Nee zeggen tegen je baas (of toch ja zeggen!?)

Nee zeggen tegen je baas is een onderwerp dat in onze cursus time management altijd aan bod komt. Veel cursisten hebben er moeite mee. Sterker nog: veel bazen vinden nee zeggen tegen hun leidinggevende ook lastig.

cursus time managementBereik meer met minder moeite! Krijg grip op je werk en rust in je hoofd met de cursus time management.

Homepage » Cursus time management » Nee zeggen tegen je baas

Moet je altijd ‘nee’ zeggen tegen je baas?

Dat is dus de vraag! In vijf stappen leg ik ik je uit hoe je met verzoeken van je leidinggevende het beste om kunt gaan. Het is dus zeker niet de bedoeling dat je ieder verzoek afwijst. ‘Nee’ zeggen tegen je baas kan in een aantal gevallen zelfs tegen je werken.

Nee zeggen tegen je baas

Stap 1: wees benaderbaar en correct

Als je heel druk bent is de verleiding groot om je star op te stellen. Nog voordat je leidinggevende jou heeft benaderd staat je besluit al vast: je zal nee zeggen tegen je baas ongeacht met welk verzoek hij of zij bij je komt. Of neem je niet de tijd om goed te luisteren en zeg je te snel ‘ja’? Herkenbaar?

Het is beter om je benaderbaar en echt belangstellend op te stellen. De meeste leidinggevenden die ik ken hebben het beste voor met hun medewerkers en zien bepaalde taken of projecten als een middel om een medewerker verder te ontwikkelen.

Wat ook het geval kan zijn is dat een leidinggevende écht niet weet dat je teveel taken en projecten hebt. Het is vaak niet verkeerd bedoeld om een taak of project bij jou neer te leggen.

Kortom: wees open en benaderbaar en wees bereid om serieus het gesprek met je leidinggevende aan te gaan.

Stap 2: onderzoek en ga het gesprek aan

Wanneer kun je ‘nee’ zeggen tegen je baas? Dat kan pas als je weet dat het verzoek niet bijdraagt aan jouw doelen of hoort bij jouw verantwoordelijkheden. Als je geen ‘nee’ zegt en de taak oppakt heb je dus minder tijd en energie over om te werken aan de taken waar je wel verantwoordelijk voor bent. Vraag jezelf af hoe je wordt beoordeeld. Volgens mij op het bereiken van resultaten waar je wel verantwoordelijk voor bent.

 

De vraag achter de vraag

Je zal dus het gesprek moeten aangaan. Vraag je eerst af wat de vraag achter de vraag is. Of liever gezegd: het doel achter het doel. Het kan namelijk zo zijn dat er snellere of makkelijkere manieren zijn om de hoger gelegen doelstelling te bereiken. Ga het gesprek aan om daarachter te komen.

 

Weet waar jij van bent

Vervolgens bepaal je of de te bereiken doelstelling binnen jouw verantwoordelijkheden hoort of niet. Wanneer dat niet het geval is kun je jezelf afvragen of het beter bij iemand anders past. Als dat zo is kun je voorstellen om de taak te delegeren of door te geven aan een ander. Geef ook aan wie je erbij betrekt. Je hoeft niet zelf voor de uitvoering te zorgen maar ondertussen ‘ontzorg’ je wel jouw leidinggevende. Als je niet weet bij wie je het kan neerleggen dan kun je nee zeggen tegen je baas en geef je de taak terug.

 

Maak je werkvoorraad inzichtelijk

Hoort het wel bij jouw verantwoordelijkheden of doelen maar wordt door dit verzoek jouw werkvoorraad te omvangrijk dan zal je moeten onderhandelen. Zorg ervoor dat je een duidelijk overzicht hebt van alle taken waar je aan werkt. Laat ook zien welke taken volgens jou urgent zijn. De Eisenhower matrix / prioriteitenmatrix is daarvoor een uitstekend hulpmiddel. Of je maakt een overzicht van je taken in bijvoorbeeld MS Outlook (tip: als je dat tot in de puntjes wil beheersen kun je overwegen onze cursus time management met MS Outlook te volgen).

Ga aan de hand van dit overzicht samen met je leidinggevende bepalen welke taken waar je aan bezig bent op een later dan oorspronkelijk afgesproken datum kunnen worden afgerond. Zo ontstaat ruimte om aan het nieuwe verzoek tegemoet te kunnen komen.

