Efficiënt werken: uitleg

Efficiënt werken gaat over het werkproces en is wat anders dan effectief werken

effectief en efficiënt werken

AIM methode® | De AIM methode® en de afbeelding zijn auteursrechtelijk eigendom van Timension.

Werk als een PRO!


Werk effectiever en efficiënter na de cursus time management. Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Bereik meer met minder moeite.

Wat betekent efficiënt werken?

Het verschilt van effectief werken


Efficiency gaat over werken volgens een proces om met zo min mogelijk inspanning en met weinig middelen zo veel mogelijk taken af te ronden.

Efficiency verschilt van effectief werken. Het werkproces en niet de uitkomst, het eindresultaat of de eindsituatie staan centraal.

Het zegt dus vooral wat over hoe goed je de dingen doet met zo min mogelijk verspilling van tijd, energie en middelen.

Door een efficiënt werkproces krijg je in dezelfde hoeveelheid tijd per dag en per week meer gedaan. Succes is de optelsom van wat heel veel dagen.

 

Voorbeelden van efficiënt werken

Vaak doe je het al ongemerkt


Zonder dat je jezelf er van bewust bent maken mensen al vaak op micro niveau gebruik van handigheidjes op het werk. In feite is dat ook een vorm van efficiency.

Een simpel voorbeeld is werken met sneltoetsen. Je kunt dan met minder moeite sneller werken op je laptop. Zoals het kopiëren van tekst met [control] + [C].

Een ander voorbeeld van efficiënt werken is het gebruik van handige mappen in MS Outlook om overzichtelijk en snel je e-mail af te handelen.

 

Effectief en efficiënt werken

Er is een handig ezelsbruggetje


De termen efficiency en effectiviteit worden vaak met elkaar verwisseld. Effectief werken betekent dat je keuzes maakt om richting een doel te werken.

Efficiency gaat over het proces. Er is een ezelsbruggetje: “Effectief werken is: de goede dingen doen. Efficiënt werken is: de dingen goed doen.”

Zoals je vast wel begrijpt haal je meer uit jezelf en je tijd als je efficiënt én effectief werkt. Het heeft geen zin om efficiënt te werken als je niet effectief werkt.

 

Efficiënt werken en social web

Virtual collaboration


De opkomst van informatierijke omgevingen zoals social media, social intranet en enterprise social networks maakt efficiënt werken makkelijker.

Je kunt makkelijker kennis en informatie vinden en hergebruiken. Collega’s en informatie worden met elkaar verbonden. Dat voorkomt dubbel werk.

Virtual collaboration – ook wel bekend als online samenwerken – wordt zelfs gezien als een van de belangrijkste Future Work Skills.

 

Efficiënt werken en software

MS Outlook, G Suite, IBM Notes


Ook voor persoonlijk gebruik zijn er toepassingen waarmee je je werk efficiënt kunt organiseren. De focus is het beheren van berichten, taken en de agenda.

Timemanagement kunt combineren met MS Outlook, IBM Notes of G Suite. Als je dat goed doet kun je jezelf een efficiënt werkproces aanleren.

 

Tips om efficiënter te werken

Optimaliseer zoveel mogelijk


Verdeel je week in themadagen


Op vaste dagen doe je vaste activiteiten. Dan werkt je brein efficiënter en je ervaart minder stress. Ik gebruik elke dinsdag voor alle administratieve taken.

Elke vrijdag gebruik ik voor kleine taken waarvoor ik niet veel concentratievermogen nodig heb. Denk aan het afhandelen van post en e-mail.

Twee zondagen in de maand gebruik ik om te lezen en vakkennis door te nemen. Ik kan dan in blokken van anderhalf uur mezelf concentreren.

Door dagen thema’s toe te kennen merk je dat je uiteindelijk aan het eind van de dag meer hebt gedaan. Je krijgt je werk op tijd af zodat je minder overwerkt.

Ook hoef je minder na te denken welke taken je moet doen. Een bepaalde taak hoort bij een bepaalde dag. Dat wordt een routine.

 

Werk in een schone en opgeruimde omgeving


Het is bewezen dat je productiever bent in een schone en opgeruimde omgeving. Rommel leidt namelijk af waardoor je energie niet volledig op je taken richt.

Opruimen doe je niet alleen maar op je werkplek. Ook thuis en in je digitale werkomgeving ruim je op. Denk bijvoorbeeld aan het goed archiveren van e-mails.

 

Onthoud niets en gebruik een takenlijst


Gebruik je brein niet voor dom werk zoals het onthouden van taken en acties. Schrijf die op. Dan heb je meer ruimte over voor cognitief complexe taken.

Het is net als boodschappen doen. Het is niet efficiënt om zonder boodschappenlijstje naar de supermarkt te gaan. Je vergeet vast iets of je haalt teveel spullen.

 

Ontwikkel gewoontes, ook al zijn ze tegennatuurlijk


De mens is niet gemaakt om zich te verplaatsen met 100 kilometer per uur. Toch leren we onszelf autorijden. Waarom? Omdat we daardoor meer kunnen bereiken.

Leer gewoontes aan. Dan denk je minder na over standaardhandelingen. Dat creëert ruimte in je brein. Een gewoonte aanleren duurt ongeveer een maand.

 

Gerelateerde trainingen

Veel bezoekers zijn geïnteresseerd in een van onderstaande cursussen:

Cursus time management met Outlook | 2-daagse training

Leer effectief en efficient werken in combinatie met MS Outlook. Vraag informatie aan voor de cursus time management met Outlook.

Open training time management | 2-daagse training

In de cursus time management leer je effectief en efficiënt werken. Je bereikt meer resultaten met minder moeite en je voorkomt onnodige werkdruk.

Open training
Incompanytraining

Gratis training timemanagement | E-learning

In de gratis cursus time management leer via een app op je smartphone. Leer doelen formuleren, prioriteiten stellen en breinvriendelijk werken.