Wat is time management? Uitleg en 17 meteen toepasbare tips

Time management is een proces waarbij heel bewust wordt bepaald wanneer tijd wordt besteedt aan specifieke activiteiten. De uitvoering is erop gericht om de effectiviteit, efficiëntie en productie te verhogen.

cursus time management

Bereik meer met minder moeite! Krijg grip op je werk en rust in je hoofd met de cursus time management.

Homepage » Cursus time management » Wat is time management

Time management beperkt zich niet alleen tot het werk. Ook het sociaal leven, werk, familie en persoonlijke interesses worden erin betrokken. Omdat mensen het steeds drukker hebben volgen ze vaker een training time management.

Time management wat is dat nou eigenlijk?

Time management is een meta-systeem van processen, hulpmiddelen, technieken, methoden en vaardigheden dat tegenwoordig wordt toegepast op alle aspecten van het leven (en dus niet uitsluitend het werk!).

Hoe werkt time management in de praktijk?

Er is niet een one size fits all manier. Er zijn wel vaardigheden die bijna altijd belangrijk blijken te zijn. Time management is in de kern erop gericht om zoveel mogelijk voordeel te halen uit de uitvoering van activiteiten binnen een beperkte tijd. Op die uitvoering kun je invloed uitoefenen.

Waarom is time management belangrijk?

Bedrijven vinden het belangrijk dat medewerkers productief zijn en geen gezondheidsklachten krijgen door te hoge werkdruk. Veel werknemers hebben behoefte aan grip op hun werk en willen voorkomen dat hun work life balance wordt verstoord. Een training time management blijft om die reden een populaire cursus.

Wat houdt time management in?

Er zijn verschillende vaardigheden en gedragingen die je met een cursus time management kunt ontwikkelen. En bepaalde karaktereigenschappen kunnen in je voor- of nadeel werken. De onderstaande 17 vaardigheden en gedragingen worden vaak benoemd maar hoeven niet alle 17 te worden toegepast:

01. Weet wat je precies wil en ga doelen volgens de SMART methode formuleren

Het begint allemaal bij de vraag wat je wilt  bereiken. Een doel is een concreet resultaat of een situatie waar je jezelf uiteindelijk in wilt bevinden. Wanneer je dat heel concreet kunt benoemen wordt het makkelijker om samen te werken en te plannen.

02. Ga prioriteiten stellen met de prioriteitenmatrix en werk uitsluitend aan wat belangrijk is

De uitdagingen die op ons pad komen zijn vooral de taken en acties die (nog) niet zijn gepland. De vraag die altijd ter sprake komt is of we die moeten uitvoeren of niet. Het bepalen welke acties we uit moeten voeren en wanneer we dat doen is het stellen van prioriteiten. Richt je op jouw doelen.

03. Wees zelfbewust en herken je sterke en zwakke eigenschappen

Time management is ook zelfmanagement. Benut je sterke eigenschappen en doe wat aan je slechte eigenschappen. Bijvoorbeeld: ben je een ochtendmens: doe moeilijke taken in de ochtend. Ben je snel afgeleid: werk in een prikkelarme omgeving. Hou een tijdje een logboek bij en herken je patronen.

04. Ontwikkel proactief gedrag en probeer minder afhankelijk te zijn van prikkels om je heen

Start vanuit jezelf. Begin eerst met het stellen van doelen die je echt wil bereiken (anders bereik je ze toch niet) en begin. Als je mag kiezen: werk je het liefst voor andermans successen of werk je liever aan je eigen succes? Als je niets doet gebeurt er niets en bereik je niets. Ontwikkel proactief gedrag.

05. Werk ongestoord, gefocust en geconcentreerd

Iedere afleiding zorgt ervoor dat het 15 tot 25 minuten duurt voordat je weer optimaal productief bent. Twee adviezen zijn in deze tijd belangrijk: 1. Ga niet multitasken maar werk serieel aan je taken en acties. 2. Zorg voor een prikkelarme omgeving en vermijd de kantoortuin.

06. Ontwikkel  je oordeelsvormend vermogen en besluitvaardigheid

Als je geen keuzes maakt gebeurt er niets. Om besluiten makkelijker en sneller te kunnen nemen zijn twee dingen belangrijk: 1. Zorg dat je jouw doelen helder hebt geformuleerd en 2. Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent (overweeg een cursus snellezen).

07. Ontwikkel planningsvaardigheid

Als je gaat plannen hoor je er bij voorbaat van uit te gaan dat je niet overwerkt. Zorg ervoor dat je niet teveel plant (stel prioriteiten) en pas beproefde planningsprincipes toe. Ga om te beginnen uit van de vuistregel dat je maar een kwart van je werktijd naar eigen hand kunt zetten.