 

Beschrijf het eindresultaat SMART

Wanneer je werkvoorraad te omvangrijk is en geen enkele van je huidige taken later kan worden opgeleverd moet je ‘nee’ zeggen tegen je baas. Kunnen een of meerdere taken wel later worden opgeleverd dan is het zaak dat je het eindresultaat van je nieuwe taak zo SMART mogelijk maakt. Hoe doe je dat?

Specifiek

Door het eindresultaat heel specifiek te maken voorkom je dat er onnodig werk wordt uitgevoerd. Probeer de verwachtingen van je leidinggevende te vertalen naar een heel concrete beschrijving van het doel dat bereikt moet worden. Wanneer je baas er niet zelf mee komt moet je daar echt naar vragen. Dat hoeft helemaal niet op een plechtstatige en formele manier. Onder het genot van een kop koffie of thee bespreek je het. Dat hoeft vaak niet meer dan 5 minuten te duren.

Heb je een duidelijk beeld van hoe het eindresultaat eruit moet komen te zien dan zou je dat nog in een e-mail kunnen bevestigen aan je leidinggevende. Niet om je in te dekken maar om over en weer de verwachtingen op een lijn te krijgen. Bovendien zorgt een schriftelijke uitwerking ervoor dat een taak of project minder vrijblijvend wordt geformuleerd.

Wanneer het niet mogelijk is om een specifiek eindresultaat te formuleren heeft het geen zin om aan deze taak te werken. Het risico is dan te groot dat het eindresultaat niet aan de verwachtingen voldoet. Je kan dan met goed fatsoen nee zeggen tegen je baas.

Meetbaar

Bepaal ook wat de criteria zijn die bepalen of een doel wel of niet bereikt is. Wanneer is een taak écht af? Aan welke eisen moet zijn voldaan? Als het moeilijk is om dat voor een hele taak te benoemen kun je deze taak opdelen in kleinere onderdelen. Per onderdeel bepaal je dan de eisen waaraan het moet voldoen. Door een resultaat meetbaar te maken zorg je ervoor dat jij noch je leidinggevende te maken krijgen met een never ending story.

Krijg je het samen niet concreet en meetbaar dan kun je er gerust een nachtje over slapen en samen nog een keer in gesprek gaan om de criteria te bepalen.

Acceptabel

Gebruik je gezonde verstand! Is het wel slim om aan dit project te werken of om het voorrang te geven terwijl er andere nog veel belangrijkere taken en projecten zijn? Is de doelstelling van dit project wel zinnig of nuttig? Zo niet, dan kan je ‘nee’ zeggen tegen je baas.

Realistisch

Krijg je genoeg tijd, budget en ondersteuning voor de realisatie van deze taak? Kun je het aan? Beschik je over de juiste kennis, vaardigheden en ervaring? Werk je wel samen met competente collega’s? Denk na over alle factoren die meespelen en bepaal of het gestelde doel haalbaar is. Zo niet, ook dan is ‘nee’ zeggen tegen je baas legitiem.

Tijdgebonden

Zonder datum kun je niet plannen. Kortom, wanneer je aan een taak gaat werken bepaal je samen met je leidinggevende wanneer het af moet zijn. Druk je niet uit in termen als ‘eind deze maand’, ‘volgend kwartaal’, et cetera. Benoem heel concreet een datum!

 

Stap 3: plan je acties

Om een doel te bereiken moet je taken voltooien. Om taken te voltooien moet je acties uitvoeren. In het kort kun je stellen dat het werken aan doelen in feite niets anders is dan het werken aan een optelsom van de juiste acties. Denk dus niet in termen van werken aan taken maar denk in termen als werken aan de juiste acties.

Vaak krijg je het niet voor elkaar om – ondanks je voornemen – binnen een dag een taak te voltooien. Is dat erg? Nee, dat hoeft zeker niet erg te zijn. Wanneer je 80% van de acties van deze taak hebt voltooid maar vanwege een ad hoc kwestie een aantal acties van een andere taak (waar jij ook verantwoordelijk voor bent) hebt uitgevoerd, ben je wat mij betreft heel productief).

