Als je geen aandacht besteedt aan e-mail management loop je het risico dat je wordt geconfronteerd met onnodig hoge werkdruk. Bovendien is het zo dat de kans toeneemt dat je belangrijke berichten over het hoofd ziet met alle nadelige gevolgen van dien. Door een of meer van onderstaande tips uit de cursus time management toe te passen in je werk, merk je onmiddellijk dat je tijd bespaart en meer rust ervaart.
Inhoud
1. Investeer in een spamfilter
Check af en toe je spam folder
Een van de grootste ergernissen van cursisten die een training volgen omdat ze efficiënt willen werken, is de overvloed aan te veel e-mails waar ook nog eens spam en junkmail deel van uitmaakt. E-mail management begint met spam en junkmail reduceren. Ik gebruik nu Gmail. En Gmail is goed! Is het waterdicht? Nee, maar het is wel goed!
Ik heb mijn Nederlandse domeinnaam gekoppeld aan mijn Gmail account en ik krijg nooit meer spam. Een traditionele hostingprovider haalt het er niet bij. Hotmail, Live en Yahoo doen het redelijk maar zijn bij lange na niet zo goed in het weren van spam als Gmail!
Ben je via je hosting provider gebonden aan Outlook, Mail (Apple) of Notes: investeer in een spamfilter. Tijd besteden aan handmatig filteren van spam is namelijk het domste wat je kunt doen! Neem van mij aan: dit is echt één van de belangrijkste e-mail management tips!
2. Manage notificaties van services
E-mail management met rules en/of filters
Er zijn online diensten die notificaties sturen. Die zijn niet bedoeld om op te reageren, het zijn berichten ter kennisgeving. Denk aan bijvoorbeeld zogenaamde ping meldingen van een weblog, notificaties dat mensen mij via Twitter volgen of ontvolgen en ga zo maar door.
Als je deze informatie niet leest ga je er geen nadeel van ondervinden. Je hebt het alleen maar nodig als een keer iets misgaat en je wil nalezen wat er aan de hand was. Dit soort berichten moeten meteen de inbox uit en worden gearchiveerd. In mijn geval geldt dit bijvoorbeeld voor e-nieuwsbrieven.
Met rules of filters kun je gebruiken om e-mail management deels te automatiseren. Berichten kunnen worden gemarkeerd als ‘gelezen’ en meteen in een aparte map worden geplaatst! Denk bijvoorbeeld aan een map met de naam Twitter of welke naam dan ook voor jou handig en van toepassing is.
3. Batch de snelle mailtjes
Gebruik de ‘2 minuten regel’
Je kent ze wel: mailtjes over bepaalde onderwerpen of van afzenders die niet meer dan een reactie van een of twee regels vragen. Krijg je veel van dit soort mails? Parkeer ze dan – ook weer met een rule of filter – in een map met de naam Batch.
Batches knal ik er snel doorheen. Zorg er wel voor dat je ieder bericht apart beantwoord. Dan heb je per reactie een eigen subject wat e-mail management voor jou en de geadresseerde makkelijk maakt. Op die manier zorg je er namelijk voor dat je e-mails snel en makkelijk terug kunt vinden.
4. Grappige mailtjes kosten altijd tijd
Je mailbox is geen kroeg
Familie, vrienden, collega’s en zakenrelaties die jou grappige mailtjes en schunnige grappen e-mailen kun je op een vriendelijke doch duidelijke wijze verzoeken om dit in het vervolg niet meer te doen. E-mail management is niet bedoeld om dergelijke informatie te verwerken.
Geef aan dat je het op prijs stelt dat ze aan je denken maar ook dat je dagelijks te veel e-mails te verwerken hebt en je dergelijke e-mails liever niet ontvangt. Werkt dat niet? Gebruik dan gerust een rule of filter maken waarmee hun e-mails in het vervolg meteen worden weggegooid.
Mocht er sporadisch een belangrijke e-mail tussen zitten dan zal de betreffende afzender contact met je opnemen als jouw reactie uitblijft. Strikt genomen komt deze tip erop neer dat je aan bekenden vraagt om jou tijdens je werkproces niet te storen!
