Geconcentreerd werken: 10 praktische tips

Geconcentreerd werken maakt je gelukkig en productief

Meer artikelen, tips en how to's ➔
Meer artikelen, tips en how to's ➔
Prioriteitenmatrix, Eisenhowerkwadrant, Eisenhowerkwadranten, prioriteiten matrix
 


Gebrek aan focus is destructief

Geconcentreerd werken en stress

Voorkom overwerk en gezondheidsproblemen

Veel mensen hebben last van interrupties. Na elke interruptie duurt het 15 tot 25 minuten voordat je weer geconcentreerd werkt. Als je vaak wordt onderbroken leidt dit tot een situatie dat je jouw taken niet op tijd af krijgt.

Voor veel mensen is niet de grote hoeveelheid werk de reden dat ze moeten overwerken. Een veel voorkomende oorzaak is dat ze moeite hebben om geconcentreerd te werken.

Onder de mensen die momenteel niet werken vanwege een burn out is een aanzienlijk deel die moeite heeft met gefocust en geconcentreerd werken. Voorkom overwerk en gezondheidsproblemen. Leer geconcentreerd werken.

 


Geconcentreerd werken: 10 tips

Geconcentreerd werken en focus

Principes van ‘deep work’

Geconcentreerd werken aan taken en projecten maakt je gelukkig en productief. Wanneer je uren achter elkaar gefocust werkt bereik je meer.

Omdat we steeds vaker worden afgeleid wordt geconcentreerd werken ook wel de superkracht van de 21e eeuw genoemd. Veel onderbrekingen zijn te voorkomen. Toch zijn veel mensen niet meer in staat om afleidingen te weerstaan. Ze geven toe aan oppervlakkige impulsen.

Wil je liever geconcentreerd werken in plaats van oppervlakkig werken? ik raad je dan aan de onderstaande tips toe te passen in je eigen werk. Deze tips zijn in lijn met bevindingen van Dr. Cal Newport (Universiteit van Georgetown) die onderzoek deed naar geconcentreerd werken c.q. ‘diep werk’.

 


1. Focus op wat belangrijk is

Geconcentreerd werken en productief zijn

Productief zijn in plaats van bezig zijn

Hiermee wordt bedoeld dat je jezelf uitsluitend richt op datgene wat bijdraagt aan je doelstellingen. Het is belangrijk dat je prioriteiten stelt! Richt je alleen op acties die je moet uitvoeren, informatie die je moet verwerken en mensen die bijdragen aan je doelstellingen.

 


2. Slim pauzeren leidt tot meer focus

Geconcentreerd werken en pauzeren

Je kunt niet de hele dag werken!

Te lang achter elkaar doorwerken is niet productief en gaat op den duur ten koste van productiviteit en focus. Gefragmenteerd werken is ook niet effectief. Het duurt 15 tot 25 minuten om na een interruptie weer geconcentreerd te kunnen werken. In de praktijk blijken blokken van anderhalf tot twee uur goed te werken.

Onderzoek bij jezelf wat voor jou de ideale tijdsduur is om achter elkaar te werken. Maak een onderscheid tussen moeilijke en makkelijke taken. De vuistregel is dat bij moeilijke taken blokken van anderhalf tot twee uren het effectiefst zijn. Blokken van een half uur zijn ideaal voor eenvoudige taken.

Verder: slaap voldoende, neem elke dag een lunchpauze van tenminste een half uur en in de ochtend en middag een pauze van minimaal 10 minuten.

 


3. Productiviteitsremmers

Geconcentreerd werken en opruimen

Los praktische problemen op!

Heb je een verkeerde stoel? Koop een andere. Moet je vaak zoeken naar documenten? Ga opruimen! Is je werkplek te warm, koud of luidruchtig? Los het op! Verlies je teveel tijd aan reizen voor je werk? Heb je moeite met ‘nee’ zeggen tegen je baas? Ga het gesprek aan met je leidinggevende om dat te veranderen.

Los praktische problemen die leiden tot een gebrek aan focus op. Je hebt minder last van werkdruk en je concentreert je beter zonder productiviteitsremmers.

 


4. Maak gebruik van je inspiratie

Geconcentreerd werken en ontspanning

Reserveer vrije tijd voor ontspanning

Ken je dat gevoel dat je grandioze ingevingen krijgt wanneer je thuis ontspant, net in slaap valt, op de fiets zit of lekker aan het badderen bent? Juist op die momenten ontspant je brein en heb je toegang tot je innerlijke muze. Benut dat: leg je ideeën vast! Reserveer dus tijd voor ontspanning.

Je brein heeft het nodig om af en toe af te kunnen dwalen. Zorg voor die ruimte. Maak er echt tijd voor vrij anders gebeurt het als je aan het werk bent. 

 


5. Wees af en toe onbereikbaar

Geconcentreerd werken en voicemail gebruiken

Check af en toe je voicemail

Herken je het volgende:”Ik ben druk geweest maar wat heb ik eigenlijk gedaan!?”. De oorzaak is reactief gedrag: je laat je leiden door invloeden van buitenaf. Besef je wel eens na een hele dag werken, dat je in feite alleen maar telefoontjes, e-mails en appjes hebt beantwoord? Merk je ook wel eens dat je te veel drop-in bezoekjes hebt gehad van collega’s of mensen die ‘even 5 minuutjes’ iets van je moeten?