Zeker met de opkomst van Het Nieuwe Werken en de flex-werkplekken (ik vind dat een slechte ontwikkeling omdat het ten koste gaat van geconcentreerd werken) is denken in termen van acties in plaats van taken een beproefde methode gebleken.

Het opdelen van taken in acties heett ook twee andere belangrijke voordelen:

  1. Je kunt gaten in je agenda vullen met acties die relatief weinig tijd vragen.
  2. Je zal merken dat je een aantal acties kan delegeren (doe dat dus ook).

Stap 4: doen!

Dit is een recht-toe-recht-aan stap:

  1. Belangrijke en urgente acties en taken moeten vandaag of meteen worden uitgevoerd.
  2. Geplande acties en taken voer je uit op de gestelde datum. Stel ze niet uit want dan worden ze urgent.

Stap 5: bespreek het resultaat

Ben je klaar? check het eindresultaat samen met je leidinggevende. Nu is het belangrijk dat je terug kunt grijpen op de afspraken die je SMART hebt gemaakt. Zie stap 2. Als het goed is ben je dus ook echt klaar. Zo niet, zorg er de volgende keer voor dat je nog duidelijkere afspraken hebt gemaakt.

Bestaat ‘nee’ zeggen tegen je baas?

Wat je misschien hebt gemerkt is dat in deze blogpost vooral over de inhoud van de taak wordt geschreven. Eigenlijk is er geen sprake van ‘nee’ zeggen tegen je baas maar zeg je nee tegen werk. Bovendien doe je dat ook alleen maar als er een heel goede reden voor is.

Een paar tips tot slot

Goede leidinggevenden willen dat hun medewerkers groeien en zich ontwikkelen. Om die reden worden vaak steeds moeilijkere en complexere taken aan medewerkers toebedeeld. Stel je dus open op en ga het gesprek aan.

Zorg ervoor dat je een overzicht hebt van je werkvoorraad; alleen dan kun je onderhandelen met je leidinggevende over wat je wel en niet oppakt.

Maak het niet te zwaar of plechtstatig. Het SMART formuleren van een resultaat is in verreweg de meeste gevallen even met elkaar rond de tafel zitten en vragen wat heel precies de bedoeling is. Heel vaak is dat al duidelijk voordat je jouw kop koffie op hebt. Doe het dus want het kan je een heleboel onnodig werk schelen.

Wees kritisch! ‘Nee’ zeggen tegen je baas is vaak ook in het belang van je baas. Leg uit waarom je iets beter niet kan doen en betrek daar je huidige taken ook in (die je ook voor je leidinggevende uitvoert).

Het is de toon die de muziek maakt. Een botte ‘NEE!’ is misschien efficiënt maar vaak niet effectief. Hou de relatie met de ander goed. Wees redelijk en leg uit waarom iets niet kan. Streef in je gedrag maar ook in de vorm van uitdrukken (mimiek, houding, intonatie en woordkeuze) naar een situatie dat je elkaar over en weer begrijpt.

Vermijd het woord ‘waarom’ als je de vraag achter de vraag of het doel achter het doel helder wil krijgen. Veel mensen krijgen het gevoel dat ze verantwoordlng moeten afleggen als iemand hen letterlijk vraagt waarom ze iets willen. Zorg voor een mooie verpakking. Denk aan bijvoorbeeld: ‘Je maakt me nieuwsgierig! Ik ben heel benieuwd wat dit gaat opleveren. Ik zou het leuk vinden om daar meer over te weten, kun je me meer hierover vertellen?’.

Ontvang gratis tips & tricks

Haal meer uit je tijd en jezelf met onze gratis tips & tricks

Contactgegevens

Bezoekadres

BCN Utrecht CS
Catharijnesingel 48
3511 GC Utrecht

Secretariaat & klantenservice

T (085) 002 02 02
E klantenservice@timension.nl

Zorgeloos aanmelden

Tot drie weken voor de training mag je kosteloos annuleren. Een vervanger sturen mag altijd. Alle leermiddelen, het arrangement, deelnamecertificaat en benodigde parkeerkaarten zijn in het tarief inbegrepen.

Vragen?

Bel (085) 002 02 02 of vul het formulier in.

BCN Utrecht CS

cursus persoonlijk kennismanagement omgevingsbewustzijn en thought leadership

MELD JE AAN EN ONTVANG TIPS

We gaan zorgvuldig om met jouw privacy

Gelukt!

Share This