5. Manage e-mails ook via je site
Gebruik een FAQ en een apart postvak
Een website kan een grote bron van inkomende e-mail zijn. Mensen willen commentaar geven op jouw publicaties, hebben vragen of willen dat je een link van ze plaatst. Al dit soort zaken kun je voor zijn door helder te communiceren hoe je ermee omgaat. De kunst van e-mail management is dat je zelf zo min mogelijk doet. Dat kan op een paar manieren via je site worden geregeld.
1. Wanneer men commentaar wil geven op een artikel kun je dat via een formulier met een captcha laten doen: daarmee voorkom je spam en hoef je niet zelf alles te lezen.
2. Op je contactpagina kun je aangeven dat je op bepaalde verzoeken of mailtjes niet reageert.
3. Daarnaast kun je aan de hand van je ervaring een FAQ (veelgestelde vragen sectie) op je site plaatsen waardoor je niet bij herhaling dezelfde type vragen hoeft te beantwoorden.
4. Ter aanvulling: een van de belangrijkste e-mail tips in deze is dat je op je site met formulieren kunt werken die een duidelijk doel dienen. Ik heb formulieren specifiek voor trainingen, specifiek voor incompany aanvragen en voor overige vragen. Als vanuit een van deze formulieren een e-mail bij mij binnenkomt kan ik het met een filter of rule meteen in de juiste map plaatsen of voorzien van het juiste label of de juiste categorie. Dat bespaart mij tijd bij het managen van mijn e-mail.
6. Voed cc-afzenders op
E-mail management en cc’s die je niet hoeft te lezen
Mensen versturen vaak cc’s zonder te beseffen dat een ontvanger deze niet hoeft te lezen. Je leest het goed: een cc hoef je – strikt genomen – niet te lezen. Omdat de meeste mensen dit niet weten lezen we ze vaak wél! Waarom sturen mensen cc’s? De twee meest voorkomende redenen zijn:
1. Indekken (een leidinggevende is wel eens als cc. ontvanger opgenomen).
2. Men is te laks om na te denken voor wie de betreffende mail echt belangrijk zou kunnen zijn dus worden onnodig veel mensen lastig gevallen met een cc.
Ik heb wel eens bij een interimklus meegemaakt dat ik per dag meer dan 90 van dergelijke cc’s ontving waarvan hooguit twee e-mails voor mij de moeite waard waren. Ik was op den duur meer dan twee uren per dag bezig met het management van mijn e-mail. Zonde van mijn tijd en de hoogste tijd voor e-mail management!
Er zijn twee soorten cc’s op jou van toepassing: de e-mails waarin jij de rechtstreeks geadresseerde bent en de e-mails waarin jij in de cc vermeld bent. Wanneer jij geadresseerde bent en een cc aan anderen wordt om verkeerde redenen gebruikt mag je de afzender aanspreken op zijn of haar ‘behoefte aan publiek’. Kom voor jezelf op en geef te kennen dat je er niet van bent gediend. Dit zijn kinderachtige praktijken van ‘volwassen’ mensen! Er moet echt iets aan de hand zijn wil dergelijk gebruik van een cc gerechtvaardigd zijn.
Dan de e-mail waarin jij in de cc bent opgenomen. Daar kan ik heel kort over zijn: maak een rule of filter waarin je bijvoorbeeld via een autoreply duidelijk aangeeft dat je cc’s niet leest. Dit bespaart tijd! Wanneer het echt belangrijk is mailen afzenders je direct of bellen ze je wel. Net als de eerste e-mail tips is dit er een die ertoe leidt dat jij geen actie onderneemt maar dat het systeem het voor jou oplost.
Overigens ben ik van mening dat er een recht evenredige relatie is tussen de omvang en frequentie van cc.’s en het gebrek aan resultaatgerichtheid binnen een organisatie. Het is een symptoom dat aangeeft dat men niet goed weet wie waar mee bezig is en waar verantwoordelijk voor is.
7. Een aparte takenlijst of -app
Een e-mail management mantra: je mailbox is geen takenlijst!
E-mail management en taken managen zijn twee verschillende dingen. Gebruik je inbox niet als een taken- of actielijst. Een belangrijke oorzaak van een vollopende inbox zijn e-mails die om jouw actie vragen. Een e-mail is dan in feite een call to action.
