E-mail archiveren in MS Outlook
Categorieën werkt overzichtelijker dan gebruik van mappen in Outlook.
E-mail archiveren in Outlook
Met kleurcategorieën meer overzicht
E-mail archiveren in MS Outlook is vaak een uitdaging. De meeste mensen hebben tientallen mappen en weten niet meer waar welke informatie is opgeborgen.
Door met kleurcategorieën alle e-mailberichten te archiveren werk je overzichtelijker. Sommige e-mails gaan namelijk over meer dan een onderwerp.
Als je met mappen werkt moet je een bericht kopiëren om op verschillende plekken vindbaar te maken. Dat is niet nodig als je met categorieën werkt.
Je moet wel vooraf nadenken over een indeling. Je zal eerst alle categorieën die je nodig hebt moeten maken. Maak eerst kleurcategorieën. voor meer overzicht.
Wanneer je met categorieën werkt wordt het opruimen van e-mail veel overzichtelijker. Wat je in feite doet is een e-mail een of meer eigenschappen toekennen.
Dus een of meer kleurcategorieën toekennen. Het bericht wordt niet gekopieerd en is makkelijk te vinden aan de hand van de categorieën die zijn toegekend.
Volgende stap: taken maken
Van een bericht een taak maken
Gebruik je inbox niet als een takenlijst. Wanneer er een actie uit een e-mail voortvloeit, ga je van een e-mail een taak maken in Outlook.
Als die taak is gemaakt kun je het bericht opslaan met de juiste kleurcategorie(ën). Vervolgens verplaats je de berichten naar de nieuwe map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’.
Ga oude items archiveren
Elke map met alle submappen
Als je oude items wilt opschonen kun je snel map na map archiveren. Selecteer alle berichten in een map en ken die ineens alle gewenste categorieën toe.
Berichten die eenmaal de juiste categorie(ën) zijn toegekend kun je handmatig archiveren. Verplaats ze met de muis naar de map ‘Archief’, of ‘Opgeruimd’.
Breed toepasbaar
Elke versie van MS Outlook
Deze manier van archiveren is mogelijk met:
– MS Outlook 2010
– MS Outlook 2013
– MS Outlook 2016
– Microsoft Office 365
– Outlook 365
E-mail en MS Outlook tips & tricks
Werk slimmer met MS Outlook
Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen
Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook
Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd
Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen
Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën
Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail
Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken
Gerelateerde trainingen
Timemanagement met Microsoft Outlook
Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Laat Microsoft Outlook vooral voor je werken.
Training grip op e-mail met inbox zero
Eindig na elke werkdag met een opgeruimde mailbox na de praktische cursus Inbox Zero!
Gratis e-learning timemanagement
Maak kosteloos kennis met bewezen timemanagement principes.
Plan een kennismaking
Neem contact op!
Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.
Bel (085) 002 02 02
Voor vragen of een offerte
Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?