E-mail archiveren in MS Outlook

Werken met categorieën is overzichtelijker dan het werken met mappen in Outlook

Werk als een PRO!

Werk effectiever en efficiënter na de cursus time management. Krijg grip op je werk en rust in je hoofd. Bereik meer met minder moeite.

Inschrijven
Incompanyofferte

Inhoudsopgave

E-mail archiveren in Outlook

Met kleurcategorieën meer overzicht

E-mail archiveren in MS Outlook is vaak een uitdaging. De meeste mensen hebben tientallen mappen en weten niet meer waar welke informatie is opgeborgen.

Door met kleurcategorieën alle e-mailberichten te archiveren werk je overzichtelijker. Sommige e-mails gaan namelijk over meer dan een onderwerp.

Als je met mappen werkt moet je een bericht kopiëren om op verschillende plekken vindbaar te maken. Dat is niet nodig als je met categorieën werkt.

Je moet wel vooraf nadenken over een indeling. Je zal eerst alle categorieën die je nodig hebt moeten maken. Maak eerst kleurcategorieën. voor meer overzicht.

Wanneer je met categorieën werkt wordt het opruimen van e-mail veel overzichtelijker. Wat je in feite doet is een e-mail een of meer eigenschappen toekennen.

Dus een of meer kleurcategorieën toekennen. Het bericht wordt niet gekopieerd en is makkelijk te vinden aan de hand van de categorieën die zijn toegekend.

Volgende stap: taken maken

Van een bericht een taak maken

Gebruik je inbox niet als een takenlijst. Wanneer er een actie uit een e-mail voortvloeit, ga je van een e-mail een taak maken in Outlook.

Als die taak is gemaakt kun je het bericht opslaan met de juiste kleurcategorie(ën). Vervolgens verplaats je de berichten naar de nieuwe map ‘Archief’ of ‘Opgeruimd’.

Ga oude items archiveren

Elke map met alle submappen

Als je oude items wilt opschonen kun je snel map na map archiveren. Selecteer alle berichten in een map en ken die ineens alle gewenste categorieën toe.

Berichten die eenmaal de juiste categorie(ën) zijn toegekend kun je handmatig archiveren. Verplaats ze met de muis naar de map ‘Archief’, of ‘Opgeruimd’.