08. Communiceer duidelijk en wees assertief

Time management gaat ook over je tijd bewaken. Interrupties en ‘kun-je-me-even-helpen?’ halen jou uit je koers. Je zal dus moeten leren om ‘nee’ te zeggen, te delegeren en te onderhandelen met bijvoorbeeld leidinggevenden. Leer ook om ‘nee’ te zeggen tegen je baas.

09. Bezint eer ge begint, wie tot 10 kan tellen kan een ander bellen!

Zeg nooit zomaar ‘ja’ tegen een klus. Maak er een automatisme van dat je jezelf altijd afvraagt of je acties bijdragen aan de gestelde doelen. Als dat niet zo is kun je het verzoek teruggeven of je zorgt ervoor dat een ander dan jij de taak uitvoert. 

10. Onderzoek wat je kunt delegeren en uitbesteden, je hoeft niet alles zelf uit te voeren

Je hoeft niet alles zelf te doen. Probeer zoveel mogelijk de dingen te doen waar jij goed in bent, waar jij meerwaarde levert en die niet door een ander kunnen worden gedaan. Simpele taken laat je door een ander uitvoeren.

11. Begrijp dat je fouten kunt maken en leer daarvan

Wanneer je een onherstelbare fout hebt gemaakt is het normaal dat je er de balen van hebt. Negatieve emoties leiden tot lagere productiviteit. Het heeft geen zin om te lang stil te blijven staan bij ‘wat als ik had…’. Gedane zaken nemen geen keer. Probeer altijd een positieve gemoedstoestand na te streven.

12. Ontwikkel veerkracht: stress is ongezond en vergroot de kans op fouten

Herken interne en externe stressfactoren en doe daar wat tegen. Dat sluit niet uit dat zich alsnog stress kan aandienen. Om kunnen gaan met stressvolle situaties is  een vaardigheid die bij stress management hoort. Zorg voor meer veerkracht door bijvoorbeeld tijdig rust te nemen en voldoende beweging.

13. Creëer voorwaarden om effectief samen te werken: maak heldere afspraken

Er is sprake van goede samenwerking als gestelde doelen worden gehaald; taken en rollen effectief en efficiënt zijn verdeeld; open met elkaar wordt gecommuniceerd; gewerkt wordt met duidelijke werkafspraken; teamleden ieder hun eigen verantwoordelijkheid nemen voor de samenwerking.

14. Maak een verslag van goede en slechte ervaringen

Het bijhouden van een dagboek is meer dan een feitelijke vastlegging. Het is  een moment waarop je jezelf af kunt vragen welke acties de meeste en welke de minste impact hebben gehad. Het is ook een manier om jezelf beter te leren kennen waardoor je in staat bent om realistische doelen te stellen.

15. Zorg voor overzicht: opruimen maakt je gelukkig en productief

Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat rommel leidt tot slaapproblemen, stress en depressie. Wat ook is aangetoond is dat kenniswerkers 19% van hun werktijd bezig zijn met het zoeken naar informatie om hun taken uit te kunnen voeren. Zorg voor overzicht en ga opruimen!

16. Leer om geduldig te zijn: niet alles kan ineens af komen

Er zijn grote projecten en taken waarvan de voortgang moeilijk waarneembaar is. Voor velen werkt dat demotiverend. Sommige taken kun je nou eenmaal niet versnellen. Denk bijvoorbeeld aan het leren van een taal of het leren bespelen van een muziekinstrument. Dat heeft nou eenmaal tijd nodig

17. Beheers je emoties: word vergevingsgezind en koester geen wrok

Negatief denken leidt tot een somber gemoed (negatief affect zoals psychologen zeggen). Dat gaat ten koste van je productiviteit. Iemand vergeven heeft niets te maken met ‘soft’ zijn. Het is gewoon in jouw belang. De relatie tot die persoon hoeft sowieso niet meer als vanouds te zijn.

Timemanagement en software

Een papieren agenda zoals de Time Manager heeft ingeboet aan populariteit. Tegenwoordig wordt productiviteitssoftware gebruikt om te plannen en te organiseren. De reden daarvoor is dat e-mail management en het verwerken van taken kan worden gecombineerd met plannen in de agenda. De meest gebruikte toepassingen zijn: MS Outlook, IBM Notes en G Suite.

Ontvang gratis tips & tricks

Haal meer uit je tijd en jezelf met onze gratis tips & tricks

Contactgegevens

Bezoekadres

BCN Utrecht CS
Catharijnesingel 48
3511 GC Utrecht

Secretariaat & klantenservice

T (085) 002 02 02
E klantenservice@timension.nl

Zorgeloos aanmelden

Tot drie weken voor de training mag je kosteloos annuleren. Een vervanger sturen mag altijd. Alle leermiddelen, het arrangement, deelnamecertificaat en benodigde parkeerkaarten zijn in het tarief inbegrepen.

Vragen?

Bel (085) 002 02 02 of vul het formulier in.

Share This