E-mail archiveren in MS Outlook
Categorieën werkt overzichtelijker dan gebruik van mappen in Outlook.
E-mail archiveren in Outlook
Met kleurcategorieën meer overzicht
E-mail archiveren in MS Outlook is vaak een uitdaging. De meeste mensen hebben tientallen mappen en weten niet meer waar welke informatie is opgeborgen.
Door met kleurcategorieën alle e-mailberichten te archiveren werk je overzichtelijker. Sommige e-mails gaan namelijk over meer dan een onderwerp.
Als je met mappen werkt moet je een bericht kopiëren om op verschillende plekken vindbaar te maken. Dat is niet nodig als je met categorieën werkt.
Je moet wel vooraf nadenken over een indeling. Je zal eerst alle categorieën die je nodig hebt moeten maken. Maak eerst kleurcategorieën. voor meer overzicht.
Wanneer je met categorieën werkt wordt het opruimen van e-mail veel overzichtelijker. Wat je in feite doet is een e-mail een of meer eigenschappen toekennen.
Dus een of meer kleurcategorieën toekennen. Het bericht wordt niet gekopieerd en is makkelijk te vinden aan de hand van de categorieën die zijn toegekend.
Volgende stap: taken maken
Van een bericht een taak maken
Gebruik je inbox niet als een takenlijst. Wanneer er een actie uit een e-mail voortvloeit, ga je van een e-mail een taak maken in Outlook.
Als die taak is gemaakt kun je het bericht opslaan met de juiste kleurcategorie(ën). Vervolgens verplaats je de berichten naar de nieuwe map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’.
Ga oude items archiveren
Elke map met alle submappen
Als je oude items wilt opschonen kun je snel map na map archiveren. Selecteer alle berichten in een map en ken die ineens alle gewenste categorieën toe.
Berichten die eenmaal de juiste categorie(ën) zijn toegekend kun je handmatig archiveren. Verplaats ze met de muis naar de map ‘Archief’, of ‘Opgeruimd’.
Breed toepasbaar
Elke versie van MS Outlook
Deze manier van archiveren is mogelijk met:
– MS Outlook 2010
– MS Outlook 2013
– MS Outlook 2016
– Microsoft Office 365
– Outlook 365
E-mail en MS Outlook tips & tricks
Werk slimmer met MS Outlook
Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen
Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook
Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd
Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen
Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën
Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail
Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak
Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken
Outlook tip 09: Taken in de Outlook agenda tonen
Outlook tip: e-mail coaching tips
Plan een kennismaking
Neem contact op!
Elke training kan als een maatwerk- en incompanytraining worden aangeboden. Ook kunnen interventies op maat worden ontwikkeld.
Bel (085) 002 02 02
Voor vragen of een offerte
Ben je op zoek naar een korte inspiratiesessie of wil je worden geadviseerd over hoe je met effectieve trainingen de productiviteit van je organisatie kunt verbeteren?
Contact
Meer weten over slim werken?
Verantwoord klassikaal leren
De klassikale bijeenkomsten kenmerken zich door een actieve en energieke didactiek. Door afwisseling in het programma vliegt de training voorbij en is het leerrendement onverminderd hoog.
Tussen en na de trainingsbijeenkomsten kun je gebruik maken van de online community. Hier kun je ervaringen met medecursisten en je trainers uitwisselen.
Trainingen en cursussen worden in lijn met richtlijnen van het RIVM en de veiligheidsregio verzorgd. Als een klassikale training vanwege het coronavirus niet kan worden voortgezet wordt naadloos overgegaan naar live online trainen. Onbenutte uitgaven voor het arrangement crediteren we.
Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.
Live online bijeenkomsten
Alle incompany- en open trainingen worden ook als live online bijeenkomsten aangeboden. De dynamiek van een live online bijeenkomst is anders is dan die van een klassikale training. De planning en didactiek worden daarop aangepast.
Een dag klassikale training is gelijk aan 2 dagdelen live online training met een tussenpoos van een week. Tijdens een live online bijeenkomst wordt uitleg afgewisseld met oefeningen en breakout sessies.
Tussen de online bijeenkomsten pas je het geleerde toe in de praktijk. Je wordt via de online community gecoacht door je trainer. Ook kun je ervaringen uitwisselen met je medecursisten en leren van hun ervaringen.
Twee tot vier weken na de laatste online bijeenkomst volgt een één op één sessie van een uur met je trainer. Je kunt dit uur naar eigen inzicht indelen. Denk hierbij aan praktische tips maar ook aan herhaling van lesstof als je daar behoefte aan hebt.