Hoe los je dit probleem op? Simpel: zorg voor een taakmanager in de vorm van een papieren notitie-systeem (een boekje) of een app voor je smartphone. Of gebruik de takenlijst in MS Outlook of Google Workspace. In ieder geval iets wat je altijd makkelijk mee kunt nemen (papier of je smartphone). Er zijn veel goede systemen. Kies in ieder geval voor een oplossing waarmee je gewoon op pad kunt.
E-mail management wordt een stuk makkelijker door een aparte takenlijst te gebruiken. Je hoeft namelijk niet meer bang te zijn om iets te missen als je jouw inbox leegt. Bovendien kun je ook andere acties vastleggen. Voortaan kun je jouw aandacht focussen en hoef je minder ballen in de lucht te houden.
8. E-mail management lijkt op tennis
Maak e-mail na e-mail een keuze!
Daarmee bedoel ik: speel punt voor punt. Anders geformuleerd: handel e-mail na e-mail op gepaste wijze af en doe uitsluitend dat wat strikt noodzakelijk is: open de e-mail en voer uitsluitend een van de volgende acties uit:
1. Archiveer het nadat je taken en acties hebt ingepland (zie vorige punt);
2. Antwoord meteen als het afwikkelen van de e-mail maximaal 2 minuten vraagt;
3. Forward wat niet voor jou is bestemd en archiveer of verwijder de e-mail daarna;
4. Verwijder overtollige e-mail.
Andere smaken zijn er niet en let op: aan het eind van de rit is er dus sprake van dat de e-mail is gearchiveerd of verwijderd. In geen geval blijft een e-mail achter in de inbox!
9. Bewaar geen onnodige e-mail
Spam en lollige mailtjes gooi je weg
‘Wat is het ergste dat kan gebeuren wanneer ik deze e-mail weggooi!?’ Die vraag mag je jezelf vaker stellen. Neem van mij aan: de wereld zal niet vergaan en volgens het Pareto-principe zijn pakweg 80% van je e-mails niet belangrijk genoeg. We bewaren echter te veel e-mails omdat we denken dat we er wat mee moeten. Dus wees wat strenger en bewaar voortaan niet meer te veel e-mails.
10. Gebruik 1 onderwerp per e-mail
Taken maken en archiveren gaat dan makkelijker
Dit is ook een van mijn favoriete email management tips! Besteed bij voorkeur zo min mogelijk aan je e-mail. Het kan niet altijd maar probeer het in ieder geval. Het scheelt jou en de geadresseerde veel tijd. Beperk je tot de kern van de zaak en tot een onderwerp. Kort en krachtig is het credo.
Wil je twee onderwerpen ter sprake brengen? Gebruik twee e-mails. Wil je honderd onderwerpen ter sprake brengen? Gebruik honderd e-mails. Wanneer je te veel e-mails onduidelijk of wollig formuleert vraag je er om te veel e-mails terug te krijgen die net zo onduidelijk zijn. Per onderwerp een e-mail schrijven helpt in het maken van duidelijke e-mails.
Bovendien is het zo dat een e-mail dat over meerdere onderwerpen gaat moeilijker is om te archiveren. Als je per onderwerp een e-mail verstuurd en daar een reactie op krijgt zal je merken dat je dit makkelijker in je mappenstructuur kunt opslaan.
11. Werk met een mappenstructuur
Archiveren is onlosmakelijk verbonden met e-mail management. Wat daarbij helpt is een overzichtelijke mappenstructuur. Een effectieve mappenstructuur gaat uit van het principe: ‘opruimen is omgekeerd zoeken’. Dit betekent dat een effectieve mappenstructuur aansluit bij jouw verantwoordelijkheden en dat alles wat daar niet toe behoort niet wordt meegenomen.
Het voordeel van een goede mappenstructuur is dat je jouw e-mail management grotendeels kunt automatiseren door middel van rules in Outlook of filters in Gmail. Daardoor hoef je zelf minder handelingen uit te voeren en worden e-mails vanzelf op de juiste manier opgeslagen.
12. E-mail management is proactief!
Jouw inbox bepaalt niet jouw agenda
Zet toeters en bellen uit. Deze tip helpt je niet alleen om beter je e-mail te managen maar zorgt er ook voor dat je gewoon je aandacht bij je echte werk kunt houden! Ping-geluiden, alarmsignalen en bellen die afgaan wanneer een mail binnenkomt werken afleidend.
