E-mail archiveren in MS Outlook

Werken met categorieën is overzichtelijker dan het werken met mappen in Outlook

E-mail archiveren in MS Outlook met categorieën. Mail archiveren is makkelijk

Werk als een PRO!


Werk effectiever en efficiënter na de cursus time management. Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Bereik meer met minder moeite.

E-mail archiveren in Outlook

Met kleurcategorieën meer overzicht


E-mail archiveren in MS Outlook is vaak een uitdaging. De meeste mensen hebben tientallen mappen en weten niet meer waar welke informatie is opgeborgen.

Door met kleurcategorieën alle e-mailberichten te archiveren werk je overzichtelijker. Sommige e-mails gaan namelijk over meer dan een onderwerp.

Als je met mappen werkt moet je een bericht kopiëren om op verschillende plekken vindbaar te maken. Dat is niet nodig als je met categorieën werkt.

Je moet wel vooraf nadenken over een indeling. Je zal eerst alle categorieën die je nodig hebt moeten maken. Maak eerst kleurcategorieën. voor meer overzicht.

Wanneer je met categorieën werkt wordt het opruimen van e-mail veel overzichtelijker. Wat je in feite doet is een e-mail een of meer eigenschappen toekennen.

Dus een of meer kleurcategorieën toekennen. Het bericht wordt niet gekopieerd en is makkelijk te vinden aan de hand van de categorieën die zijn toegekend.

 

Volgende stap: taken maken

Van een bericht een taak maken


Gebruik je inbox niet als een takenlijst. Wanneer er een actie uit een e-mail voortvloeit, ga je van een e-mail een taak maken in Outlook.

Als die taak is gemaakt kun je het bericht opslaan met de juiste kleurcategorie(ën). Vervolgens verplaats je de berichten naar de nieuwe map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’.

 

Ga oude items archiveren

Elke map met alle submappen


Als je oude items wilt opschonen kun je snel map na map archiveren. Selecteer alle berichten in een map en ken die ineens alle gewenste categorieën toe.

Berichten die eenmaal de juiste categorie(ën) zijn toegekend kun je handmatig archiveren. Verplaats ze met de muis naar de map ‘Archief’, of ‘Opgeruimd’.

 

Breed toepasbaar

Elke versie van MS Outlook


Deze manier van archiveren is mogelijk met:

  • MS Outlook 2010
  • MS Outlook 2013
  • MS Outlook 2016
  • Microsoft Office 365

 

E-mail en MS Outlook tips & tricks

Werk slimmer met MS Outlook


Outlook tip 01: Outlook vandaag aanpassen

Outlook tip 02: Mappen maken in Outlook

Outlook tip 03: Je inbox leegmaken in weinig tijd

Outlook tip 04: Categorieën maken en aanpassen

Outlook tip 05: E-mail archiveren met kleurcategorieën

Outlook tip 06: Taak maken van een e-mail

Outlook tip 07: Van e-mail met bijlage(n) naar een taak

Outlook tip 08: Een Outlook taak met bijlage maken

Outlook tip 09: Taken in de Outlook agenda tonen

Outlook tip: e-mail coaching tips

Gerelateerde trainingen

Veel bezoekers zijn geïnteresseerd in een van onderstaande cursussen:

Cursus time management met Outlook | 2-daagse training

Leer effectief en efficient werken in combinatie met MS Outlook. Vraag informatie aan voor de cursus time management met Outlook.

Open training time management | 2-daagse training

In de cursus time management leer je effectief en efficiënt werken. Je bereikt meer resultaten met minder moeite en je voorkomt onnodige werkdruk.

Open training
Incompanytraining

Gratis training timemanagement | E-learning

In de gratis cursus time management leer via een app op je smartphone. Leer doelen formuleren, prioriteiten stellen en breinvriendelijk werken.