliegt de training voorbij en is het leerrendement onverminderd hoog.

Tussen en na de trainingsbijeenkomsten kun je gebruik maken van de online community. Hier kun je ervaringen met medecursisten en je trainers uitwisselen.

Trainingen en cursussen worden in lijn met richtlijnen van het RIVM en de veiligheidsregio verzorgd. Als een klassikale training vanwege het coronavirus niet kan worden voortgezet wordt naadloos overgegaan naar live online trainen. Onbenutte uitgaven voor het arrangement crediteren we.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.

Online classrooms
Live online bijeenkomsten

Alle incompany- en open trainingen worden ook als live online bijeenkomsten aangeboden. De dynamiek van een live online bijeenkomst is anders is dan die van een klassikale training. De planning en didactiek worden daarop aangepast.

Een dag klassikale training is gelijk aan 2 dagdelen live online training met een tussenpoos van een week. Tijdens een live online bijeenkomst wordt uitleg afgewisseld met oefeningen en breakout sessies.

Tussen de online bijeenkomsten pas je het geleerde toe in de praktijk. Je wordt via de online community gecoacht door je trainer. Ook kun je ervaringen uitwisselen met je medecursisten en leren van hun ervaringen.

Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.