E-mail management draagt bij aan timemanagement. Stuur standaard een autoreply aan mensen dat je slechts een of twee keer per dag je e-mail leest. En doe het ook niet vaker als je geen management ondersteuner of front office medewerker bent! De meest ideale tijden zijn tussen 10:00 uur en 11:00 uur en tussen 15:00 uur en 16:00 uur.
Elke werkdag begint bij de meeste mensen met het volgende ritueel: in plaats van zelf doortastend op te treden zoeken veel mensen de oplossing bij een ander. Sommige mensen zijn zelfs zo schaamteloos dat ze dit delegeren noemen.
De kans is groot dat wanneer jij om half negen je email ophaalt je al meteen verzoeken aantreft die jou afhouden van je eigenlijke werk. De remedie: wanneer je pas om half elf je e-mail checkt zul je zien dat vele problemen zich al vanzelf hebben opgelost.
Waarom je e-mail niet later dan 16:00 uur ophalen? Aan het einde van de dag zijn er veel mensen die een goede reden om stipt 17:00 uur op te houden met werk. Vanaf 16:00 uur zwelt een tsunami aan van ‘zou-jij-nog-even-dit-voor-me-kunnen-doen-e-mailtjes’ en ‘zou-je-voor-morgenochtend-e-mailtjes’. Wanneer je een autoreply stuurt dat je deze dag je e-mail niet meer leest gaan wederom veel problemen zich vanzelf oplossen.
Ik maak heel af en toe mee dat door de manier waarop ik mijn e-mail management heb opgetuigd, ik ironische mailtjes terugkrijg van mensen die zich kennelijk storen aan mijn autoreply. Bedenk het volgende: als ze de tijd hebben om je dergelijke onzin over jouw autoreply te e-mailen hebben ze kennelijk ook tijd genoeg om hun eigen sores op te lossen. Bovendien word jij door je leidinggevende beoordeeld op jouw successen en niet die van een ander (ook al heb je die zo goed geholpen). Wanneer zaken écht belangrijk zijn, of wanneer een snelle reactie van jou gewenst is bellen mensen je wel op.
13. Zorg voor een overzichtelijke mappenstructuur
Less is more!
Maak niet teveel mappen. Als je heel veel mappen hebt wordt het lastig om e-mails terug te vinden. Het beste wat je kunt doen is werken met 7 tot 9 mappen die alle aspecten van al je werk en privéleven omvatten. Binnen elk van deze 7 tot 9 mappen kun je submappen maken. Lees ons artikel waarin we je uitgebreid uitleggen hoe je de perfecte mappenstructuur kunt opzetten.
14. Eindig met een lege inbox
Archiveer e-mails en plan je taken
Ik maak even een analogie met de gewone post: als je brieven binnenkrijgt ga je niet de envelop openen, de brief vluchtig lezen om hem vervolgens weer terug te stoppen in de geopende envelop om het weer op de deurmat te leggen (om na een paar dagen dit ritueel nog eens te herhalen).
E-mail management vraagt om het aanleren van effectieve gewoontes. Gewoontes leer je aan door herhaling en het wegnemen van onnodige frictie. Loop alle e-mails door en handel ze af zoals beschreven bij punt 8. En als je weet dat je per keer een half uur de tijd nodig hebt dan zorg je ervoor dat je een half uur rustig en ongestoord eraan kunt werken.
Naast het feit dat e-mail management bijdraagt aan jouw productiviteit zorgt opruimen er ook voor dat je minder last hebt van stress. Dit geldt ook voor het opruimen van digitale rommel zoals een onoverzichtelijk Postvak In. Rommel zorgt namelijk voor een toename van Cortisol dat bekend staat als het ‘stress hormoon’.
Conclusie
E-mail is een essentieel communicatiemiddel, maar het kan ook snel overweldigend worden. Door effectieve e-mailmanagementtechnieken toe te passen, zoals besproken in dit artikel, kun je jouw inbox beheersbaar houden, je productiviteit verhogen en stress verminderen. Het is tijd om de controle over je e-mail terug te nemen en efficiënter te werken.