Voicemail en autoreply aan en een andere werkplek opzoeken of lekker thuis werken. Zet meteen alle piepjes en bliepjes van jouw e-mail client uit. Social media en geconcentreerd werken gaan niet samen. Het is het beste dat je jezelf een paar uren afsluit en geen gebruik maakt van social media.

 


6. Gebruik heel bewust je tijd

Geconcentreerd werken en takenlijst gebruiken

En gebruik een to do lijst!

Er is altijd wel een actie die bijdraagt aan jouw doelstellingen. Dat kunnen grote of kleine acties zijn. Vul gaatjes van 5 of 10 minuten met een kleine actie. Leg nog te verrichten acties wel vast. Zorg er voor dat je jezelf richt op jouw doelstellingen. Ga actiepunten niet onthouden; maak gebruik van een takenlijst.

Door een takenlijst wordt het makkelijker om je beter te concentreren op moeilijke taken. Je hoeft je brein namelijk niet te gebruiken om taken te onthouden.

 


7. Werk ‘smart’ met deadlines!

Geconcentreerd werken en Smart doelen formuleren

Gebruik altijd een datum

Maak taken tijdgebonden en ga SMART doelen formuleren. Dat is dus niet een formulering als “medio volgend jaar” of “eind van de maand”. Ga écht een datum bepalen. Wanneer je een datum bepaalt word je gedwongen om je acties goed te plannen. Op basis van “medio volgend jaar” of “eind van de maand” valt niet te plannen.

Een voordeel van de SMART methode is dat je beter beseft wat je echt wilt bereiken. Daardoor werk je ook geconcentreerd aan taken die je minder leuk vindt.

 


8. Focus op slim werk

Geconcentreerd werken en focus op slim werk

Automatiseer dom werk!

Sommige acties kun je makkelijk uitbesteden en delegeren. Vaak gaan veel kleine taken, die weinig impact maken, ten koste van focus. Zo heb ik een secretaresse op afstand die elke dag voor mij de telefoon beantwoordt en bepaalt welke telefoontjes voor mij wel en niet belangrijk zijn. Als ik aan het einde van de maand van haar een factuur krijg wordt die automatisch geïncasseerd. Ook dat bespaart veel tijd.

Kortom: betalingen vooral automatiseren. Simpele taken uitbesteden of delegeren. En onderzoek ook eens If This Then That IFTTT.

 


9. Gebruik routines en gewoontes

Geconcentreerd werken en gewoontes en routines ontwikkelen

Wees spaarzaam met brainpower

Jezelf verplaatsen met 25 kilometer per uur op twee wielen is niet natuurlijk. Toch kun je, zonder erbij na te denken, fietsen.

Wij zijn in staat om onszelf ‘onnatuurlijke’ gewoontes en routines aan te leren. Maak daar gebruik van. Je zal merken dat je daardoor makkelijker kunt werken. Denk bijvoorbeeld aan de gewoonte van een vaste dag- en weekindeling. Of het aanleren van een vaardigheid die je tijd bespaart zoals typen.

Het aanleren van een gewoonte duurt ongeveer een maand tot 8 weken. Je kunt per jaar dus 8 tot 12 goede gewoontes aanleren. Daag jezelf uit! Een gewoonte of routine ontwikkel je door herhaling. Net als het leren van de tafels zorgt herhaling op een gegeven moment ervoor dat het beklijft.

Hoe meer gewoontes en routines je hebt; hoe minder je over bepaalde acties hoeft na te denken. Met de energie de overblijft zorg je ervoor dat je meer gedaan krijgt!

 


10. Voorkom onnodig ‘switchen’

Geconcentreerd werken en schakelen tussen verschillende activiteiten

Deel dagen of dagdelen in aan de hand van thema’s

Het brein vind het lastig om te wisselen tussen verschillende soorten taken. Denk aan bijvoorbeeld: Geconcentreerd werken aan een beleidsdocument afwisselen met urenadministratie. Dat soort wisselingen vinden we lastig.

Wat helpt is om dagen (of dagdelen als het niet anders kan) in te delen volgens thema’s. Denk aan een thematische weekindeling:

– Er is een dag waarbij je alleen maar bezig bent met administratieve taken.
– Er zijn twee dagen dat je bezig bent met ontwikkeling van beleid.
– Er is een dag dat je bezig bent met externe contacten en verkoop.
– Er is een dag die je besteed aan plannen en organiseren.

Stem dit ook af met de mensen met wie je samenwerkt of als je vanuit huis werkt met je partner en kinderen (als die oud genoeg zijn). Je zal merken dat je minder wordt gestoord en dat je geconcentreerd werken makkelijker wordt.

Gerelateerde trainingen

 

Timemanagement en werkdruk reduceren

Bereik meer met minder moeite. Leer effectief en efficiënt werken en bespaar tijd.

Timemanagement met Microsoft Outlook

Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Laat Microsoft Outlook vooral voor je werken.

Timemanagement met Google Workplace

Pas slim timemanagement toe. Plan en organiseer je werk met Google Workplace.

Plan een kennismaking

Neem contact op!

Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.

Bel (085) 002 02 02

Voor vragen of een offerte

Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?

 

Contact

Meer weten over slim werken?