Mailbox leegmaken met MS Outlook

De mailbox leegmaken met MS Outlook gaat snel als je de juiste mappen gebruikt

Contact

Mailbox leegmaken met MS Outlook

Een lege inbox lijkt voor veel professionals een onmogelijk karwei. In onze cursus time management leren cursisten hoe ze dat snel kunnen doen. Wanneer je de inbox goed en overzichtlijk hebt ingedeeld is het ineens een stuk makkelijker.

Het werkt volgens een eenvoudig pricipe dat je ook leert in een cursus time managament: je werkt volgens de prioriteitenmatrix. Dat houdt in dat je bepaalt welke e-mails wel en niet belangrijk voor je zijn. Vervolgens verdeel je de belangrijke e-mails in wel of niet urgent.

Omdat een volle inbox belemmerend werkt en zorgt voor stress is het aan te raden om je mailbox iedere dag leeg te maken. Als nog iet moet met een e-mail verplaats je die in de map Urgent of Plannen. Moet je iets delegeren dan verplaats je de mail naar Delegeren. De rest archiveer je of gooi je weg.

Een lege mailbox is vooral een kwestie van de gewoonte ontwikkelen om te werken met slimme mappen en te selecteren aan de poort.

mailbox leegmaken

01. Stel eerst je venster goed in

Ga naar het tabblad Beeld en klik op het icon Leesvenster
Selecteer Rechts (of onder)

 


mailbox leegmaken

02. Split screen

Je hebt in je scherm een overzicht van alle e-mails in je Postvak in en je kunt de inhoud van een e-mail scannen als je een e-mail selecteert.

 


mailbox leegmaken

03. Je mailbox leegmaken is een proces

Gooi e-mail waar je niets aan hebt weg.
E-mail waar je wat mee moet doen gaat naar:

  • – KW 1: Urgent;
  • – KW 2: Plannen;
  • – KW 3: Delegeren.

De rest voorzie je van een categorie en gaat naar – Opgeruimd

 


Volgende stap

Als je eenmaal e-mail hebt opgeruimd dan wil zo goed mogelijk archiveren. Dat kan door aan je e-mail een kleurcategorie te koppelen. In plaats van mappen en submappen is het veel slimmer om met kleurcategorieën te werken. In de volgende stap leg ik je uit hoe je een kleurcategorie in Outlook kunt maken.

 

training snellezen en mindmappen

Join the future of work

Mis nooit meer de updates van Timension.


Laat je naam en e-mailadres achter en ontvang nieuws, nieuwe inzichten en meteen bruikbare tips.